Administratieve afhandeling in de zorg van retour gestuurde aankopen
- Geplaatst op 2 februari 2021
- Door : Frank van Lieshout | Adviseur Zorg & Retail
Het aantal online aankopen en dus ook het aantal retouren neemt toe. Vooral door de maatregelen omtrent het coronavirus. Hoe regel je als zorginstelling de financiële en administratieve afhandeling van deze retourstroom?
Meer online aankopen
Even langs de winkel met een cliënt om een nieuwe broek of schoenen te kopen is nu niet mogelijk. Veel winkels zijn gesloten als gevolg van de maatregelen om het coronavirus onder controle te krijgen. Online aankopen voor de cliënt of de woongroep doe je met de betaalpas van de organisatie via iDeal, op nabetaling of via een factuur. Dat verschilt per organisatie en aankoop.
De administratie van de aankopen is bij veel organisaties goed geregeld. Met behulp van bijvoorbeeld de MobiBon worden de verschillende uitgaven adequaat vastgelegd en verantwoord.
Meer retouren
Door de toename van het aantal online aankopen groeit ook het aantal retouren. Je bestelt een nieuwe broek of een paar nieuwe schoenen voor een cliënt maar achteraf blijkt dat deze niet passen. Of je had meerdere maten besteld omdat je niet zeker wist welke de juiste was. In deze situaties stuur je overbodige artikelen terug naar de desbetreffende webshop. De webshop stort (een deel van) het aankoopbedrag terug op de bankrekening van de organisatie.
De administratieve afhandeling van deze retourstroom is arbeidsintensief en foutgevoelig. Het ontvangen bedrag is vaak moeilijk te herleiden omdat er weinig informatie meegegeven wordt in de bankmutatie. Bovendien wordt het teruggestorte geld vaak ontvangen op een bankrekening van de centrale administratie (het zorgkantoor of de back office) waar ze niet bekend zijn met het retourneren van de aankopen.
Creatieve oplossingen
Wat wij bij onze klanten zien gebeuren is dat de mogelijkheden om online aankopen te doen door zorgmedewerkers wordt beperkt. Het probleem voor de centrale administratie wordt kleiner omdat er geen/minder onbekende boekingen plaatsvinden, die tijdrovend zijn om te verwerken in de administratie.
De zorgmedewerker moet alleen nog wel die ene broek kopen voor zijn of haar cliënt. We zien bijvoorbeeld dat zorgmedewerkers “creatieve” oplossingen bedenken, door bijvoorbeeld de aankoop voor te schieten met eigen geld omdat de betreffende zorgmedewerker officieel geen online aankopen mag doen. De medewerker zal die aankoop mogelijk weer verrekenen met geld uit de kas.
Fraudegevoelig
Wij denken dat elke zorgorganisatie deze oplossingen niet als wenselijk ziet. Je wilt voorkomen dat zorgmedewerkers uitgaven gaan voorschieten met eigen geld en contant geld wil elke organisatie zoveel mogelijk terug dringen.
Vaak kunnen dergelijke processen eenvoudig in software worden ondersteund en administratief worden vastgelegd. Hiermee kunnen eventuele uitdagingen in deze processen worden opgelost of voorkomen.
Retouren vastleggen in de MobiBon
In de MobiBon is een nieuwe functionaliteit opgenomen om organisaties te helpen de administratie omtrent deze retouren beter te organiseren. De zorgmedewerker heeft namelijk de mogelijkheid om via de MobiBon retouren aan te melden bij de eigen administratie. Door die informatie decentraal vast te leggen kan op de centrale administratie de terugstorting van de webshop worden herkend en gekoppeld worden aan de betreffende medewerker.
Meer weten?
Dit is natuurlijk maar een voorbeeld in een groter geheel. Wij zijn daarom ook erg benieuwd hoe jouw organisatie omgaat met inkopen voor cliënten of de woongroep door zorgmedewerkers? En hoe maak je het zo gemakkelijk mogelijk voor hen?
Zullen we hier eens gedachten over uitwisselen? Of wil je graag precies weten hoe de retouren via de MobiBon worden vastgelegd? Neem dan, geheel vrijblijvend, contact op met Frank van Lieshout, onze software adviseur voor de zorg!
