1. Consistente Kwaliteit en Betrouwbaarheid

• Uniforme standaarden: Als al je ketenpartners ISO- of NEN-gecertificeerd zijn, kun je erop vertrouwen dat ze werken volgens dezelfde hoge kwaliteits- en betrouwbaarheidsnormen. Dit zorgt voor een consistente dienstverlening en productkwaliteit over de hele lijn.
• Verminderd risico: Eén niet-gecertificeerde partner kan een zwakke schakel vormen, wat kan leiden tot kwaliteitsproblemen of operationele storingen.

2. Verbeterde efficiëntie door de hele keten

• Gestroomlijnde processen: Certificering stimuleert procesoptimalisatie. Wanneer alle partners gecertificeerd zijn, werken zij volgens gestandaardiseerde procedures, wat leidt tot betere samenwerking en minder miscommunicatie.
• Kostenbesparing: Geoptimaliseerde en gestandaardiseerde processen verminderen verspilling en verhogen de efficiëntie, wat resulteert in kostenbesparingen die door de hele keten gevoeld worden.

3. Groter vertrouwen en Sterkere reputatie

• Klantvertrouwen: Klanten hebben meer vertrouwen in een bedrijf waarvan de gehele supply chain voldoet aan erkende normen. Dit verhoogt de klanttevredenheid en loyaliteit.
• Concurrentievoordeel: Een volledig gecertificeerde keten onderscheidt je van concurrenten en versterkt je marktpositie.

4. Compliance en Risicobeheer

• Wettelijke naleving: Certificering helpt alle partners te voldoen aan relevante wet- en regelgeving, wat het risico op boetes en juridische problemen vermindert.
• Beheersing van risico’s: Normen zoals ISO 27001 voor informatiebeveiliging zorgen ervoor dat alle partijen in de keten adequaat omgaan met risico’s, wat de bedrijfscontinuïteit bevordert.

5. Cultuur van Continue Verbetering

• Collectieve verbetering: Certificering bevordert een cultuur van continue verbetering door de hele keten, gebaseerd op de Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. Dit leidt tot voortdurende optimalisatie van processen en prestaties.
• Innovatie: Door gezamenlijk te werken aan verbetering, kunnen partners innovatieve oplossingen ontwikkelen die de gehele keten ten goede komen.

In essentie, door ervoor te zorgen dat al je ketenpartners ISO- en NEN-gecertificeerd zijn, bouw je een robuust, betrouwbaar en efficiënt netwerk op dat je bedrijf naar nieuwe hoogten kan tillen. Dit versterkt niet alleen je eigen bedrijfsvoering, maar biedt juist voor je klanten en gebruikers een veilige en een toekomstbestendige omgeving.

Digitale verslaglegging via KEI voor mentoren

Professionele mentoren kunnen vanaf 1 februari 2024 verbinding maken met het Toezicht Systeem van de rechtbank. Deze verbinding verloopt via een System2System koppeling (S2S). De voorwaarde om daar gebruik van te maken is dat de softwareleverancier deze S2S koppeling ondersteunt.

Voor particuliere mentoren geldt dat zij vanaf mei 2024 gebruik kunnen maken van een beveiligd webportaal van de Rechtspraak.

Module Mentorschap

Met de recente uitbreiding van de Mentorschap Module is Bizon Software hier helemaal klaar voor en ondersteunen we mentoren om volledig digitaal te werken met de laatste versie van onze bewindvoering software (IBS).

We zien een sterke groei van de maatregel mentorschap in de branche. De nieuwste versie van IBS bevat daarom, naast de mogelijkheid om mentorschapsverslagen en verzoeken in te dienen bij de rechtbank via de S2S koppeling, veel andere mooie functionaliteiten voor deze doelgroep.

Software ondersteund mentorschap werkzaamheden

In tegenstelling tot financieel zorgverleners (bewindvoerders, budgetbeheerders en curatoren) zijn mentoren vooral geïnteresseerd in:

• de zorg- en mentale aspecten van een cliënt (bijv. zorgindicatie)
• de communicatie met een cliënt (het vastleggen van contactmomenten)

Overzicht en inzicht met nieuwe dashboards voor mentoren

We hebben voor de mentoren nieuwe dashboards in de software gebouwd, waarbij de nadruk ligt op de voor hen belangrijke gegevens, en financiële gegevens niet worden getoond.
Het nieuwe Mentorschap taakhouder dashboard geeft inzicht over je mentorschap zaken en stelt je in staat de voor jouw relevante functies op te starten.

Creëer inzicht in de situatie van je cliënt met het Mentorschap Client dashboard met gerichte mentorschap informatie zoals een logboek met contactmomenten, een top vier aan belangrijkste contactpersonen van de cliënt en andere belangrijke mentorschap gerelateerde informatie.

Voorkom problemen door verbeterde autorisatie

De autorisatie is verbeterd, hiermee kan je zorgen voor functiescheiding tussen Bewind en Mentorschap dossiers. Daarmee voldoe je aan AVG wetgeving en loop je vooruit op mogelijke wettelijke eisen waaraan mentoren qua autorisatie moeten voldoen.

Voordelen van digitale mentorschappen

Het digitaliseren van mentorschapszaken brengt verschillende voordelen met zich mee. Zo zal het proces efficiënter en transparanter worden, waardoor mentoren en rechtbanken gemakkelijker kunnen communiceren en informatie kunnen delen. Bovendien biedt digitalisering de mogelijkheid om gegevens veilig en nauwkeurig te beheren, wat ten goede komt aan alle betrokken partijen.

Toekomst van mentorschappen: verbinding en samenwerking

Door de digitalisering van mentorschappen wordt ook de samenwerking tussen mentoren, rechtbanken en andere betrokkenen versterkt. Communicatie zal sneller en efficiënter verlopen, waardoor de kwaliteit van de zorg en ondersteuning die aan de cliënten wordt geboden, zal verbeteren.

Meer weten?

Wil je meer weten over de mentorschap mogelijkheden? Schroom niet en neem contact met ons op. Of wil je direct gebruik maken van deze functionaliteiten, vraag dan naar de laatste versie bij je consultant.

De expertgroep CBM heeft besloten dat vanaf 1 maart 2024 alle betrokkenen (mits de uitvoerder digitaal is aangesloten) hun digitale dossier met betrekking tot curatele, bewind en/of mentorschap kunnen inzien op het webportaal Mijn Rechtspraak – Curatele, Bewind en Mentorschap (Mijn CBM).

Toegankelijkheid van de rechtspraak

De rechtspraak wordt met deze ontwikkeling toegankelijker. Met een eigen DigiD kunnen cliënten inloggen op Mijn CBM en direct toegang krijgen tot hun eigen dossier. Ze kunnen het dossier bekijken maar hebben geen mogelijkheid om wijzigingen aan te brengen of berichten te versturen.

Een betrokkene kan de volgende informatie bekijken:

• Algemene informatie over de maatregel (soort maatregel, datum van instelling, gegevens van de uitvoerder, publicatie).
  Afgehandelde verzoeken en verslagen.

Dit geldt voor alle cliënten en betrokkenen, inclusief degenen die niet in staat worden geacht een R & V te beoordelen. Voor vragen of informatie kunnen cliënten contact opnemen met de uitvoerder van de maatregel.

Stimuleren van zelfredzaamheid met de Mijn Bizon App

Het kan zijn dat de getoonde informatie in Mijn CBM vragen oproept bij cliënten, en deze vragen zullen dan bij jou als bewindvoerder terechtkomen.

Om de zelfredzaamheid van cliënten te bevorderen, raden wij aan om het gebruik van de Mijn Bizon App te stimuleren. Hiermee kun je een compleet en actueel overzicht geven van de financiële situatie van jouw cliënt.

Indien er ernstige bezwaren bestaan om bepaalde cliënten toegang te verlenen tot het portaal, kan de bewindvoerder een verzoek indienen bij de rechtbank om de toegang voor die cliënt te beperken.

Communicatie naar cliënten over de toegang tot Mijn CBM verloopt via bewindvoerders en brancheverenigingen, en er is ook informatie te vinden over deze nieuwe functionaliteit op rechtspraak.nl.

Heb je vragen?

Voor verdere informatie over deze wijzigingen die de rechtspraak doorvoert, of bij eventuele vragen, aarzel niet om contact met ons op te nemen.

Samenwerking Budlr & Bizon

We zijn blij om te delen dat Bizon Software en Budlr een samenwerking zijn gestart om bewindvoerders te helpen bij hun intakewerkzaamheden. We werken samen aan een effectievere toekomst voor bewindvoerders en hun cliënten.

Budlr – MijnIntake

Budlr ontwikkelt technologie, specifiek gericht op het verbeteren van de intake- en analysefase van financiële zorg. Zij helpen o.a. bewindvoerders en budgetcoaches bij het sneller stellen van een financiële diagnose en het bepalen van het juiste hulptraject.

Hoe werkt het?

MijnIntake is hét intake-platform voor de financiële zorg. Met dit platform bespaart een hulpverlener veel tijd aan administratie en de hulpvrager krijgt de mogelijkheid om veel sneller de benodigde informatie aan te leveren.

Via het online platform verzamel je, samen met de cliënt, alle gegevens en maak je direct het dossier klaar voor de aanvraag van de beschikking. Denk daarbij aan:

• Bank- en belastinggegevens
• Invullen en ondertekenen van de Rechtspraakformulieren
• Cliënt basisgegevens, gegevens partner en kinderen.
• Bezittingen (o.a. RDW)
• Budgetplan (o.b.v. opgehaalde bankmutaties)
• Eventuele schulden

Door de koppeling met Bizon kunnen alle gegevens uit MijnIntake op elk gewenst moment worden overgezet naar IBS. Hierdoor start je snel met een rijk gevuld dossier en betrouwbare informatie. Daarnaast wordt er een profiel van een cliënt aangemaakt in onze software, zodat de aanvraag tot bewind kan worden gedaan. Wanneer het bewind wordt toegewezen, kunnen alle gegevens worden overgezet om vervolgens snel aan de slag te gaan met een kwalitatief compleet dossier.

Eerste klanten aangesloten

De eerste ervaringen met MijnIntake zijn positief. De eerste klanten zijn op het platform van Budlr aangesloten, waaronder ZuydGroep en Beaufin bewindvoering. In gesprek met Jeroen van Harten, bewindvoerder bij Beaufin, over de meerwaarde van deze koppeling: “De meerwaarde zit hem er vooral in dat je over meer actuele en accurate informatie beschikt aan het begin van het bewindvoeringstraject. Achteraf kom je niet voor verrassingen te staan en kun je direct anticiperen op een bepaalde situatie. Je hebt een completer beeld en alles is volledig digitaal, daardoor kun je gericht van start”, aldus Jeroen.

Meer weten?

We kijken ernaar uit om snel meer klanten met deze koppeling te laten kennismaken. Bij interesse verzorgt Budlr een vrijblijvende demo op locatie.
Interesse in de koppeling? Neem contact op met Ruud Stijnen.

Met een kopje koffie in de morgen, een dag zonder zorgen

Hoewel geen dag hetzelfde is, begint de werkdag op kantoor vaak bij het koffieautomaat. Daar heb je de gelegenheid om even bij te praten met collega’s voordat je de dag vervolgt. Dan beginnen Thijs en Jordy met het checken van hun mailbox om te zien of er belangrijke berichten zijn van klanten of collega’s die hun aandacht nodig hebben.

Klantcontact

Als consultant bij Bizon Software is klantcontact erg belangrijk. Daar besteden Thijs en Jordy een groot deel van hun dag aan. De communicatie met klanten verloopt onder andere via e-mail en telefoon. Dit kan variëren van het beantwoorden van vragen over de implementatie van software tot het ondersteunen van de helpdesk bij het oplossen van problemen die klanten hebben met hun systemen.

Teams meetings maken ook deel uit van de dagelijkse routine. Dit zijn vergaderingen met klanten, waarbij verschillende onderwerpen worden besproken, zoals de voortgang van lopende projecten en mogelijke verbeteringen. Naast Teams meetings, bezoek je als consultant klanten op locatie voor een kick-off of een training.

Food for Thought tijdens de gezamenlijke lunch

Naast het werk met klanten, is er ook tijd om te ontspannen. Op kantoor maken Thijs en Jordy gebruik van de gezamenlijke lunch met hun collega’s. Daarna nog een korte wandeling zodat ze in de middag weer actief aan het werk kunnen. Ook als het regent, is er aan een beetje beweging geen gebrek en spelen ze een potje tafelvoetbal.

Samenwerkingen

Na de lunch is het tijd voor samenwerking. Intern bij Bizon, maar ook met klanten en partners. Tijdens deze samenwerkingen wordt er gewerkt aan nieuwe softwareoplossingen of aan het verbeteren van de bestaande systemen of koppelingen.

Lijkt dit jou ook wat?

Als jij geïnteresseerd bent in een baan bij Bizon Software, bekijk dan deze pagina voor onze openstaande vacatures.

Ontwikkelingen financieel pakket – Finall

Onderstaand volgen de drie belangrijkste ontwikkelingen die van toepassing zijn voor Finall gebruikers:

1. Beveiliging pen-test

Naar aanleiding van de recent uitgevoerde PEN-Test, is de beveiliging van onze online applicaties op een aantal fronten verbeterd. Voor gebruikers van onze Finall applicatie betekent dit dat er een aantal beveiligingsmogelijkheden zijn toegevoegd in Finall.

• Je aanmelden voor FactFlow kan via Azure authentication.
• Het versturen van beveiligde mail kan via Microsoft Azure (OAUTH2.0 in plaats van SMTP).
• Technische verbeteringen rondom wachtwoord beveiliging

2. Bankkoppeling via PSD2

Banken kunnen met toestemming van de eigenaar bankgegevens beschikbaar stellen aan derden. Dit is geregeld via PSD2. Bekijk hier de uitleg daarover van De Nederlandse Bank.

PSD2 is een Europese wet voor het betalingsverkeer van consumenten en bedrijven. Deze wet is in februari 2019 in Nederland ingevoerd. Het houdt onder andere in dat banken verplicht zijn om derde partijen (zoals Finall) toegang te geven tot je betaalrekening. Mits je daarvoor toestemming geeft. In Finall kan je deze koppeling tot stand brengen met elke Nederlandse bank.

Het grote voordeel van de koppeling is dat Finall automatisch de bankafschriften kan ophalen, herkennen en verwerken. Je hoeft dan dagelijks alleen de niet herkende bankregels te behandelen.

3. Aflettermodule inzetten als taakhouder

Het afletteren van tussenrekeningen in Finall is een effectieve manier om het saldo op tussenrekeningen te ‘verklaren’. De werkzaamheden rondom het dagelijks afletteren kunnen geautomatiseerd worden.

Finall heeft nu ook de mogelijkheid om het afletteren van een rekening in te zetten als taakhouder voor de accordering van facturen (FactFlow).

In het kort betekent dat het volgende:

• Factuur wordt geboekt op een of meerdere tussenrekeningen
• Tussenrekeningen worden (automatisch) afgeletterd
• Als bij een factuur alle boekingen kloppen door de aflettering kan de factuur goedgekeurd worden door Finall (inclusief logging). 

Ontwikkelingen in het ClientGeldenSysteem (CGS)

De belangrijkste ontwikkelingen in CGS op een rij:

1. Doorbelastingen

In het WebKasBankBoek is het vanaf nu mogelijk om op een makkelijke manier ‘doorbelastingen’ ten laste van bewoners te registreren en te beoordelen. Voor meer informatie, bekijk deze video.

Het registreren van een doorbelasting zorgt voor ‘kosten’ op de cliëntkaart en is een ‘opbrengst’ voor de organisatie.

Deze informatie kan uitgewisseld worden met CGA en/of het financieel pakket waarvandaan de verrekening / facturatie / incasso gedaan kan worden.

2. Bankkoppeling

Als medewerkers betalen met de bankpas van de organisatie duurt het soms 1 of meerdere dagen voordat die bankmutaties beschikbaar komen in de MobiBon of het WebKasBankBoek.

Dit kan sneller door het inzetten van een bankkoppeling! Mede afhankelijk van jouw huisbankier zijn er verschillende mogelijkheden om deze bankmutaties direct zichtbaar te maken in de MobiBon of WebKasBankBoek.

Als medewerker kun je dan sneller de mutaties verantwoorden, dat is prettig en komt de kwaliteit ten goede.

Een prettig bijkomend voordeel is dat een medewerker op het servicekantoor niet meer dagelijks de bankbestanden handmatig hoeft binnen te halen.

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op!

3. Notities en beoordeel informatie in het transactie overzicht.

In de transactie overzichten kunnen nu ook de notities bij transacties direct getoond worden.

De medewerker heeft de informatie sneller in beeld, hoeft minder te zoeken en minder te klikken op zoek naar de juiste gegevens.

Worden er in jouw organisatie transacties beoordeeld, met andere woorden wordt er gebruik gemaakt van het vierogenprincipe? Dan is de status en informatie per transactie ook direct zichtbaar in de transactie overzichten.

Je ziet per transactie direct de status, opmerkingen en welke medewerker de transactie moet beoordelen.

4. Uitleg via e-learning video’s

Voor het dagelijks gebruik van het WebKasBankBoek en MobiBon zijn e-learning video’s door Bizon gemaakt die je als organisatie mag gebruiken.

Wil je meer informatie en advies over de manier waarop je dit in jouw organisatie kunt inzetten? Neem dan contact met ons op.

Bewindvoering software ontwikkelingen 

De belangrijkste ontwikkelingen in onze bewindvoering en inkomensbeheer software (IBS) worden onderstaand beschreven.

1. Management informatie

Naast het Taakhouder- en Cliëntdashboard heeft IBS nu ook een Management Dashboard. Je kan nu alle taakhouders (teams) op alle items van het taakhouderdashboard vergelijken. Je kan zien welke taakhouder het goed doet en welke taakhouders het druk hebben op dit moment.

Ook is er een nieuwe Caseload monitor beschikbaar, die heeft een andere insteek. De Caseload monitor kijkt naar de zwaarte van de dossiers van een taakhouder. De caseload wordt bepaald op basis van 8 cliënt kenmerken, je kan zelf de voor jouw kantoor geldende weging per kenmerk aangeven.

Nieuwe kengetallen op het Management dashboard:

• Bijzondere leeftijd: Bereiken AOW leeftijd of kind dat 18 wordt
• Traject controle: Als een cliënt een schuld regeling heeft wordt er nu op 3 belangrijke actie momenten een signaal afgegeven, onder ander voor MSNP her-controle en laatste jaar regeling.
• Bijzondere bijstand ontvangen: Er komt nu een signaal in de bank en op het dashboard dat de bijzondere bijstand is ontvangen, zodat je de klaarstaande betaalopdracht m.b.t. de intakekosten direct kan uitvoeren.

Je kan, na onderzoek, een kengetal van een gesignaleerd issue snel (tijdelijk) verbergen.

2. Aanvullingen voor KEI;

Er is een nieuw formulier voor Mentorschap, de bestaande formulieren zijn beperkt gewijzigd.

Formulieren voor de maatregel Curatele kunnen nu ook via KEI aangeleverd worden.

Het verkrijgen van de handtekening van de cliënt kost in de praktijk vaak veel tijd, in de nieuwe opzet krijgt de cliënt een mail en kan vervolgens zelf de R&V in zijn Mijn Bizon APP bekijken en goed- of afkeuren.

Om de communicatie met de rechtbank te verbeteren wordt de taakhouder als zaakbehandelaar doorgegeven aan rechtspraak.

De schulden lijst klopte niet altijd, dit gaf veel extra werk bij het invullen van de R&V. We hebben aan de voorkant een paar zaken geregeld en ook het schulden blok van de R&V iets anders opgezet waardoor er minder herstel werk nodig zal zijn.

3. Veilig werken en AVG

Vanuit een recent uitgevoerde PEN-Test, is de beveiliging op een aantal fronten van onze Online applicaties verbeterd.

Vanuit het oogpunt van AVG is het belangrijk dat we samen correct omgaan met cliëntgegevens. De gebruiker of dataverantwoordelijke kan nu via een knop in IBS, Bizon toegang geven tot IBS en tevens toestemming geven gegevens te wijzigen.

We zijn zeer blij dat we recent de bevestiging hebben gekregen, dat de audit in augustus met succes is doorlopen en dat Bizon ISO27011 en NEN7510 gecertificeerd is.

ISO 27001 en NEN 7510 certificering

Sinds 18 november 2022 is Bizon Software opnieuw ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Beide normen zijn standaarden voor informatiebeveiliging. ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging. NEN 7510 geldt specifiek voor informatiebeveiliging in de gezondheidszorg.

Certificering behaald

Tijdens de externe audit die in augustus van dit jaar plaatsvond, is door DEKRA vastgesteld dat wij voldoen aan de gestelde eisen van de certificeringsnormen. Bovendien blijven we ook in de toekomst iedere dag werken aan kwaliteit en informatiebeveiliging.

“Op deze manier verkleinen we informatiebeveiligingsrisico’s en voorkomen we incidenten waardoor de continuïteit gewaarborgd kan worden. Door de certificering hebben we een Informatiebeveiliging managementsysteem opgezet waardoor we informatiebeveiligingszaken gestructureerd aan kunnen pakken en hier kritisch op blijven.” Marc Schrievers, Security Officer bij Bizon Software.

Over DEKRA

De certificering is uitgevoerd door DEKRA, één van de grootste test- en certificatie-instellingen ter wereld. DEKRA heeft uitgebreide expertise in het auditen en certificeren van managementsystemen op het gebied van kwaliteit, veiligheid, duurzaamheid en informatiebeveiliging.

Samenwerken, samen groeien

De Klantendag stond in het teken van samenwerken & samen groeien. Dit thema liep als een rode draad door het programma. Waar mogelijk hebben we met onze klanten de verbinding opgezocht en mogelijkheden bekeken voor het versterken van de samenwerking. Met de workshop complimenten geven zochten we zelfs de grenzen op, ook veel van onze collega’s zijn hierbij uit hun comfort zone gestapt.

Inhoudelijk

Naast de verschillende mogelijkheden om onze samenwerking met jullie te versterken kwamen (product)ontwikkelingen en trends in de verschillende presentaties aanbod. We zetten er kort nog een paar voor je op een rij:

• applicaties op afstand, hosting
• samenwerken op afstand, remote consultancy
• inzet dashboard, integraties, verregaande digitalisering
• samenwerken met banken; bankkoppelingen
• samenwerken met ketenpartners
• samenwerken met cliënten; MobiBon en Bizon app uitbreidingen
• uitgebreide KEI koppeling
• e-facturatie
• declaraties

Wil je hier meer over weten naar aanleiding van de Klantendag 2022 of juist omdat je er niet bij kon zijn? Laat het dan weten aan je consultant of neem contact op met Ruud Stijnen, Adviseur Bewindvoerders of Frank van Lieshout, Adviseur Zorg & Retail.

Bedankt voor alle input en positieve reacties

We zijn heel blij met alle input die we hebben mogen ontvangen tijdens de verschillende sessies! We gaan alle input inventariseren en de betreffende productmanager komt hierover bij je op terug. Gezien het aantal positieve reacties achteraf, hopen we jullie allemaal volgend jaar opnieuw te mogen verwelkomen.

Hoogtepunten ontwikkelingen in bewindvoering software (IBS)

1. Upload documenten via Mobile
Als organisatie kun je ervoor kiezen om cliënten, die de mobiele app gebruiken, bestanden of foto’s te laten uploaden. Cliënten kunnen dan met hun smartphone of tablet bestanden uploaden, of een foto maken en die uploaden. Deze bestanden of foto’s, met eventuele toelichting en omschrijving, komen automatisch als taak bij de taakhouder terecht. Uiteraard kan deze optie per cliënt aan óf uit worden gezet.

2. Dynamisch betaaladvies
Het behandelen van het betaaladvies is aangevuld met fijne opties. Zo is nu in één oogopslag duidelijk welke inkomsten en uitgaven verwacht worden bij de cliënt, en wanneer er mogelijk problemen ontstaan met het uitbetalen van leefgeld. Als je het betaaladvies aanpast, dan is nu direct zichtbaar wat voor consequenties dit heeft.

3. Verwerken inlezen scans
Het verwerken van de inkomende post in het geïntegreerde digitale dossier heeft een boost gekregen. Nog meer poststukken worden herkend en gekoppeld aan de juiste cliënt. Vanaf nu kunnen de documenten ook automatisch gekoppeld worden aan bijvoorbeeld de opdracht, schuld of bezitting van een cliënt. Dankzij de afhandeling vanuit mijn taken kun je sneller en makkelijker de dagelijkse post afhandelen.

4. Bankproces
De dagelijkse synchronisatie van de huisbankier naar IBS is aangevuld waardoor de software nog beter ingesteld is op een goede afhandeling van incidenten. In het geval van incidenten gaat het inlezen van de bankafschriften voor alle cliënten door. De incidenten kunnen los van het bankproces, op een ander moment, en op een goede manier, opgepakt worden in de software. Hierdoor ontstaan er geen verschillen meer, is het niet meer nodig handmatig te boeken op bankrekeningen en hoeven er geen correcties uitgevoerd te worden voor het indienen van bijvoorbeeld een rekening & verantwoording.

Hoogtepunten ontwikkelingen in het ClientenGeldenSysteem  (CGS)

1. MobiBon – wijzigen ingediende bonnen
Via de MobiBon App is het mogelijk om reeds ingediende bonnen op te vragen. Deze bonnen waren natuurlijk ook zichtbaar in het WebKasBankBoek maar konden alleen daar nog worden gewijzigd. Vanaf nu is het ook mogelijk om de betreffende bonnen te wijzigen via de MobiBon.

2. MobiBon – beoordelen transacties via MobiBon
De module kwaliteit & controle is aangevuld met extra opties, zodat er digitaal een vier-ogen principe toegepast kan worden op ingediende bonnen. Dit betekent concreet dat medewerkers via de MobiBon app transacties, die aan specifieke kenmerken voldoen, kunnen beoordelen.

3. Bankkoppelingen
Medewerkers die met de betaalpas van de organisatie aankopen doen, kunnen deze banktransacties verantwoorden via het WebKasBankBoek en/of de MobiBon. Omdat een medewerker op de administratie handmatig de bankmutatie moet ophalen, komen deze transacties een dag later in beeld bij de medewerker die de transactie heeft geïnitieerd.

Dat kan anders met behulp van een bankkoppeling. Dat heeft alleen maar voordelen:

• Een medewerker op de administratie hoeft niet meer dagelijks bankbestanden op te halen.
• Minder kans op fouten.
• Medewerkers die de betaalpas gebruiken kunnen 24/7 de transacties verantwoorden en hoeven dus niet meer te wachten totdat de medewerker op de administratie de bankbestanden heeft opgehaald.
• Afhankelijk van de banken waarmee wordt samenwerkt zijn er verschillende opties beschikbaar.

4. Medewerkergegevens synchroniseren
Medewerkergegevens kunnen automatisch opgehaald worden uit het bronsysteem, bijvoorbeeld uit de applicatie voor de salarisadministratie. Op basis van die informatie kan het beheer in de bronapplicatie geregeld worden. In combinatie met Single Sign On zorgt dit voor een enorme besparing op beheer, medewerkers hoeven geen inloggegevens te onthouden en je maakt een enorme slag in de administratieve organisatie (AO). De medewerker werkt altijd voor de juiste woongroepen met de juiste autorisaties.

Hoogtepunten ontwikkelingen in de financiële software (Finall)

1. Single sign-on voor FactFlow: veilig en eenvoudig
Maak je gebruik van microsoft office365 en Factflow van Bizon? Vanaf deze versie is FactFlow beschikbaar via de identity manager van Microsoft. Dit houdt in dat je geen aparte login of wachtwoord voor FactFlow meer hoeft te gebruiken. Ook wordt het mogelijk om je aan te melden via 2-staps verificatie via telefoon of smartwatch. 

2. Bankkoppelingen
Er zijn directe en automatische bankkoppelingen beschikbaar. Dat heeft alleen maar voordelen:

• Minder handmatige handelingen nodig.
• Minder kans op fouten.
• Realtime inzicht.
• Afhankelijk van de banken waarmee wordt samenwerkt zijn er verschillende opties beschikbaar.

3. Declaratie via Klippa
Als een mooie toevoeging aan onze diensten, kan je nu in Finall declaraties digitaal verwerken. Denk hierbij aan declaraties van personeel of vrijwilligers zoals reiskosten die zij hebben voorgeschoten met eigen geld. Dit is mogelijk door de samenwerking met Klippa.

4. E-commerce in Finall: koppelingen met betaalplatformen
De koppelingen tussen Finall en online betaalplatformen worden steeds belangrijker. De hoeveelheid gegevens wordt dusdanig groot dat een automatische koppeling noodzakelijk is.
Veel platformen kunnen geïntegreerd worden met een import. Voorbeelden daarvan zijn:

• Shopify
• Pay
• Adyen
• Buckaroo
• Afterpay
• Klarna
• Docdata
• Fashioncheque

Een aantal van deze platformen bieden ook de mogelijkheid om bestanden geautomatiseerd in te lezen in Finall. Bijvoorbeeld via een beveiligde FTP verbinding. Vraag bij jouw aanbieder aan of dat mogelijk is, dan kan Finall deze gegevens volledig geautomatiseerd inlezen, controleren en verwerken.

Wil je meer weten?

Binnenkort zijn er op de Bizon Software Academy What’s New video’s en uitgebreide documentatie beschikbaar. Houd dat in de gaten!

Wil je meer weten of aan de slag met de nieuwste versie? Vraag er naar bij de helpdesk of je consultant!

Het belang van aansluiting op KEI

Aansluiten op digitaal toezicht wordt nog belangrijker omdat:

1. De rechtspraak de fax heeft afgeschaft.
   Dat wil zeggen dat wanneer je niet bent aangesloten op het digitaal toezicht van de rechtspraak je vanaf heden alle stukken via een beveiligde mail dient op te sturen.
2. Het Landelijk kwaliteitsbureau (LKB) aan een nieuw controle systeem werkt.
   Het LKB is verantwoordelijk voor de bewaking van de kwaliteitseisen van de bewindvoerders en de daarbij behorende audits. Zij werken aan een nieuw systeem, om controles uit te voeren. Daarbij willen zij gebruik maken van KEI koppeling (koppeling digitaal toezicht bewind). Benodigde stukken kunnen door bewindvoerders dan ook via de KEI koppeling  aangeleverd worden, zodat deze niet meer via de e-mail aangeleverd hoeven te worden. Dat is veiliger en bespaart veel tijd.

Ontwikkelingen korte en middellange termijn in KEI

Welke ontwikkelingen staan er nog op de planning omtrent KEI voor de korte en middellange termijn? We zetten ze voor je op een rij:

1. Controle en ondertekening van R&V via cliënt portaal
Cliënten kunnen in de toekomst in de IBS Mobile App, de R&V controleren, eventueel een opmerking achterlaten en akkoord geven. Bijvoorbeeld door een vinkje te zetten in de app kan het formulier dan ondertekend worden. De software dient dat moment te borgen in het systeem door:

• De datum en tijd van ondertekening vast te leggen
• Het formulier te bevriezen, d.w.z. na ondertekening mag het formulier niet meer gewijzigd worden.

Daarbij is een belangrijke rol weggelegd voor de Auditeur, deze controleert of de software c.q. de bewindvoerder aan de genoemde voorwaarden voldoet. Uiteraard mag je nog steeds via de post een R&V naar de cliënt sturen.

2. Curatele & Mentorschap
Nu is het alleen mogelijk om gebruik te maken van de digitale communicatie met de rechtbank via de KEI koppeling voor de maatregel bewind.  Binnenkort wordt de digitale service uitgebreid voor mentorschap en curatele. Daarvoor zal de communicatie ook via deze digitale koppeling gaan verlopen.

3. Voortraject
In het traject voorafgaand aan het bewind wordt eveneens gecommuniceerd met de rechtbank. Daarbij kun je denken aan de aanvraag onder bewind, de uitnodiging voor de zitting en dergelijke. Deze zaken zullen in de toekomst mogelijk ook via de KEI koppeling gaan verlopen.

4. WVR dienst t.b.v. digitale (keten) communicatie
Wellicht kan de bewindvoerder in de toekomst in portalen van gemeentes, CJIB en Belastingdienst, met behulp van een authenticatie via KEI, zaken regelen voor haar cliënten. Dan heb je daarvoor dus geen DigiD van je cliënt meer nodig. Dit wordt nu in de testfase bij de gemeentes onderzocht, bij meerdere gemeentes loopt hiervoor een pilot.

5. Ontwikkeling dashboard voor beter en efficiënter toezicht door rechtbanken.

6. Zaakbehandelaar vastleggen.
Om de communicatie tussen rechtbank en bewindvoerder te verbeteren, wil de rechtbank de naam van de zaakbehandelaar per zaak weten. Deze zal in onze bewindvoering software (IBS) per zaak vastgelegd worden en vervolgens worden doorgegeven aan de rechtspraak via de KEI koppeling. Ook een wijziging van zaakbehandelaar dient doorgegeven te worden.

Meer weten?

Wil je meer weten over alle ontwikkelingen rondom KEI? Vraag ernaar bij je consultant of in de DenkTank voor bewindvoerders.

Storingsmeldingen van Bizon Hosting toevoegen aan je startscherm op je smartphone of tablet, dat doe je zo:

Ipad / Iphone

• Open de webpagina https://bizonsoftware.nl/bizon-hosting-nieuws in je browser
• Onderaan in de browser vind je een knop met ‘+’ teken of een vierkantje met pijltje
• Klik en kies ‘Zet in beginscherm’
• Je krijgt nu een scherm waar je eventueel de titel kunt aanpassen.
• Tik op ‘Voeg toe’ en het icoontje zal op je beginscherm geplaatst worden.

Android

• Ga met de Internet browser naar de webpagina https://bizonsoftware.nl/bizon-hosting-nieuws
• Tik de menuknop rechtsbovenin aan voor het menu en tik in het menu op de + rechtsboven.
• Vervolgens verschijnt het menu ‘Toevoeg. aan’.
• Tik op het startscherm en de website wordt toegevoegd aan je startscherm.

Windows Phone

• Ga via de standaard browser naar https://bizonsoftware.nl/bizon-hosting-nieuws
• Tik op ‘Meer…’ en vervolgens op ‘Aan startscherm vastmaken’.
• Vervolgens wordt er een nieuwe tegel aan het startscherm vastgemaakt.

Ontzettend leuk dat zoveel cursisten zich hebben opgegeven om kans te maken op een stoelmassage.

De winnaar is bekend!

Tromgeroffel …… Yurdagul van Fivoor kijkt ontzettend uit naar de stoelmassage waar zij samen met haar collega’s van mag genieten.

Yurdagul ervaart de Academy als positief: “Het is soms lastig om er genoeg tijd voor vrij te maken. Maar wanneer ik dat doe merk ik hoe leerzaam het is. Ik doe er veel ervaring op en haal er praktische tips uit. Wij gebruiken slechts een gedeelte van het softwarepakket dus daarom volg ik vooral de modules uit de Academy die voor mij van belang zijn.”

Academy tip

Vanuit de overzichtspagina (zie onderstaande afbeelding) navigeer je makkelijk naar de betreffende module waarover jij meer wil weten. Zo hoef je niet alle modules of lessen te behandelen en kun je je eigen leerpad kiezen. Bekijk de lessen waar jij op dat moment behoefte aan hebt of waarvan je je kennis wil uitdiepen.

Wij hopen dat jij ook de meerwaarde van de Bizon Academy ervaart en je jouw kennis vergroot. De Bizon Software Academy wordt continu aangevuld of vernieuwd met video’s en documenten. Doe daar je voordeel mee! Stay curious, keep learning. Wij proberen je daarin te blijven enthousiasmeren. Heb jij tips of suggesties voor de Academy? Laat het ons weten.

Digitale en mobiele oplossingen

Wij leveren verschillende digitale oplossingen voor de markten die wij voorzien van financieel administratieve software oplossingen. Met FactFlow kun je makkelijk digitaal je inkomende factuurstromen verwerken. Met de MobiBon kun je eenvoudig uitgaven registeren en verantwoorden in de zorg.

Samenwerking voor optimaal gebruik: digitaal facturen verwerken via peppol

Het is mogelijk om facturen rechtstreeks van jouw leverancier in je financiële software pakket te ontvangen. In Finall kun je facturen van systeem naar systeem uitwisselen met behulp van Peppol door onze samenwerking met eVerbinding. Dat levert veel voordelen op! Ontvang jij je facturen al digitaal? Per mail? Digitaal facturen ontvangen gaat veel verder dan dat, bekijk het hier.

Mooie toevoeging: declaratie app

Maar niet alleen de factuurverwerking wordt steeds meer digitaal. Er bestaan allerlei oplossingen, ook voor je administratie. Als een mooie toevoeging aan onze diensten, kun je nu in Finall declaraties digitaal verwerken. Denk hierbij aan declaraties van personeel of vrijwilligers zoals reiskosten die zij hebben voorgeschoten met eigen geld.

Samenwerking met Klippa

Hiervoor zijn we de samenwerking aangegaan met Klippa. Zij leveren een declaratie applicatie. Wij verzorgen voor jou de inrichting en blijven je aanspreekpunt voor je financiële applicatie. Een one-stop-shop.

Hoe het werkt? Heel eenvoudig

Maar echt! In een paar stappen is het geregeld:

1. De medewerker maakt een foto van de bon
2. En geeft aan welke kostensoort, kostenplaats of locatie en eventueel projectnummer het betreft.
3. De declaraties worden goedgekeurd door de juiste medewerkers
4. En de goedgekeurde declaraties worden rechtstreeks in Finall geboekt en verwerkt inclusief de documenten als bijlage.

Voor de medewerker is in de declaratie app vervolgens zichtbaar welke declaraties zijn goedgekeurd en betaald.

Voordelen

De koppeling van Finall en Klippa is uniek omdat de declaratie direct wordt klaargezet, na goedkeuring, in Finall via een API koppeling. Alle papieren stromen (mail of Excel) in dit declaratieproces verdwijnen. Je biedt je medewerkers of vrijwilligers het gemak van het invoeren van de gemaakte kosten in een eenvoudige en gebruiksvriendelijke app en je hoeft zelf niet meer de declaratie te boeken, want die staat gewoon al voor je klaar! De uitbetaling van de goedgekeurde declaraties kan op een door jezelf te kiezen moment direct uit Finall. Medewerkers hoeven bijvoorbeeld niet meer te wachten op de verrekening via het salaris.

Meer weten?

Neem contact op met Frank. Hij vertelt je er graag wat meer over, of vraag een demo aan waarin Frank je samen met Jaap laat zien hoe eenvoudig het werkt.

1. Zorg dat het pakket aansluit bij de visie van je organisatie

Zelfredzaamheid van de cliënt is voor Mijn Geld en Zo belangrijk. Marjan: “Hoe bepaal je het niveau van zelfredzaamheid en hoe leg je dat vast in het systeem. Daarin zoeken we dan ook graag de samenwerking op. Als wij het helemaal hebben uitgedacht, komt het vaak voor dat Bizon zegt: als je dat nou zo aanpakt, dan is dat eigenlijk al in het systeem mogelijk. En die samenwerking is belangrijk voor de keuzes in de toekomst. Veel tools vanuit Bizon sluiten aan bij onze aanpak, maar soms ook niet.”, dan gaan we met elkaar in gesprek om te kijken wat er mogelijk is.

Het persoonlijke contact met cliënten is ook van belang voor Mijn Geld en Zo. Marjan: “Het contact is breder dan alleen het bespreken van de financiële situatie. Wij sturen ook op intermenselijk contact en kijken naar en vragen naar het netwerk van de cliënt. In onze branche hebben heel veel bewindvoerders daar gewoon geen tijd voor. Door tijd te nemen voor onze cliënten merken wij dat cliënten makkelijker omgaan met het bewind. Investeren in de relatie is investeren in de toekomst. Wij merken dat deze doelgroep behoefte heeft aan persoonlijk contact en zorgen er daarom voor dat er minimaal een keer per jaar een fysiek contactmoment wordt ingepland, maar er zijn ook cliënten die dagelijks contact zoeken en alles wat daar tussen zit. Niet elke cliënt is even vaardig om zijn verhaal en behoefte goed over te brengen, dan verloopt ons contact via de begeleiding. Soms geven cliënten aan dat ze niet lekker in hun vel zitten, dan kunnen we in overleg ook het contact tijdelijk helemaal via de begeleider laten lopen. Als dat contact te belastend is op een gegeven moment. Dat maakt ons uniek, wij passen ons aan op wat de cliënt wil en kan. De cliënt is daarbij leidend in het proces.”

Het systeem van Bizon helpt bij het uitdragen van deze visie. “Nu zitten we ongeveer op 60 procent aan administratieve werkzaamheden. Toen ik startte was dat nog 80 procent. Dus dan loop je al klem. Omdat er nu al zoveel mogelijk is vanuit het systeem, kun je al naar 40 procent tijdbesteding aan je cliënt. We hopen met ons pakket nog meer mogelijkheden te creëren om tijd vrij te maken voor cliënten, zonder dat de administratie in de knoei komt en goed op orde blijft. We streven naar een 50/50 verdeling.”

2. Vraag aan de softwareleverancier om mee te denken

Marjan: “Bizon heeft de kracht om goed in te kunnen schatten wanneer ze direct op die trein moeten springen bij nieuwe ontwikkelingen die er spelen. Ze schatten in of het belangrijk is of dat het beter is te wachten tot de eerste contouren meer vorm hebben gekregen en daarna te kunnen doorpakken. Het is heel fijn dat Bizon daarin de nauwe samenwerking zoekt met haar klanten. Wij kunnen als grote partij Bizon voeden en zien dat dat de afgelopen jaren al op een fijne manier is gebeurd. We nemen elke keer een stap in de goede richting met elkaar.”

3. Is er een klik?

Om met een (nieuw) softwarepakket uit de voeten te kunnen, is het belangrijk dat de samenwerking goed verloopt. Marjan: “Bizon is een fijne sparringpartner: we schakelen snel, hebben goed contact en we kennen Bizon als een familiaire, platte organisatie. De support is altijd goed bereikbaar: er wordt snel gehandeld. Dat zorgt voor een leuke manier van samenwerken. Degene met de meeste expertise wordt naar voren geschoven bij een specifiek vraagstuk. Binnen Bizon zoeken ze ook de samenwerking met elkaar op: dat is prettig! Anders werkten we ook niet al zeven jaar met deze partij samen.”

Een samenwerking is ook zoeken. Marjan: “Als de samenwerking even hapert, weet Theo het als een ware godfather altijd in goede banen te leiden. Het is Theo zijn kracht om niet direct als directeur naar voren te komen en juist de consultant of productmanager die op dat punt inhoudelijk het meest gekwalificeerd is naar voren te schuiven. Maar wanneer het nodig is, stap hij op de voorgrond. Iedereen heeft zijn eigen rol binnen de organisatie dat is mooi om te zien en dat maakt het een goed draaiende machine.”

4. Kent de softwareleverancier jouw werkveld

Bewindvoering is een relatief jong vak. Bovendien heeft het de laatste jaren veel ontwikkeling doorgemaakt en zijn er explosief veel cliënten bijgekomen. De eisen die worden gesteld zijn toegenomen en de cliënt verwacht veel meer, maar je moet het nog steeds in dezelfde tijd voor elkaar krijgen. Dan moet je gewoonweg efficiëntieslagen maken en dan moet de software de juiste ondersteuning bieden. Dat kan alleen als een software ontwikkelaar weet hoe jouw vakgebied werkt. Marjan: “Wij willen niet per cliënt gaan klokken, om er bijvoorbeeld halverwege het jaar achter te komen dat je bijna geen tijd meer voor die cliënt hebt. Daarom willen we dat onze werkprocessen en controles zo soepel lopen, dat we daarin onze tijdswinst pakken en aandacht aan de cliënten kunnen geven. Want wij doen dit werk voor onze cliënten, dat maakt het ook zo interessant. Dat maakt het een mooi vak dat overigens naar mijn mening ook nog niet is uitgekristalliseerd. Maar de contouren krijgen steeds meer vorm, we weten steeds beter wat de bewindvoerder nu moet doen. Bij een dokter is dat veel duidelijker, iedereen weet wat hij doet, dat is bij een bewindvoerder nog lang niet het geval. Door middel van het juiste gebruik en de juiste software wordt dat steeds duidelijker.”

5. Voldoet het pakket aan alle kwaliteitseisen die rechtbank en zorgorganisaties eisen

Als bewindvoerder beheer je geld van anderen. Het is van belang dat dat correct, traceerbaar en betrouwbaar wordt uitgevoerd. Met tools als autorisatie, rollen, logging, validatie, audittrail en functiescheiding wordt dit adequaat opgelost. Sinds november 2017 nodigen alle rechtbanken professionele bewindvoerders uit om digitaal te gaan communiceren in bewindszaken. De rechtbanken werken digitaal in het Toezicht-systeem. De professionele bewindvoerders sluiten daarop aan via een zogenoemde systeemkoppeling. Marjan: “De uitwisseling met de rechtbank is in het pakket van Bizon veel gemakkelijker geworden. Dat hebben onze mensen als heel prettig ervaren. De reactietijd is aanzienlijk verkort, we kunnen nu – dankzij KEI – cliënten bij een verzoek al binnen twee à drie dagen van een antwoord voorzien. In mijn ogen heeft KEI voor verbetering en versnelling van het proces gezorgd.

Maar ook op andere vlakken worden we goed geholpen. Wij worden jaarlijks gecontroleerd of we voldoen aan alle kwaliteitseisen en wij vonden het mooi als we dat uit het systeem konden halen. In een gesprek met Bizon hebben we een roadmap ontworpen om dit uit te rollen. Inmiddels zitten we jaar na jaar om tafel om verbeteringen aan de software gezamenlijk vorm te geven. Alles wordt vastgelegd: dat maakt het terugvinden van cruciale informatie en die informatie koppelen aan de juiste dossiers eenvoudiger. Ook op het gebied van procesbewaking worden we door het pakket geholpen.”

Over Stichting Mijn Geld en Zo

Mijn Geld en Zo is bewindvoerder voor mensen die geld moeilijk vinden. Ze kunnen alles wat met geld te maken heeft van je overnemen. Bankrekeningen, zak- en leefgeld, vaste lasten en sparen. Ze doen ook de administratie voor andere bewindvoerders. Marjan Oudshoorn: “Wij zijn méér dan een bewindvoerderskantoor, we richten ons expliciet op de geestelijke gezondheidszorg, in de begeleiding van die doelgroep ligt van oudsher onze expertise, het zit in onze genen. Dat betekent dat wij als voorwaarden hebben gesteld dat cliënten een Wmo-indicatie of Woz-indicatie hebben. Voor zover wij na kunnen gaan zijn we de grootste organisatie die zich zo gespecialiseerd opstelt voor deze doelgroep in deze markt. Wij willen zo veel mogelijk maatwerk voor onze cliënten leveren vanuit de driehoek ‘begeleiding, cliënt en bewindvoerder’.”

Nieuw hosting platform

Sinds 2020 zijn wij bezig met de migratie van klanten naar ons nieuwe hosting platform. Inmiddels zijn alle hosting klanten gemigreerd naar ons nieuwe platform. Hiervoor maken wij gebruik van de diensten van Interconnect. Een nauwe samenwerking staat bij Bizon voorop. Niet alleen met onze klanten maar met al onze relaties. Bij Interconnect ervaren wij diezelfde kernwaarden en we hebben met deze partij een fijne en nauwe samenwerking.

Voordelen nieuwe hosting

Een migratie doet niemand zomaar. Wij begrijpen als geen ander dat dit veel energie en toewijding kost. Daarvoor zetten we in implementatietrajecten bij onze klanten altijd alles op alles. Dus dat doen we ook bij de migratie van ons hosting platform met als doel een beter service voor onze hosting klanten. Deze migratie heeft de nodige voeten in de aarde gehad maar weegt zeker op tegen de voordelen die onze klanten en wij hiervan ervaren. De belangrijkste voordelen op een rij:

• Betere performance
• Betere security
• Beter te onderhouden
• Toekomstbestendig

Uitnodiging: bezoek datacentrum

Dat alle hosting klanten over zijn op onze nieuwe hosting platform, vinden wij een klein feestje waard. Als hosting klant kun je daarom begin volgend jaar een uitnodiging ontvangen voor de unieke gelegenheid om een bezoek aan het datacentrum te brengen. Vier je dit feit met ons mee?

Nieuwe versies

Software is nooit af! De oplossingen die Bizon biedt zijn daarom ook altijd in ontwikkeling en brengen we elk jaar een aantal nieuwe versie (updates) van de software uit. Dit jaar verscheen er een update van onze software oplossingen in maart, september en de december versie is binnenkort beschikbaar.

We zetten de belangrijkste ontwikkelingen van dit jaar graag eens voor je op een rij!

Highlights 2021

1. De module controle & kwaliteit in het WebKasBankBoek
2. Retouren via Mobibon
3. Post herkenning: collectief wijzigen
4. Kengetallen: Toon waarde, afmelden, direct bijwerken
5. Dashboard: gerichte opzet per klant en tooltip
6. Doe meer met Product
7. Schuldbrieven proces
8. Labelen loont (multi select, bijlage bij brief, RS formulier en Checklist)
9. Bewaking Bijzondere bijstand
10. Kwaliteit: bewaking inhoud dossier mbv checklist
11. Betere afhandeling banksaldo verschillen
12. Afdrukken R&V voor cliënt, nu incl bijlagen en open vragen
13. Bankkoppelingen via Bizcuit in Finall
14. E-facturatie via Peppol
15. Tuning koppelen: doc maskers, eenvoudig beheer
16. Schuld SHV trajecten, dashboard + historie
17. Rechtspraak: formulieren en services 2022

Nieuw: december versie beschikbaar

De nieuwste versie is sinds deze maand beschikbaar. We delen een paar highlight wat je daarvan kunt verwachten:

In IBS is aan schulden en schuldtrajecten veel aandacht besteed. De aanpassingen maken het proces minder flexibel waardoor het overzichtelijker wordt voor gebruikers. WebKasBankBoek aanpassingen met betrekking tot het betalen van cliëntfacturen via de rekening van de cliënt bij bijvoorbeeld het uitvoeren van budgetbeheer. In alle applicaties zijn er wijzigingen met betrekking tot het inlezen van bankmutaties, daarbij wordt het herkenningsproces gestart. Dat levert de gebruiker  veel voordelen op.

Stap over op de nieuwe versie!

Begin het nieuwe jaar goed en start met de nieuwste versie van de software. Voor meer informatie over de laatste versie, bekijk de What’s New video IBS/CGS in de Bizon Academy of de releasenotes van Finall.

Bizon Software Academy

Het is ons doel dat jij alles uit onze software haalt om jouw werk makkelijker te maken! Exclusief voor klanten hebben we de Bizon Academy ingericht met video’s, presentaties, handleidingen, releasenotes en downloads.

De voordelen

• Vergroot je kennis van onze software en daarmee jouw gebruiksgemak!
• Met de e-learning volg je eenvoudig online een leerpad op je eigen tempo.
• Na het doorlopen van een e-learning ken je alle in en outs van de software.
• De e-learning worden continu aangevuld om nieuwe functionaliteiten toe te lichten.

Nieuwe lessen in de Academy

Er zijn nieuwe lessen beschikbaar in module 4: Inkomende post en mail verwerken. De laatste tijd kregen wij steeds vaker vragen over het archiveren van e-mails vanuit Outlook. We hebben daarvoor uiteraard de Outlook Plugin, maar ook nog 2 andere functies, die wellicht minder bekend zijn. Om als organisatie zelf een goede keuze te maken, welke tool het beste bij de werkwijze past, zijn er 3 lessen toegevoegd aan de Academy. Daarin worden de 3 mogelijkheden rondom het opslaan van Outlook mails uitgelegd.

Toegang tot de Academy

Nog geen toegang tot de Academy? Meld je nu aan.

Wat levert E-factureren jouw op?

E-factureren, niet verwarren met het ontvangen van facturen in PDF via de mail, levert je veel voordelen op in het verwerkingsproces van facturen. Wat is het dan? Digitale factuurverwerking, klopt! Maar het gaat verder dan het ontvangen van (PDF) facturen per mail.

Bij e-factureren worden er elektronische facturen verstuurd. Een e-factuur is daarbij digitaal opgebouwd volgens een vaste structuur. De gegevens op die factuur kunnen door financiële software worden gelezen en verwerkt. Daardoor hoef je geen mails meer te versturen en bijlages op te slaan of handmatig de factuur te boeken in pakket. Want de gegevens kunnen vanuit het ene software pakket digitaal en geautomatiseerd worden verwerkt in het ander softwarepakket.

De voordelen van het verwerken van facturen met behulp van E-facturatie

Daarna hoeft de financiële administratie alleen te controleren en eventueel te corrigeren. Daardoor heb je een grote besparing omdat de je niet meer te maken hebt met handmatige tijdrovende werkzaamheden.

Bij e-factureren wordt er gebruik gemaakt van een standaard formaat voor elektronische facturen. Die standaard is UBL en staat voor Universal Business Language. UBL is de internationale standaard voor e-factureren. En dat levert je veel voordelen op in de verwerking van inkomende facturen:

• Minder foutgevoelig
• Sneller en goedkoper
• Milieu vriendelijker
• Einde van spookfacturen

Verwerk  inkomende facturen veiliger, goedkoper en sneller

Elektronisch factureren is de toekomst! Doe je zaken met de overheid? Dan ben je zelfs verplicht om elektronisch te factureren. Een verplichting vinden wij niet de juiste motivatie om te gaan e-factureren. Maar deze voordelen wel. Voor het ontvangen en verzenden van e-facturen wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van een e-facturatienetwerk zoals bijvoorbeeld PEPPOL. Dit levert drie belangrijke voordelen op voor het ontvangen en verwerken van facturen, die we al eerder in dit artikel met je deelde.

We geven je graag nog een korte opfrisser hiervan:

1.     Veiliger

Omdat een e-factuur van systeem naar systeem wordt uitgewisseld, is er geen kans op menselijke fouten. Deze digitale facturen zijn dus extreem veilig, kunnen niet meer kwijtraken, verkeerd geleverd of verkeerd verwerkt worden. Doordat e-facturen worden ontvangen en verzonden via een e-facturatienetwerk, wordt de authenticiteit van de verzender en het bestandformaat gecontroleerd. Dit betekent het einde van spookfacturen en hierdoor behoren dubbele facturen ook tot het verleden.

2.     Goedkoper

Doordat facturen eenvoudiger en sneller kunnen worden verwerkt, kun je profiteren van significant lagere kosten bij het verwerken van e-facturen. Uit onderzoeken blijkt dat de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur veel hoger zijn bij een organisatie die dit proces niet geautomatiseerd heeft (ongeveer 25 euro) dan bij een organisatie die dit wel volledig geautomatiseerd heeft (ongeveer 2,50 euro).

Veel organisaties hebben geen inzicht in het verwerkingsproces, laat staan in de kosten van het verwerken van een factuur. Dat terwijl de financiële administratie ruim een driekwart van hun tijd besteed aan werkzaamheden gerelateerd aan het verwerken van facturen. Er kan dus aanzienlijk worden bespaard wanneer je inkoopfacturen elektronisch ontvangt en verwerkt.

3.     Sneller

Naast de kostenbesparing, bespaart e-facturatie ook tijd. E-facturen staan bijna direct klaar in de financiële software. Er zijn minder handelingen nodig om facturen te verwerken. Omdat de facturen direct in de boekhouding terecht komen, hoeven ze alleen nog gecontroleerd te worden. Daardoor kunnen ze sneller geaccordeerd worden door de ontvanger. Gemiddeld wordt een e-factuur zeven dagen eerder betaald dan een papieren factuur.

Onboarding blijft achter

Toch is nog maar 15 procent van alle inkoopfacturen digitaal in Nederland. Om te kunnen profiteren van de voordelen van volledig digitale factuurverwerking is het van belang dat jij je facturen ook daadwerking volledig digitaal krijgt aangeleverd. Dat blijkt nog lastig omdat daarvoor medewerking van je leveranciers dient te vragen. Terwijl dit voor jouw leveranciers evenveel voordelen heeft. E-facturatie wordt door veel aanbieders van financiële software ondersteunt en in sommige gevallen is het slechts een kwestie van het aanzetten van een vinkje.

Practice what you preach

Het is ons voornemen de voordelen van elektronisch factureren ook in 2022 onder de aandacht te blijven brengen. Daarbij sporen we al onze klanten aan hiervan gebruik te gaan, daarbij helpen we graag. In het kader van doen wat we zeggen, en het goede voorbeeld te geven, factureren wij daarom sinds een aantal maanden elektronisch via Peppol naar onze klanten die daar al hun software op hebben ingericht. Bovendien sporen we onze leveranciers aan ons facturen elektronisch aan te leveren.

Ervaringen van ander organisatie

Benieuwd hoe wij dat hebben gedaan? Neem dan contact op met Frank van Lieshout hij vertelt je er graag meer over.

Houd bovendien onze website en sociale media kanalen in de gaten, binnenkort delen we de ervaringen van onze klanten met E-factureren. Wil je er zeker van zijn dat je geen updates over hierover mist? Maak je interesse in e-facturatie kenbaar via dit formulier.

Bizon Software Academy

Het is ons doel dat jij alles uit onze software haalt om jouw werk makkelijker te maken. Exclusief voor klanten hebben we daarom de Bizon Academy ingericht: een gratis e-learning omgeving met korte video’s, presentaties, handleidingen, releasenotes en andere downloads.

Goed gevuld

Wij hebben op dit moment al meer dan 18 uur les materiaal, opdrachten en toetsen voor je klaar staan. Sluit modules af met een kennistest en vraag een bewijs van deelname.

Bewijs van deelname

Heb je een complete module afgerond, dan is het mogelijk om een bewijs van deelname aan te vragen. Wij schrijven dan een persoonlijk certificaat uit waarop staat welke modules jij hebt doorlopen. Dit kan dienen als bewijs voor het voldoen aan je scholingseis. Voor de brancheverenigingen, NBBI en de NBBP, geldt dat je met het volgen van de E-learning je PE kunt behalen. Bovendien zijn wij nog met andere brancheverenigingen in gesprek over het behalen van PE punten met de Bizon Academy.

Een bewijs van deelname voor de complete E-learning of bepaalde modules kun je opvragen door te mailen naar academy@bizonsoftware.nl.

Psst, wist je dat …

Er is ook een app beschikbaar van de Bizon software Academy, download hem nu in de App store of Play store!

Software is nooit af. Onze oplossingen zijn altijd in ontwikkeling. Daarbij luisteren we goed naar de wensen van onze klanten, organiseren we denktanks. We kijken naar trends, ontwikkelingen en nieuwe technologieën. En voldoen we aan de wet- en regelgeving. Eind augustus hebben we een nieuwe versie van onze applicatie gelanceerd.

Wat kun je van deze nieuwe versie verwachten?

De nieuwe versie bevat weer verschillende interessante nieuwe opties en productverbeteringen. Denk hierbij aan:

• Documenten checklist, bijvoorbeeld t.b.v. de audit of interne processen,
• Uitbreidingen in de schuldenmodule t.b.v. de schuldinventarisatie,
• Het snel kunnen selecteren en ophalen van documenten bij brieven en rechtspraak,
• Nieuwe signalen en kengetallen die betrekking hebben op:
  • Bijzondere bijstand
  • Bijdrage administratie -en bewind kosten
  • Schuldinventarisatie
• En nog veel meer…

What’s new video en releasenotes

Deze belangrijkste aanpassingen en aanvullingen worden uitvoerig besproken in de What’s new video. Of bekijk de uitgebreide opsomming in de releasenotes. De video bekijk je op onze Academy, daar kun je ook de releasenotes downloaden. Heb je nog geen toegang tot de Bizon Software Academy, vraag dan nu je persoonlijke account aan!

Bètafase

Steeds vaker maken we gebruik van een bètafase bij de uitrol van nieuwe versies. Daarin wordt de bètaversie verspreid onder een selecte groep van gebruikers. We houden in deze fase nauw contact zodat zij op de nieuwe versie feedback kunnen gegeven. De eerste klant werkt nu al drie weken met deze bètaversie. Het einde van de bètafase is in zicht en dan kan iedereen gebruik maken van de nieuwste update!

Wil jij over op de laatste versie?

Wil je meer weten? Kijk beslist de What’s New video in onze Academy!
Wil je de update op jouw omgeving? Schakel met je consultant of de helpdesk en we gaan het regelen.

Meer dan 170 lessen live in de Bizon Academy

Er staan inmiddels 24 modules met 173 lessen live op onze Bizon Software Academy voor de E-learning Inkomensbeheer & Bewindvoering Software. Dat zijn meer dan 130 video, 43 opdrachten, 9 kennistesten en 10 downloads. Continu wordt het studiemateriaal aangevuld of vernieuwd.

Bizon Academy

Bizon Software Academy is het gratis online leerplatform van Bizon. Het is onze missie om al onze klanten optimaal met onze software te laten werken: dat draagt namelijk bij aan een soepele werkdag. Om het kennisniveau over onze software onder gebruikers op peil te houden, hebben we een laagdrempelige online leeromgeving gelanceerd: Bizon Academy. Exclusief voor klanten hebben we daarom de Bizon Academy ingericht met korte video’s, presentaties, handleidingen, releasenotes en andere downloads.

E-Learning IBS

De E-learning IBS (Inkomensbeheer en Bewindvoering Software) is opgedeeld in kleine, hapklare brokken. In elke module wordt een verdiepingsslag gemaakt op een deelproces van de werkzaamheden die jij als professionele bewindvoerder uitvoert.

Denk hierbij aan processen zoals het verwerken van inkomende post en documenten, het (digitaal) communiceren met cliënten, schuldeisers en andere instanties of relaties, het betaal- en bankproces, de digitale communicatie met de Rechtspraak en het vergroten van de betrokkenheid en zelfredzaamheid van cliënten en/of andere betrokkenen.

Eerste ervaringen zijn positief

De academy telt momenteel ruim 150 actieve gebruikers. We krijgen positieve reacties van de deelnemers.

“Wij zijn lyrische over de Academy!”

“We zijn gelijk begonnen 😉 dat wordt dit weekend lekker filmpjes kijken.”

“Uitstekend concept!”

Heb jij je al aangemeld?

Wil jij ook meer uit de Inkomensbeheer & Bewindvoering Software halen? Meld je aan voor de academy via academy.bizonsoftware.nl of jouw consultant!

Tips van de experts van Bizon

Jaap is vanaf het eerste uur betrokken bij Bizon Software. Hij is productmanager en verantwoordelijk voor een van onze softwarepakketten: Finall. In het interview met Jaap – ter ere van ons 20-jarige bestaan – gaf hij al mooie inzichten. Laten we even terugblikken.

De klant staat centraal

Klanten staan altijd voorop bij Bizon, dat onderstreept Jaap nogmaals: “Iedereen weet dat het erg hard gaat met technologische ontwikkelingen. Bijna iedere organisatie – ongeacht de sector of dienstverlening – wordt een softwarebedrijf. Wij werken voor retailers die bezig zijn met webshops, omnichannel en de software die daarbij hoort. Daarnaast neemt automatisering in de zorg een enorme sprong. Wij blijven nét dat stapje voor, zodat wij onze klanten de tools kunnen aanreiken waardoor ze goed gebruik maken van de standaardsoftware die wij bieden. Het meeste plezier haal ik uit mooie resultaten en blije klanten, maar ook van het overtuigen van onze klanten om op een andere manier te gaan werken of hun werkproces aan te passen. Als blijkt dat de geoptimaliseerde processen resulteren in een efficiëntere  of effectievere werkwijze, is dat geweldig.”

Volwassen geworden

Na twintig jaar ondernemen en bouwen aan klantrelaties, is het tijd om het net op te halen bij onze medewerkers. Jaap: “Ons softwareproduct is in de afgelopen twintig jaar flink ontwikkeld, waarbij functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid vooropstaan. Ook onze organisatie is volwassen geworden. Vroeger voerden we precies uit wat de klant vroeg, tegenwoordig nemen we een adviserende rol aan. Daarmee wordt onze software in zekere zin ondergeschikt aan de service en het advies dat we bieden. We hebben hele trouwe klanten: sommigen zijn al vanaf het begin aan ons verbonden. We hebben mooie klantrelaties opgebouwd en samen met deze inspirerende organisaties enorm veel bereikt. Voor klanten zit onze meerwaarde in de servicegerichtheid van onze organisatie.”

Implementatie: waar begin je?

Bovenstaande terugblik sluit naadloos aan bij Jaap zijn plan van aanpak voor het implementeren van een nieuw systeem. Jaap: “Het begint bij de klant. Je moet achterhalen wat de belangrijkste reden voor de implementatie is en waar de meeste vooruitgang mee wordt geboekt. Een implementatie is succesvol als wij de klant volledig en helder informeren over de voortgang en een duidelijk beeld schetsen van de inrichting en de vorderingen.”

Jaap’s ultieme implementatie tip

Jaap: “Neem de klant mee in elke stap en check of de klant op hetzelfde punt staat als wij. Denk niet voor de klant, want zij zijn zelf veel beter in staat om hun situatie in te schatten. Creëer draagvlak binnen een organisatie! Ga op zoek waar de gevoeligheden liggen en besteed daar extra aandacht aan. Je wilt angsten of twijfels snel detecteren door de juiste vragen te stellen, zodat je ze kunt wegnemen.”

Valkuilen voor Jaap: waar let hij op?

Jaap: “We gaan soms te snel en verliezen de klant tijdens ons werk. De inrichting kan na zo’n implementatie technisch goed zijn, maar de klant weet het soms niet te bedienen. Een goed voorbeeld? We overtuigden een klant van de meerwaarde van een module en verzorgden de inrichting op automatische piloot. De klant was op dat moment niet in staat om snel te schakelen en hield vast aan bestaande processen. Het gevolg: de module was goed geïmplementeerd, maar werd niet op de wijze gebruikt waarvoor die was ingericht.

Een andere valkuil: de nieuwe module is goed, maar loopt te ver vooruit op de werkprocessen van de klant. De klant vindt het lastig om te volgen waardoor het project stopt. Verandering staat een succesvolle implementatie dan in de weg. Veel organisaties zitten ongewild of onbewust vast in hun systemen en processen. Het vergt dan veel uitleg waarom een verandering nodig is.”

Adviesrol

Jaap: “Dat brengt ons terug op onze belangrijke adviesrol. Wij zien veel klanten en weten hoe processen beter kunnen. Daag klanten uit en vraag goed door. Doe wat een klant wilt, niet wat hij of zij vraagt.”

Bizon Academy: gratis e-learning

Wij bouwen continu aan mooie software op basis van jullie input. We merken echter dat nieuwe functionaliteiten niet altijd gevonden worden door eindgebruikers. Het is onze missie om al onze klanten optimaal met onze software te laten werken: dat draagt namelijk bij aan een soepele werkdag. Om het kennisniveau over onze software onder gebruikers op peil te houden lanceren we een laagdrempelige online leeromgeving: Bizon Academy.

Wat is E-learning?

Letterlijk vertaald, betekent ‘e-learning’ online leren. Deze moderne manier van leren komt voort uit de digitale ontwikkelingen van de afgelopen decennia. Alle leeractiviteiten, waarbij interactief gebruik wordt gemaakt van een computer verbonden met een computernetwerk, worden met e-learning geassocieerd.

Online leren: op jouw eigen tempo, waar en wanneer je maar wilt

Een groot voordeel van een online leeromgeving is de flexibiliteit. Op je eigen tempo neem je de leerstof tot je, waar en wanneer je maar wilt. Je benut hierdoor de lestijd beter én het is niet nodig om rekening te houden met reistijd. Dit bespaart tijd en geld.

Daarnaast is de informatie gemakkelijk te raadplegen en de opgedane kennis kan direct toegepast worden in jouw eigen (test)omgeving. De online training is opgedeeld in kleine, hapklare brokken. Dit wordt ook wel micro-learning genoemd. Deze manier van kennis overbrengen, past bij de huidige tijd waarin een sterke voorkeur voor korte leerinterventies bestaat. Dat levert een maximale leeropbrengst op!

Wat kan de Bizon Academy voor jou betekenen?

De Bizon Academy is er speciaal voor alle Bizon-klanten. Alle huidige gebruikers van onze software krijgen op termijn een persoonlijk account waarmee zij hun basiskennis opfrissen en zich wegwijs maken in nieuwe functionaliteiten en aanpassingen in de software. Er wordt tijd bespaard op het inwerken van jouw nieuwe medewerkers, door hen toegang te geven tot dit online leerplatform. Daarnaast creëren we hiermee een centrale plek waar we alle productinformatie delen en klanten actief informeren over wijzigingen en verbeteringen in de software.

Bizon community

Wij geloven in oprechte dienstverlening voor onze klanten. We staan voor gelijkwaardige en vriendschappelijke samenwerkingen: hoe halen we gezamenlijk het beste uit de organisatie? In de toekomst hopen we met deze online leeromgeving een plek te creëren waar onze klanten informatie met elkaar delen omtrent software of branchegerelateerde zaken. Denk dan aan het uitwisselen van bruikbare templates voor bepaalde workflows waar branchegenoten hun werk ook eenvoudiger en beter mee maken.

Gefaseerd uitrollen

Begin dit jaar zijn we begonnen met het vormgeven en vullen van de Bizon Academy. Nu beginnen we gefaseerd met de uitrol ervan. De Academy blijven we continu aanvullen met nieuwe content.

De eerste modules van onze e-learning voor onze bewindvoering software (IBS) staan klaar. Vanaf augustus nodigen we IBS gebruikers uit om aan onze Bizon Academy deel te nemen. De e-learning voor Finall en CGS volgen daarna. Houd onze website, nieuwsbrief en LinkedIn-pagina in de gaten voor alle updates.

Kun je niet wachten?

Ben je nieuwsgierig geworden en wil je alvast een kijkje nemen op de Bizon Academy? Dat kan: meld je aan op bizonsoftware.nl/academy en we geven je exclusief toegang. In ruil hiervoor vragen we je bereidheid tot een kort telefonisch contact ‘to pick your brain’. Op deze manier maken we de Bizon Academy samen beter.

Al meer dan een jaar thuiswerken

In Nederland werken veel mensen al meer dan een jaar vanuit huis. En daar zijn we zeker bedreven in (geworden). Tijdens een digitale bijeenkomst met klanten, werd al snel duidelijk dat het op sommige momenten lastig is om de moed erin te houden: we missen het contact met collega’s. Niet alleen de gezelligheid, maar ook de afstemming over werk en het delen van ervaringen over nieuwe softwarefunctionaliteiten. Wij hebben daar ook mee te maken en delen daarom graag onze drie tips voor meer contact met collega’s tijdens het thuiswerken.

Tip 1: digitaal koffiemoment

Collega’s die nauw samenwerken, spreken en zien elkaar geregeld (online weliswaar). Collega’s die zelfstandiger werken of een eigen project draaien, spreken of zien de rest van de teamleden nauwelijks. Wij plannen daarom af en toe een digitaal koffiekwartiertje om kort bij te praten.

Om de samenwerking te bevorderen, is het een idee om iedere dag te starten met een digitaal koffiemoment. Zo blijf je met elkaar in contact en kun je de werkzaamheden voor die dag kort bespreken. Als je bij elkaar in de buurt woont, overweeg dan eens om in je pauze – op afstand – samen een wandeling maken. Dat was voor ons vaste prik als we op kantoor waren en zorgt voor een frisse blik in de middag.

Tip 2: informele (digitale) ontmoetingen

Wij vormen een hecht team bij Bizon: ieder jaar staan er informele ontmoetingen op de agenda. Een aantal uitjes kwam afgelopen jaar helaas te vervallen. We denken wel dat het teamgevoel bijdraagt aan goede prestaties: verbondenheid en vertrouwen zijn voor ons van groot belang. Maar in de huidige situatie is het moeilijk om elkaar te blijven ontmoeten.

Daar zijn goede (online) alternatieven voor! Wij organiseerden een virtuele borrel met een 30 Seconds-quiz. In teams gingen collega’s (en hun partners) de strijd met elkaar aan: er waren zelfs prijzen. Het winnende team mag – als de maatregelen dat weer toelaten – met elkaar uiteten.

Tip 3: groepswhatsapp

Het is nog even wachten op de foto’s van dat etentje: toch verwachten we deze op een later moment in onze groepswhatsapp te ontvangen. Deze groep was weliswaar eerder al aangemaakt om elkaar te feliciteren, grappige video’s en leuke kiekjes te delen. Nu zien we daarin natuurlijk ook de nodige thuiswerkfoto’s voorbijkomen. Zo blijf je toch met elkaar verbonden!

Wat is jouw ultieme tip?

We hopen dat je hieruit eventueel wat inspiratie put en zien natuurlijk graag jullie ultieme thuiswerktips tegemoet!

Tips van de experts van Bizon

“Door onze jarenlange ervaring in verschillende niches bij verschillende soorten implementaties (van ERP-oplossing tot deelapplicatie) hebben we veel kennis opgedaan. We zijn in staat om te bepalen wat de juiste aanpak is voor jouw implementatie”, aldus Mark.

Gebruiker centraal stellen

Mark: “Het is van belang om de gebruiker centraal te stellen in het proces. Daarbij houden we rekening met verschillende zaken:

1. Betreft het softwareproduct (de oplossing) een ERP-oplossing of deelapplicatie?
2. Hoeveel betrokkenen (gebruikers) krijgen te maken met de software?
3. Welke soort ketenpartners of betrokkenen zijn er? Gaat het dan om verschillende medewerkers met diverse rollen, cliënten, persoonlijk begeleiders, ouders of andere vertegenwoordigers van cliënten?
4. Wat is het kennisniveau en de ervaring met dergelijke software-oplossingen van de betrokkenen?

Op basis van bovenstaande zaken bepaal je of je de software in één adem of gefaseerd uitrolt. Hoewel een gefaseerde aanpak mijn voorkeur heeft, is dat niet altijd mogelijk.”

Gefaseerd uitrollen

Hoe doe je dat dan: gefaseerd uitrollen? “Dat kan op verschillende manieren. Begin klein met betrekking tot het aantal functionaliteiten en voeg daar steeds meer functionaliteiten aan toe. Een andere manier is om te starten met een klein aantal betrokkenen om vervolgens uit te bouwen door meerdere medewerkers aan te laten haken.”

In dit artikel beschreven we al dat overstappen soms lastig is. Voor een succesvolle implementatie is het van belang dat gebruikers de verbetering inzien. Daarom is transparantie en open communicatie van belang: over het project, de voordelen voor alle betrokkenen – vooraf en tijdens de implementatie. Maak medewerkers nieuwsgierig en geef goed aan wat het hen oplevert.”

Sneeuwbaleffect

Mark: “Elk traject vergt een unieke aanpak. Geen organisatie is hetzelfde. Ik heb een aantal goede voorbeelden, waaronder de uitrol van MobiBon bij een zorginstelling voor gehandicaptenzorg. In de voorbereiding zijn er doordachte keuzes en afspraken gemaakt. Daarna volgde de daadwerkelijke uitrol waarbij we kozen voor een gefaseerde aanpak, waarbij een beperkt aantal personen betrokken waren. Deze groep was enthousiast en vertelde collega’s over hun ervaring waardoor er een positief sneeuwbaleffect ontstond van medewerkers die ook graag de MobiBon wilden gebruiken.”

Betrek een brede groep eindgebruikers bij de implementatie

Mark: “Voor het succesvol uitrollen van software is het essentieel dat degene die ermee gaat werken, aanstuurt op de verandering. Wanneer het door het bestuur of leidinggevende wordt opgelegd, ontstaat vaak het gevoel dat de verandering er doorheen wordt geduwd. Het is belangrijk dat er vanaf de start een mix van betrokkenen meebeslissen. Op die manier creëer je door alle lagen van de organisatie heen commitment. Daarnaast is het van belang om de rolverdeling en verantwoordelijkheden duidelijk af te stemmen. Als consultant ben je niet alleen bezig met de implementatie, conversie en uitrol van de software, maar juist ook met het managen van verwachtingen. Hoeveel tijd is de leverancier bezig? En hoeveel tijd kost het de organisatie om de uitrol in goede banen te leiden, de processen te beschrijven, data op te schonen en te controleren?”

De vraag achter de vraag: wat wil je bereiken als organisatie?

Mark: “Om de wensen van organisaties in kaart te brengen, proberen wij de vraag achter de vraag te achterhalen. Samen met klanten proberen we uit te zoomen, zodat we gezamenlijk naar het grote geheel kijken. Wat willen we bereiken én voor wie? Daarbij is het belangrijk dat de organisatie processen durft aan te passen en medewerkers uit vertrouwde patronen durft te halen.

Hiervoor is oprechte samenwerking nodig. Het valt op dat klanten zich steeds minder laten adviseren. Zij verwachten van software én leveranciers dat ze zich aanpassen aan hen. Dat kan: we kunnen alles automatiseren. Maar dat moet je niet altijd willen, want daar wordt software soms onnodig complex en duur van. Daarnaast is complexe software niet goed te onderhouden, up to date en veilig te houden.

De combinatie van software, de juiste invulling van de processen, de kennis en betrokkenheid van de medewerkers zijn de vereisten voor een succesvolle implementatie. Daarvoor is een nauwe samenwerking tussen ons en onze klanten echt een must. Daar staan we voor en geloven we in.”

Het vertrekpunt van een geslaagd implementatietraject zijn de doelstellingen en ambities van een organisatie. Inrichting, uitrol, training, livegang en nazorg volgen daarna. Al die factoren bepalen het succes. Elke organisatie pakt dit anders aan: onze adviseurs begeleiden organisaties van A tot Z. In deze rubriek geven de Bizon-collega’s hun gouden tips!

Verandering is eng

De implementatie en het uitrollen van nieuwe software of nieuwe functionaliteiten van software brengen verandering met zich mee. In onze videoserie ‘de klant in beeld’ licht Pinar Bilici (bewindvoerder bij de Nederlandse Budget Centrale) het al zo treffend toe; “Verandering is eng!”.

Zij is zeker niet de enige die er zo over denkt. Veel mensen vinden verandering eng of spannend. Jouw collega’s waarschijnlijk ook! Dus hoe neem je jouw mensen mee in het implementatieproces van nieuwe software? Hoe creëer je draagvlak voor deze veranderingen?

Tips van de experts van Bizon

Met ruim twintig jaar ervaring in de softwarebranche, hebben wij heel veel van deze veranderingstrajecten vanuit de softwarekant begeleid. In deze rubriek delen we daarom graag onze gouden tips!

Consultants Jordy van den Bosch en Thijs Jonker bijten het spits af.

De experttip van Jordy: neem de tijd en schoon op!

“Bij de implementatie van nieuwe software voor bewindvoering raak je de ‘core’ van de organisatie. De implementatie raakt alle processen van bewindvoering. Neem daarom de tijd om elk proces op de juiste wijze in te richten in de nieuwe software-omgeving, en de benodigde data goed over te zetten”, aldus Jordy.

Ook raadt Jordy aan om niet alles mee over te nemen uit het vorige softwarepakket: “Als je verhuist, rijd je ook een paar keer langs de milieustraat om overbodige spullen weg te brengen.”

De experttip van Thijs: Creëer draagvlak

“Neem zoveel mogelijk collega’s mee in het proces, zo creëer je intern draagvlak. Naast het creëren van draagvlak binnen je organisatie, is het verstandig om het implementatie- en conversieproces een beetje leuk te maken.”

“Onze klant Beaufin Bewindvoering & Budgetbeheer liet zien dat – met de juiste attitude en een gezonde competitiedrang – een traject waar veel organisaties huiverig voor zijn ook als leuk kan worden ervaren. Dat is een implementatie die me altijd bij zal blijven.” Benieuwd hoe Beaufin dat heeft aangepakt? Bekijk de case van Beaufin.

Implementatieplan en aanpak

Iedere implementatie van bewindvoeringsoftware is anders, maar er zijn een aantal basisstappen die we altijd doorlopen in dit proces. We beginnen altijd met een kick-off samen met de klant waarin:

1. We de behoeftes van de klant inventariseren. Wat zijn de wensen en ambities van een organisatie?
2. We een inventarisatie van de data van de klant maken. Hoe actueel zijn o.a. de budgetplannen?
3. We de werkprocessen inventariseren. Hoe is bijvoorbeeld het bank- en betaalproces geregeld?

Deze inventarisatie verwerken we in een implementatieplan dat we gebruiken als leidraad voor het complete implementatieproces. In dit plan is voldoende ruimte voor organisaties om bepaalde keuzes te maken: onze software is standaard, maar flexibel in te richten naar jouw wensen, behoeften en werkproces.

Maak het behapbaar

Bij de start van een implementatieproces voelt het soms alsof je een flinke berg gaat beklimmen. Bij Bizon vinden wij het belangrijk dat we tussentijds succesjes kunnen behalen én benoemen. We willen de top zo snel mogelijk bereiken, maar wél zonder struikelblokken of kleerscheuren. We kiezen daarom voor een gefaseerde aanpak.

De conversie van de data van het ene systeem naar het andere systeem splitsen we op in kleinere delen. Dan is bijvoorbeeld het inlezen van de cliëntstamgegevens een tussenstap: een van de vele milestones in het beklimmen van die berg. Met behulp van kleine succesjes ga je op weg naar een volledige, succesvolle implementatie.

Uitzonderingen, knelpunten en valkuilen

Op basis van eerdere implementaties weten we waar we op moeten letten. Welke uitzonderingen er vaker voor komen of eventuele knelpunten die de implementatie kunnen belemmeren. We zorgen daarom voor regelmatig overleg en contact tijdens deze projecten. We houden de lijntjes kort. Iedere klant heeft een vast aanspreekpunt: één van onze consultants. We geven advies, luisteren goed en zijn flexibel. Daarnaast verzorgen we trainingen om de key-users op te leiden.

Succesvolle aanpak

Een succesvolle aanpak valt of staat met een betrokken “implementatiemanager ” vanuit de organisatie die onze software gaat gebruiken. Implementaties vinden wij als consultants het leukste aan ons vak, maar wij kunnen de kar niet trekken bij een bewindvoerderskantoor waar de software wordt geïmplementeerd. Een manager of directeur die het implementatietraject ‘er even bij doet’ coacht de organisatie vaak niet naar een succesvol eindresultaat van het implementeren van de nieuwe software.

Een paar actuele voorbeelden van succesvolle implementatietrajecten hebben we voor je klaarstaan: bekijk deze cases van Balans Limburg en Goedbewind. Wil jij ook overstappen op software van Bizon? We helpen je graag!

Meer online aankopen

Even langs de winkel met een cliënt om een nieuwe broek of schoenen te kopen is nu niet mogelijk. Veel winkels zijn gesloten als gevolg van de maatregelen om het coronavirus onder controle te krijgen. Online aankopen voor de cliënt of de woongroep doe je met de betaalpas van de organisatie via iDeal, op nabetaling of via een factuur. Dat verschilt per organisatie en aankoop.

De administratie van de aankopen is bij veel organisaties goed geregeld. Met behulp van bijvoorbeeld de MobiBon worden de verschillende uitgaven adequaat vastgelegd en verantwoord.

Meer retouren

Door de toename van het aantal online aankopen groeit ook het aantal retouren. Je bestelt een nieuwe broek of een paar nieuwe schoenen voor een cliënt maar achteraf blijkt dat deze niet passen. Of je had meerdere maten besteld omdat je niet zeker wist welke de juiste was. In deze situaties stuur je overbodige artikelen terug naar de desbetreffende webshop. De webshop stort (een deel van) het aankoopbedrag terug op de bankrekening van de organisatie.

De administratieve afhandeling van deze retourstroom is arbeidsintensief en foutgevoelig. Het ontvangen bedrag is vaak moeilijk te herleiden omdat er weinig informatie meegegeven wordt in de bankmutatie. Bovendien wordt het teruggestorte geld vaak ontvangen op een bankrekening van de centrale administratie (het zorgkantoor of de back office) waar ze niet bekend zijn met het retourneren van de aankopen.

Creatieve oplossingen

Wat wij bij onze klanten zien gebeuren is dat de mogelijkheden om online aankopen te doen door zorgmedewerkers wordt beperkt. Het probleem voor de centrale administratie wordt kleiner omdat er geen/minder onbekende boekingen plaatsvinden, die tijdrovend zijn om te verwerken in de administratie.

De zorgmedewerker moet alleen nog wel die ene broek kopen voor zijn of haar cliënt. We zien bijvoorbeeld dat zorgmedewerkers “creatieve” oplossingen bedenken, door bijvoorbeeld de aankoop voor te schieten met eigen geld omdat de betreffende zorgmedewerker officieel geen online aankopen mag doen. De medewerker zal die aankoop mogelijk weer verrekenen met geld uit de kas.

Fraudegevoelig

Wij denken dat elke zorgorganisatie deze oplossingen niet als wenselijk ziet. Je wilt voorkomen dat zorgmedewerkers uitgaven gaan voorschieten met eigen geld en contant geld wil elke organisatie zoveel mogelijk terug dringen.

Vaak kunnen dergelijke processen eenvoudig in software worden ondersteund en administratief worden vastgelegd. Hiermee kunnen eventuele uitdagingen in deze processen worden opgelost of voorkomen.

Retouren vastleggen in de MobiBon

In de MobiBon is een nieuwe functionaliteit opgenomen om organisaties te helpen de administratie omtrent deze retouren beter te organiseren. De zorgmedewerker heeft namelijk de mogelijkheid om via de MobiBon retouren aan te melden bij de eigen administratie. Door die informatie decentraal vast te leggen kan op de centrale administratie de terugstorting van de webshop worden herkend en gekoppeld worden aan de betreffende medewerker.

Meer weten?

Dit is natuurlijk maar een voorbeeld in een groter geheel. Wij zijn daarom ook erg benieuwd hoe jouw organisatie omgaat met inkopen voor cliënten of de woongroep door zorgmedewerkers? En hoe maak je het zo gemakkelijk mogelijk voor hen?

Zullen we hier eens gedachten over uitwisselen? Of wil je graag precies weten hoe de retouren via de MobiBon worden vastgelegd? Neem dan, geheel vrijblijvend, contact op met Frank van Lieshout, onze software adviseur voor de zorg!

Uit onderzoek van Lastpass (password tool) blijkt dat een zakelijke gebruiker gemiddeld 191 wachtwoorden heeft. Dit zijn er zoveel, dat het lastig is om deze allemaal te onthouden. Daarom kiest men vaak een makkelijk te onthouden wachtwoord. Ook wordt ditzelfde wachtwoord dan over het algemeen voor meerdere doeleinden gebruikt. Hierdoor loop je natuurlijk enorm veel risico wanneer iemand anders dat wachtwoord weet.

Brute Force Attack

Een methode die gebruikt wordt door hackers om in te kunnen loggen is een Brute Force attack. Een Brute Force attack is een methode waarbij de hacker probeert (geautomatiseerd) het wachtwoord te raden door gebruik te maken van brute kracht oftewel het gebruiken van de rekenkracht van een goede computer. In feite worden er allerlei opties uitgeprobeerd. Maar de computers worden wel voorzien van combinaties die vaak voorkomen om ze op weg te helpen. Denk hier bij aan:

• het proberen van woorden uit een woordenboek,
• het proberen van een lijst met veel gebruikte wachtwoorden of
• een combinatie van cijfers en letters.

3320 biljoen mogelijkheden

Voor een wachtwoord dat uit 8 kleine letters bestaat, zijn er 217 miljard combinaties. Daar hoort namelijk de volgende rekensom bij: 26 + 26² + 26³ + 26 ⁴ + 26⁵ + 26⁶ + 26⁷ + 26⁸ = 217 miljard. Voeg je ook hoofdletters en 10 cijfers aan een wachtwoord toe (totaal 62 tekens) kom je op 222 biljoen mogelijkheden.  Neem je ook nog vreemde karakters mee(totaal 87 mogelijke karakters), dan zijn er 3320 biljoen mogelijkheden.

We kiezen echter wachtwoorden die makkelijk te onthouden zijn. Vaak betekent dat, dat we combinaties kiezen die vaker voorkomen. Dat weten hackers ook en daar spelen ze op in. Met andere woorden, ze nemen deze combinaties mee in hun de berekening waardoor ze het wachtwoord sneller kunnen raden.

Snelheid

Het uitvoeren van een Brute Force attack kan een tijdrovende klus zijn. Dat is afhankelijk van de kracht van de machine die het uitvoert. Als we ervan uitgaan dat er tijdens een Brute Force attack 3.000.000 pogingen per seconde gedaan worden, kunnen we berekenen hoe lang het duurt voordat alle mogelijkheden geprobeerd zijn.

Ter illustratie: alle mogelijkheden van een wachtwoord dat bestaat uit 8 kleine letters, kun je met een Brute Force attack hebben geprobeerd in iets meer dan 20 uur. De 217 miljard mogelijkheden delen door 3.000.000 pogingen per seconde betekent het dat alle mogelijkheden in 72.333 seconden zijn geprobeerd.

In vergelijking bij een wachtwoord dat bestaat uit een combinatie van 8 kleine letters, hoofdletters, cijfers en vreemde karakters duurt het 35 jaar om alle mogelijkheden uit te proberen. 3320 biljoen mogelijkheden delen door 3.000.000 pogingen per seconde komt neer op 1.106.666.666,67 seconden waarin alle mogelijkheden geprobeerd kunnen worden. Dat is meer dan 35 jaar.

Het loont dus echt om zoveel mogelijk verschillende karakters te gebruiken.

Willekeur

Naast het aantal mogelijke karakters is het ook verstandig om een willekeur te gebruiken in de karakters bij het kiezen van een wachtwoord. Vaak wordt er geprobeerd om binnen te dringen door bepaalde woorden te proberen die vaak als wachtwoord voorkomen. Daarnaast past een hacker ook grammaticaregels toe om het aantal mogelijkheden naar beneden te brengen. Het lijkt daarom verstandig om karakters te wijzigen, maar dat is niet altijd zo. In de praktijk blijkt het al dat er vaak dezelfde variaties worden gekozen, bijvoorbeeld een o wordt een 0 (nul) en een e wordt een 3. Een hacker zal hier dus rekening mee houden.

Lengte; lang, langer, langst

Wanneer je een lang wachtwoord toch wil kunnen onthouden kan je het beste voor een passphrase gaan. Dit is een combinatie van verschillende woorden waardoor het eenvoudiger te onthouden is. Dan neig je er al snel naar om een bepaalde zin of spreuk te gebruiken. Dat maakt het raden voor hackers natuurlijk weer makkelijker. Je kunt beter verschillende woorden gebruiken die niets met elkaar te maken hebben.

Periodiek wijzigen is meer schijnveiligheid

Vaak wordt er gevraagd om een wachtwoord periodiek te wijzigen. Er wordt dan aangegeven dat dit de veiligheid ten goede komt. Toch kan dit ook het tegenovergestelde effect hebben. Doordat men een volgnummer aan hun wachtwoord toevoegt en dit nummer ophoogt wanneer het wachtwoord weer veranderd moet worden. In het ergste geval wordt het wachtwoord ergens opgeschreven. Nooit doen dus!

Periodiek laten wijzigen van wachtwoorden biedt dus eigenlijk schijnveiligheid. Het probleem blijft namelijk nog steeds bestaan, de gebruiker heeft een onveilig, zwak wachtwoord. Zorg er daarom altijd voor dat je een sterk wachtwoord gebruikt!

Sterk wachtwoord

Maar wat maakt een wachtwoord sterk? 7 tips voor een sterk wachtwoord:

1. Complexe wachtwoorden gebruiken
2. Account blokkeren wanneer het aantal foute inlogpogingen wordt overschreden
3. Passphrase gebruiken met daarin woorden uit meerdere talen die niets met elkaar te maken hebben
4. Gebruik geen bekende uitspraken
5. Gebruik een wachtwoord nooit meerdere keren
6. Gebruik een (lokale) Password Vault om wachtwoorden in op te slaan.
7. Sla geen wachtwoorden op in je browser

Tools

Er bestaan veel tools waarin wachtwoorden opgeslagen kunnen worden. Hierdoor hoef je niet meer alle wachtwoorden zelf te onthouden, en kan je zeer complexe wachtwoorden gaan gebruiken zoals bijvoorbeeld QU-SLK:Ak]W3. Een dusdanig wachtwoord is bijna onmogelijk om te onthouden. Wat je dan kunt doen is dit opslaan in een zogenaamd password vault. Dit is een kluis waarin je kunt inloggen met een wachtwoord om andere wachtwoorden in op te vragen. Wanneer je gebruik maakt van een password vault hoef je dus in feite maar 1 wachtwoord te onthouden. Dat klinkt toch beter dan 191, vind je niet?

Multifactorauthenticatie (MFA)

Vaak is zo’n password vault ook nog extra beveiligd door middel van multifactorauthenticatie (MFA). Daarbij moet je jouw inlogpoging bevestigen door middel van bijvoorbeeld een app.

MFA is een methode om de authenticiteit van een gebruiker te verifiëren met behulp van meerdere factoren. Dergelijke factoren bestaan doorgaans uit: iets dat de gebruiker weet, zoals een wachtwoord of pincode en iets dat de gebruiker heeft, zoals een app op de telefoon.

Door meerdere factoren te combineren wordt de beveiliging aangescherpt!

Een standaard formaat & e-facturatienetwerk

Een pdf-factuur is geen e-factuur, dat legden we onlangs uit in het artikel ‘Elektronisch factureren ≠ PDF facturen mailen’. Een e-factuur is digitaal opgebouwd volgens een vaste structuur. De gegevens op die factuur kunnen door financiële software worden gelezen en verwerkt. Bij e-factureren wordt er gebruik gemaakt van een standaard formaat, namelijk UBL dat staat voor Universal Business Language. Het UBL formaat is de internationale standaard voor e-factureren in Europa. Daarnaast wordt voor het ontvangen en verzenden van e-facturen bij voorkeur gebruik gemaakt van een e-facturatienetwerk zoals bijvoorbeeld PEPPOL.

Dit levert drie belangrijke voordelen op voor het ontvangen en verwerken van facturen:

1.     Veiliger

Omdat een e-factuur van systeem naar systeem wordt uitgewisseld, is er geen kans op menselijke fouten. Deze digitale facturen zijn dus extreem veilig. Bovendien kan een e-factuur niet kwijtraken, aan de verkeerde persoon geleverd worden of verkeerd worden verwerkt.

Doordat e-facturen worden ontvangen en verzonden via een e-facturatienetwerk, zijn een paar zaken echt goed geregeld. Denk aan de Know Your Customer (KYC) vereisten voor het registreren op het netwerk. Dit heeft als voordeel dat er controle plaatsvind op de authenticiteit van de verzender. Hierdoor weet je altijd zeker dat de verzender van de factuur is gecontroleerd op bestaan en hij de facturen ook echt mág versturen.

Maar ook het bestandsformaat en de registratie van de ontvanger in het netwerk worden gecontroleerd. Een e-factuur wordt standaard gecontroleerd op een aantal unieke kenmerken op het e-facturatienetwerk, waaronder het Kvk-nummer. Dit betekent het einde van spookfacturen en hierdoor behoren dubbele facturen tot het verleden.

2.     Goedkoper

Doordat facturen eenvoudiger en sneller kunnen worden verwerkt, kun je profiteren van significant lagere kosten bij het verwerken van e-facturen.

Diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (Aberdeen Group, Hackett en Gartner) hebben zich over de jaren heen verdiept in de mogelijke besparing op het afhandelen en verwerken van inkoopfacturen binnen organisaties. Uit verschillende onderzoeken, uitgezet bij zowel grote als kleine ondernemingen, blijkt dat er aanzienlijk bespaard kan worden door over te stappen op het volledig digitaal en geautomatiseerd verwerken van de inkoopfacturen.

Onderzoeksbureau Aberdeen Group berekende dat de verwerking van een papieren factuur gemiddeld 25 euro kost, terwijl de verwerkingskosten van een e-factuur slechts 2,50 euro zijn. Volgens het CBS is op dit moment nog maar 15 procent van alle inkoopfacturen digitaal in Nederland.

Enkele interessante cijfers uit diverse onderzoeken zijn:

• De verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost dan 9 euro;
• Bij 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt, waardoor de verwerkingstijd met 9 dagen toeneemt en de gemiddelde kosten per factuur stijgen boven de 20 euro;
• De kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur zijn 10 keer groter bij een organisatie die dit proces niet geautomatiseerd heeft (ongeveer 25 euro) dan bij een organisatie die dit wel geautomatiseerd heeft (ongeveer 2,50 euro);
• Digitale factuurverwerking leidt tot 83% lagere kosten voor de verwerking van inkoopfacturen; Digitale factuurverwerking leidt tot 82,7% snellere verwerking van de inkoopfacturen ten opzichte van de traditionele verwerking;
• Gemiddeld heeft 47% van de organisaties geen inzicht in het verwerkingsproces, laat staan in de kosten;

De financiële administratie besteedt gemiddeld 25% van de tijd aan niet financieel administratieve werkzaamheden zoals het beantwoorden van leveranciersvragen en/of het oplossen van geschillen. De overige 75% wordt besteed aan de financieel administratieve handelingen waarop dus aanzienlijk bespaard kan worden wanneer je inkoopfacturen elektronisch ontvangt en verwerkt.

3.     Sneller

Naast de kostenbesparing, bespaart e-facturatie ook tijd. E-facturen staan bijna direct klaar in de financiële software. Er zijn minder handelingen nodig om facturen te verwerken. Omdat de facturen direct in de boekhouding terecht komen, hoeven ze alleen nog gecontroleerd te worden. Daardoor kunnen ze sneller geaccordeerd worden door de ontvanger. Gemiddeld wordt een e-factuur zeven dagen eerder betaald dan een papieren factuur.

Doordat gegevens snel worden uitgewisseld, heb je als ontvanger real time inzicht in de procuratie status van de factuur. Dit betekent altijd een up-to-date boekhouding en een volledig digitaal archief. Tot slot, is het een mooie meevaller dat papieren facturen helemaal worden teruggedrongen, dat is veel duurzamer.

Wil je meer weten?

Om te bekijken hoe veiliger, goedkoper en sneller jouw organisatie facturen kan verwerken, neem vrijblijvend contact op met Frank van Lieshout. Of vraag de ‘Product Info Sheet e-factureren’ aan.

Even opfrissen

Sinds november 2017 nodigen alle rechtbanken professionele bewindvoerders uit om digitaal te gaan communiceren in bewindszaken. De rechtbanken werken volledig digitaal in het Toezicht-systeem, waarop professionele bewindvoerders zich aansluiten met een systeemkoppeling om digitaal te communiceren in bewindszaken. Daar kun je als professioneel bewindvoerder niet meer omheen. Dus dat is je vast ook niet ontgaan!

Digitaal toezicht bewind

Concreet betekent het Digitaal Toezicht bewind dat de bewindvoerder en rechtbank alle informatie die van belang is digitaal naar elkaar kunnen versturen. De informatie wordt dan rechtstreeks vanuit het kantoorsysteem van de bewindvoerder verstuurd naar het Toezicht-systeem van de rechtbank. Denk hierbij aan de boedelbeschrijving, rekening & verantwoording (R&V), (machtings)verzoek en zaakcorrespondentie etc.

Deze koppeling is in de software voor bewindvoerders van Bizon dan ook goed geregeld, het merendeel van onze klanten in de bewindvoering is al live met de KEI module. Maar de ontwikkeling in deze digitalisering stopt niet, dus we zetten de laatste ontwikkelingen voor je op een rij.

Laatste ontwikkelingen: Rechtspraak Zaakservice V2

De Rechtspraak heeft een nieuwe versie van de ZaakService aangekondigd. De software van Bizon is hierop aangepast. Er is een nieuwe rechtspraak DLL gemaakt en de zaakservice is geïmplementeerd. Dit klinkt als een vrij technisch verhaal maar heeft ook voordelen voor de bewindvoerder.

Een voordeel van deze nieuwe zaakservice is de extra zaak informatie, die beschikbaar komt en nu dus ook direct getoond wordt in IBS. Zoals bijvoorbeeld de grond waarop iemand onder bewind is gesteld is, maar ook of iemand in staat is de R&V te beoordelen en of hij/zij is ingeschreven in het register. Dat is nu direct zichtbaar in IBS, doordat de rechtspraak deze informatie rechtstreeks met je deelt, deze hoef je dus niet zelf meer vast te leggen.

Nieuwe Formulieren R&V en Boedelbeschrijving versie 5

Ook heeft de rechtspraak nieuwe versies van bestaande formulieren aangekondigd. Vaak betreft dit nieuwe vragen op het formulier of extra rubrieken in het blok met inkomen en uitgaven.

In de bewindvoering software van Bizon zijn deze formulieren vanaf de oktober 2020 versie beschikbaar naast de huidige formulieren. Let op: voor een aantal formulieren worden oude versies vanaf 2021 niet meer geaccepteerd!

Overige wijzigingen

Andere aanpassingen met betrekking tot de rechtspraak module in IBS zijn:

• Het is nu makkelijker om de bijlages te openen. Ook worden de bijlages direct opgeslagen in het digitaal dossier van de betreffende cliënt.
• Signaal bij reactie rechtbank. Het systeem zal nu naast een formulier ook een taak aanmaken wanneer de status van het formulier gewijzigd is.
• Nieuwe versie beloning. In de nieuwe versie voor ‘Beloning’ wordt gevraagd om ‘Aantal extra uren’.
• Een formulier versie heeft een bepaalde looptijd, een formulier mag pas ingediend worden na de startdatum van het formulier, na verloop van de einddatum mag het formulier juist niet meer ingediend worden. Het is dus van belang het juiste formulier te selecteren. IBS zal op basis van de geldigheid van een formulier versie het juiste formulier aanbieden.
• Vanuit rechtspraak zijn met betrekking tot de Ingangsdatum Beloning maar liefst vier relevantie regels gedefinieerd op het veld ‘Ingangsdatum’. Routine voor toepassen relevantieregels is hier nu voor aangepast.

Profielen

Onze software voorzag daarin al met behulp van profielen waarin een verzameling taken was opgenomen. In werkelijkheid bestaan werkprocessen vaak uit een logische volgorde van activiteiten. Vaak dient eerst de ene taak of activiteit te zijn afgehandeld voordat de andere wordt gestart. In sommige gevallen zijn taken zelfs afhankelijk van elkaar. Daarom hebben we dynamische processen toegevoegd aan de workflow module in IBS.

Dynamische processen

Dynamische processen maken het mogelijk om vooraf een proces in te richten. Een proces bestaat uit taken die gelijktijdig of achter elkaar afgehandeld moeten worden. Bij uitvoering van een taak zijn er bevindingen en ervaringen op basis daarvan kan een keuze gemaakt worden uit de voorstelde resultaten. Afhankelijk van het resultaat worden vervolgtaken aangemaakt, die dan weer opgepakt kunnen worden totdat het proces (alle taken) afgehandeld zijn.

Het procesmatig werken kan vele voordelen bieden, alle medewerkers werken op een uniforme wijze. Ze krijgen vanuit het proces uitgebreide werkinstructies en met behulp van de gerichte checklist kan de taakhouder heel precies de stapjes uitvoeren en bewaken. Nieuwe medewerkers worden nu aan de hand genomen en hebben minder hulp van senior collega’s nodig.

Werken met dynamische workflow zal zeker een positieve invloed hebben op de geleverde kwaliteit en productie. Doordat alleen de relevante taken in de werkvoorraad actief worden, komen er minder taken, de taakhouder en de manager behouden het overzicht.

Bij het uitvoeren van de processtappen kan de gebruiker in zijn takenlijst de vanuit het proces aangegeven zaken regelen. Met behulp van een filter kan ook de afhandeling van al afgehandelde taken binnen het proces in gezien worden.

In samenwerking met onze klanten gaan we een aantal standaard processen inventariseren, beschrijven en bouwen in IBS. Alle klanten mogen gebruik maken van deze standaard processen (de templates). Vergelijkbaar met de standaard brieven kan de klant een Bizon proces template aanpassen, aanvullen of zelf een geheel nieuw proces bouwen.

Klanten maken gratis gebruik van de dynamisch workflows

Klanten kunnen de dynamisch workflows gratis in gebruik te nemen binnen de module workflow. De dynamisch workflows vervangen de profielen. Maakte je gebruik van profielen, dan kunnen die omgezet worden naar processen. Bekijk de E-Learning Video voor de gedetailleerde informatie over dynamische workflows. Of neem voor meer informatie contact op met je consultant of Ruud Stijnen.

Meer weten over onze bewindvoering software?

Maak je nog geen gebruik van onze software maar ben je wel nieuwsgierig geworden? Voor meer informatie over onze Inkomensbeheer en Bewindvoering Software (IBS) neem vrijblijvend contact op met Ruud Stijnen!

De oktober versie van onze applicaties is beschikbaar. In dit artikel worden de hoogtepunten uit deze versie per applicatie opgesomd. Per applicatie worden de belangrijkste aanvullingen en wijzigingen weergegeven.

Algemeen: stabiliteit, performance en beveiliging

Bij elke nieuwe update kijken we kritisch naar onze applicaties. Omdat we standaard software ontwikkelen, die we flexibel kunnen inrichten naar de wensen c.q. werkprocessen van onze klanten, moeten we altijd goed bekijken hoe nieuwe toevoegingen en/of aanpassingen de software kunnen beïnvloeden. Deze software moet goed te onderhouden blijven om continuïteit en stabiliteit te kunnen bieden, nu en in de toekomst.

Daarnaast kijken we altijd naar algehele performance en doen we er alles aan om deze zo hoog mogelijk te houden, maar wel de gewenste optimalisatie te realiseren. Bovendien staat beveiliging ook altijd hoog op de ontwikkel agenda.

Voor alle uitgebreide aanpassingen en wijzingen met betrekking tot bovenstaande zaken verwijzen we naar onze releasenotes.

Bewindvoering Software

In onze bewindvoering software wordt al langer gewerkt met behulp van zogenoemde Dashboards. Vanuit deze dashboards zie je waar het werk ligt en kun je dat direct oppakken door erop door te klikken. Met de dashboards zie je dus razendsnel waar de knelpunten liggen. Je behoudt het totaal overzicht “over je cliënten heen”.

In de oktober versie van onze Inkomensbeheer en Bewindvoering Software (IBS) is zowel het taakhouder dashboard als het cliënt dashboard verbeterd. Voor deze belangrijke onderdelen is de performance verbeterd. Maar er zijn ook belangrijke kengetallen m.b.t. cruciale processen, zoals de postverwerking en betaal- en bankprocessen, aangepast of toegevoegd om het inzicht voor bewindvoerders te verbeteren.

Voor een overzicht van alle gedetailleerde aanvullingen en wijzigingen verwijzen we naar de What’s New video’s die we voor klanten hebben opgenomen. Of bekijk de uitgebreide opsomming in de releasenotes.

Natuurlijk zijn niet alleen de dashboards onder handen genomen. Andere belangrijke aanvullingen en/of wijzigingen in ons Inkomensbeheer en Bewindvoering Software (IBS) zijn onder andere:

• In IBS Mobile (Mijn Bizon app) is het mogelijk om vanuit de backoffice omgeving mee te kijken met de cliënten. Tevens is het vanaf nu mogelijk om per cliënt de beschikbare opties aan of uit te zetten.
• Er is een nieuwe opzet van het scherm ‘Onderhoud schulden’ en het berekenen van een aflossingsvoorstel is volledig vernieuwd, bovendien kan het voorstel nu aangepast worden.
• Het is nu ook mogelijk de jaarcijfers van meerdere cliënten te vergelijken. Hierdoor kan je ook snel controleren of de bewindvoerderskosten betaald zijn. Daarnaast zijn verschillende totalen en een gemiddelde toegevoegd. Zodat je in één overzicht een duidelijk beeld krijgt hoe een cliënt er financieel voor staat ten opzichte van het budgetplan en waar eventueel moet worden bijgestuurd.
• Het is mogelijk om zogeheten kladblok opdrachten aan te maken. Het opdrachten scherm speelt een prominente rol en wordt vaak bekeken. Daar willen klanten bepaalde signalen terug vinden maar we willen ruis voorkomen. Daarom zijn de kladblok opdrachten in het leven geroepen.
• De opzet van het maken van rapportages en versturen van brieven (distributie) is vernieuwd. Dit betreft met name een technische aanpassing, namelijk een nieuwe versie van een geïntegreerde rapportage tool. Daarmee kunnen we onderhoud beter waarborgen en is de aansturing van logo’s en briefpapier verbeterd voor de eerste pagina en vervolg pagina’s.
• Bij de definities van de standaard brieven kan je nu vooraf de bij te voegen bijlagen al aangeven zodat bij het opstellen van de brief, die bijlagen al automatisch voorgeselecteerd zijn.
• Tot slot, is het mogelijk om gebruik te maken van Dynamische workflows. Dit is een compleet nieuw onderdeel en gratis in gebruik te nemen binnen de module workflow. Het vervangt de profielen, gebruik je profielen dan kunnen die omgezet worden naar dynamische workflows. Wat zijn dynamische workflows? Dat lees je hier.

Voor alle overige aanvullingen en wijzigingen in IBS we naar de Whats New video’s of de uitgebreide releasenotes.

Mobibon

Een medewerker kan, indien hij/zij daarvoor geautoriseerd is, ook de transacties van andere medewerkers verrijken. Dit kan handig zijn als een medewerker de kasbeheerder is, een collega afwezig is, uit dienst is of wanneer er geen individuele accounts beschikbaar zijn. De autorisatie hangt samen met de autorisatie in het WebKasBankBoek.

WebKasBankBoek

Een belangrijke aanvulling op het WebKasBankBoek is de nieuwe aanvullende module “Kwaliteit en controle”. Deze module is gebouwd voor organisaties die willen anticiperen op administratieve afwijkingen en/of mogelijk ongewenst gedrag van medewerkers. De module vergroot het inzicht in de naleving van de kasprocedures door continu te monitoren en te signaleren op verdachte situaties. Daarnaast verbetert de kwaliteit doordat je stuurt op vastgestelde procedures die in de organisatie gelden.

Digitalisering is een speerpunt binnen steeds meer organisaties. M.b.v. de MobiBon worden volop foto’s gekoppeld aan transacties. Ook op andere manieren worden de transacties voorzien van een bijlage. Via het WebKasBankBoek kan een bijlage, bijvoorbeeld een PDF, gekoppeld worden aan een transactie of betaalopdracht. Vanaf nu worden bijlages, indien het PFD of afbeeldingbestanden zijn, ook direct zichtbaar bij de bon weergave van de transactie, deze hoeven niet eerst gedownload te worden alvorens deze geopend kunnen worden.

CGA – Clientgelden Administratie

Verder zijn de belangrijkste wijzigingen met betrekking tot Cliëntgelden Administratie (CGA) onder andere:

• Bestedingsruimte op basis van de begroting tonen.
• Nieuwe functie beoordelen over-begroting. Doel van deze nieuwe functie is om opdrachten te ‘markeren’ als zijnde een opdracht die een begrotingsoverschrijding gaat veroorzaken zodat men hierop kan anticiperen.
• Met betrekking tot pasbeheer is de medewerker status nieuw toegevoegd. Bij het wijzigen van de status van de medewerker zal het systeem ook controleren op betaalpassen die zijn gekoppeld aan de medewerker.

 Voor een overzicht van alle gedetailleerde aanvullingen en wijzigingen verwijzen we naar de Whats New Video’s die we voor klanten hebben opgenomen. Of bekijk de uitgebreide releasenotes.

Finall

De belangrijkste wijzigingen in Finall hebben betrekking op de inrichting en het gebruik van automatische wachtrijen. Daarnaast is er een nieuwe opzet voor het maken van PDF bestanden voor externe ontvangers. Finall biedt nu de mogelijkheid om briefpapier toe te voegen in de applicatie. Het gaat dan vooral om het verzenden van facturen, brieven zoals aanmaningen en betaalspecificaties.

Voor alle uitgebreide aanvullingen en wijzingen in Finall verwijzen we naar onze releasenotes.

Meer weten?

Wil je meer weten over een van de bovenstaande beschreven aanpassingen? Of nieuwe functionaliteiten in gebruik nemen? Neem dan contact op je consultant, de helpdesk, Ruud Stijnen of Frank van Lieshout! Ook bij andere vragen helpen we je graag, schroom niet om contact op te nemen.

Een PDF is geen E-factuur

De meeste facturen worden per mail verstuurd en ontvangen. Wanneer organisaties digitaal facturen verwerken, bedoelen ze vaak dat ze per mail de factuur versturen/ontvangen in de vorm van een PDF of Word-document. Dat is echt nog iets anders dan e-factureren. Mails worden persoonlijk verstuurd en de bijlages worden handmatig opgeslagen. Dat kost tijd en er kunnen fouten worden gemaakt.

E-factureren

E-factureren gaat verder. Bij e-factureren worden er elektronische facturen verstuurd. Een e-factuur is digitaal opgebouwd volgens een vaste structuur. De gegevens op die factuur kunnen door financiële software worden gelezen en verwerkt. Daardoor hoef je geen mails meer te versturen en bijlages op te slaan. Want de gegevens kunnen vanuit het ene software pakket digitaal en geautomatiseerd worden verwerkt in het ander softwarepakket.

Daarna hoeft de financiële administratie alleen te controleren en eventueel te corrigeren. Geen handmatige tijdrovende werkzaamheden meer!

UBL standaard formaat

Bij e-factureren wordt er daarom gebruik gemaakt van een standaard formaat voor elektronische facturen. Die standaard is UBL en staat voor Universal Business Language. UBL is de internationale standaard voor e-factureren.

Voordelen van e-facturen

E-facturen brengt een hoop voordelen met zich mee, zoals:

• Minder foutgevoelig
• Sneller en goedkoper
• Milieu vriendelijker
• Einde van spookfacturen

Wil je meer weten?

Met FactFlow is e-factureren mogelijk. Neem vrijblijvend contact op met Frank van Lieshout, hij vertelt je graag meer!

Even voorstellen..

Marc Schrievers en Sofie Meijs sluiten deze serie van interviews af. Ze stellen zich even voor en vertellen wat ze doen bij Bizon.

Marc: “Binnen Bizon heb ik een aantal verschillende petten op. Twaalf jaar geleden begon ik bij Bizon als functioneel consultant in de Retail branche. In deze rol ga ik bij klanten langs die vraagstukken hebben of advies wensen met betrekking tot het gebruik van onze applicatie Finall. Bovendien voer ik updates van Finall bij klanten uit. Daarnaast ben ik meer de techniek ingegaan en ook technisch consultant geworden. Daarbij doe ik installaties, word ik ingeschakeld bij technische problemen bij klantomgevingen of als de helpdesk niet uit een  technische vraagstuk komt.”

Sofie: “Al bijna zes jaar ben ik verantwoordelijk voor allerlei marketing en communicatie activiteiten binnen Bizon. Het eerste jaar deed ik dat parttime. We willen graag goed contact met onze diverse klantengroep en ze voorzien in relevante informatie. Dat gebeurt vaak één op één tussen de klant en consultant. Wanneer we grotere groepen aanspreken dan ben ik vaak daarbij betrokken. Zo probeer ik de interessante nieuwtjes, tips en tricks en ontwikkelingen te filteren en te verzamelen voor op de website, sociale media, nieuwsbrieven, webinars en klantendagen.”

Altijd in ontwikkeling

Bij Bizon zijn we altijd in ontwikkeling. Niet alleen de software maar ook persoonlijke ontwikkeling is belangrijk.

Marc: “Ik heb altijd al affiniteit met de technische kant gehad en dat zagen mijn collega’s ook. Bij Bizon krijg je veel vrijheid om te ontdekken wat je precies wil. Zo heb ik ook de mogelijkheid gekregen om meer de techniek in te gaan. Dat maakt de werkomgeving erg prettig. We krijgen altijd de mogelijkheid om te blijven leren en ontwikkelen. We worden uitgedaagd om altijd op zoek te gaan naar welke nieuwe functionaliteiten er relevant kunnen zijn in de software. Dat is denk ik ook wel noodzakelijk als softwarebedrijf. Maar daarbij is ook ruimte om juist die dingen te doen die je zelf leuk vindt.”

20 jaar Bizon

15 september 2020 bestond Bizon precies 20 jaar. Hoe kijken Marc en Sofie daar op terug?

Sofie: “Ik loop nog lang niet zolang mee als het gros van mijn collega’s. Zowel bij Bizon als in de software branche. Soms tijdens de lunch hoor ik verhalen over hoe de implementaties vroeger gingen, met een berg floppy’s (voor de Bizon tijd) naar de klant. Dat floppy ken ik nog wel, daar speelde ik mijn eerste computer spellen mee. Maar dan sta ik echt versteld hoe snel de digitale technologieën elkaar opvolgen en dat we daar aan mee mogen doen. Nu ligt de focus op apps, overal snel toegang krijgen tot de juiste informatie en goede informatie uitwisseling tussen systemen. We zijn dan niet het grootste jongetje van de klas maar hebben wel degelijk onze eigen visie op deze ontwikkelingen en houden daarbij altijd de klant in gedachten. En ik vind het erg bewonderenswaardig dat die visie in de kern niet is veranderd maar al 20 jaar staat!”

Marc: “Er zijn verschillende uitjes me bijgebleven de afgelopen twaalf jaar. Maar ook de verbouwing, de moderne en open kantoorruimte die we nu hebben, draagt bij aan mijn werkplezier. Daarnaast ben ik blij met mijn persoonlijke groei. Vanuit mijn rol als technisch consultant heb ik onze Hosting omgeving mogen opzetten. Wij bieden klanten de mogelijkheid onze applicaties te hosten en eventueel aan te vullen met een virtuele werkplek. Daardoor kunnen we voor sommige klanten in de rol van totaal leverancier voorzien. Zij hebben dan één aanspreekpunt waarmee ze alles kunnen regelen. Ook ben ik verantwoordelijk voor het onderhoud van onze Hosting omgeving. Sinds Bizon ISO gecertificeerd is, mag ik ook de rol van Security Officer vervullen. Ik hoef me dus niet te vervelen.”

Bizon sfeer

Marc: “Ik krijg er energie van als er zich zaken voordoen, waar ik me nog niet eerder in heb moeten verdiepen. Ik vind het dan interessant om me daarin te verdiepen en mijn kennis uit te breiden. En uiteindelijk de klant daarmee weer van dienst te kunnen zijn.”

Sofie: “De passie en gedrevenheid voor het maken van gedegen financiële software en de grote hoeveelheid kennis die mijn collega’s bezitten, maakt mijn werk ontzettend uitdagend en veelzijdig.  Ik werk nauw samen met veel collega’s. Bizon is een prettige werkplek waar je “echt” deel uit maakt van een hecht en gezellig team.

Marc: “Het is een familiaire omgeving, het is gezellig, iedereen staat voor elkaar klaar. Kortom een fijne werksfeer. Ook buiten het werk om worden er leuke uitjes georganiseerd. En we sporten samen, elke middag een potje tafelvoetbal ;).”

Twee van de gezichten achter Bizon zijn Mark en Ineke, beiden met name actief voor onze klanten in de zorg. Ook zij vertellen over werken bij Bizon.

Mark: “Ik ben bij Bizon verantwoordelijk voor het productbeleid van het Cliëntgelden systeem. Daarnaast ben ik consultant en implementeer ik de software bij klanten. Inmiddels werk ik 13 jaar bij Bizon. Voor mij betekent dat werken in een dynamische omgeving, waar veel gebeurt, waarin je samenwerkt met leuke collega’s en fijne klanten. Ik heb een behoorlijk uitgebreid takenpakket maar de meeste energie krijg ik van software beter en mooier maken.”

Ineke: “Ik werk sinds 1 augustus 2004, dus al 16 jaar, bij Bizon. Ik ben consultant voor met name klanten in de gezondheidszorg en gehandicaptenzorg. Ik verzorg implementaties van Finall en van het WebKasBankBoek in combinatie met CGA. Ik vind Bizon een gezellig en prettig bedrijf met fijne collega’s. Voor mij voelt het een beetje als familie. Die Brabantse gezelligheid trok me direct aan toen ik hier kwam werken.”

Veranderingen en bijzondere momenten

Ineke en Mark zijn 16 en 13 jaar werkzaam. In die jaren is er veel gebeurd en veranderd. Wat is ze het meeste bij gebleven.

Mark: “Een van de mooiste ontwikkelingen bij Bizon vind ik de evolutie die onze software heeft doorgemaakt. Toen ik begon bij Bizon lag de focus met name op financiële administratieve processen bij organisaties. Dat heeft zich uitgebreid naar, voor sommige klantgroepen, een ERP oplossing waarin document management, workflow en online oplossingen zijn opgenomen.”

Ineke: “Dat Theo mij destijds die uitdaging heeft geboden daar ben ik heel blij om. Daarvoor werkte ik als applicatiebeheerder voor Finall bij een klant van Bizon. Ik ben Theo daarvoor nog altijd dankbaar want het heeft me 16 mooie jaren opgeleverd.”

Mark: “Er zijn voor mij verschillende bijzondere momenten geweest in de jaren dat ik bij Bizon werk. Maar die eerste klanten blijven me toch altijd bij.”

Ook Ineke beaamt dat: “Als ik terugdenk aan 16 jaar geleden blijft mijn eerste klantbezoek me bij. Ik kwam binnen met een glijpartij. Met mijn nieuwe laptop bij het allereerste bezoek aan die klant gleed ik uit en lag ik languit in de gang. Dat vergeet je nooit meer. Gelukkig ging de rest van de implementatie zonder uitglijders.”

Mark: “De ruimte en de vrijheid die je binnen Bizon krijgt om je te ontwikkelen en het pad te kiezen dat bij jou past. Daar heb ik de vruchten van geplukt waardoor ik me veel meer op productontwikkeling heb kunnen richten. Daardoor mocht ik FactFlow intern gaan ontwikkelen. Toen de eerste klanten daarmee live waren was dat voor mij een bijzondere mijlpaal. Dat ik daarna productmanager werd voor het Cliëntgelden systeem vond ik ook speciaal. Het WebKaskBankBoek hebben we echt een functionele boost gegeven, de look and feel grondig aangepakt en browser onafhankelijk gemaakt. Later is daar de MobiBon aan toegevoegd. Die laat zien dat we klaar zijn voor de toekomst.“

Domeinkennis

Bij Bizon begrijpen we hoe jouw financiële administratie werkt. Daarvoor hebben we veel kennis en ervaring in huis. Ook Ineke en Mark onderstrepen dit.

Ineke: “Wij hebben als consultants ontzettend veel domeinkennis. We kennen de markt waarop onze klant zich beweegt. We zijn een wat kleinere organisatie waardoor we snel kunnen schakelen. Je wordt als klant vaak direct geholpen. We staan dicht bij onze klanten.”

Mark: “Ik denk dat we goed weten wat er in de markt speelt en bij onze klanten. Naast het inzetten van de software, kunnen we ook meedenken over gerelateerde zaken die zich buiten de software afspelen. Ik ben van mening dat de software beter tot zijn recht komt als de bedrijfsprocessen rondom de software ook goed geregeld zijn binnen de organisatie. Zoals opleiding van medewerkers bijvoorbeeld. Die combinatie van medewerkers, processen en software is denk ik de succesformule om efficiënter te kunnen werken. Dat bereik je niet alleen met software.”

Standaard software

We ontwikkelen standaard software en dat is soms een hele uitdaging.

Ineke: “Het uitdagende van mijn werk is als er zich niet alledaagse dingen voordoen waardoor je jezelf weer even moet vastbijten in de materie. Dat maakt het werk afwisselend. Het pakket is hetzelfde maar elke klant is weer anders daardoor is het werk ook altijd weer anders.”

Ook Mark beaamt dat: “De uitdaging bij Bizon zit hem voor mij met name in de diverse klantgroepen, waardoor je steeds bij een andere organisatie over de vloer komt. Dat maakt je werk afwisselend en leerzaam. Het is belangrijk verwachtingen goed te managen bij klanten maar ook intern. Verschillende organisatie hebben verschillende wensen en wij vertalen dat naar generieke oplossingen. Omdat we een standaard pakket hebben dat we met slimme oplossingen wel flexibel (op maat) kunnen inrichten voor klanten. Daarnaast vind ik het een uitdaging om klanten te overtuigen zaken anders te organiseren zodat de klant de software optimaal kan benutten en de toegevoegde waarde eruit haalt.”

Samengevat 20 jaar Bizon

Ineke: Als ik Bizon zou samenvatten in een paar woorden zouden gezellig, dynamisch, uitdagend, innovatief, en dichtbij de klant, woorden zijn die bij mij naar voren komen.”

Mark: “Het commitment dat onze collega’s hebben naar Bizon en naar klanten moeten we echt koesteren. En klanten voelen dat commitment ook. Wij zijn een toegankelijke software leverancier. Onze klanten proberen we actief te betrekken bij de productontwikkeling, door bijvoorbeeld de DenkTank. We willen dienstverlening leveren van A tot Z waarbij we meedenken in randzaken buiten software. En dat dat de basis is voor een lange termijn samenwerking en wederzijds vertrouwen.”

20 jaar Bizon

Wil je meer weten over 20 jaar Bizon? Bekijk onze complete verjaardagsvideo hier.

Persoonlijke groei

Jaap is vanaf het eerste uur betrokken bij Bizon Software. Hij is productmanager en verantwoordelijk voor een van onze softwarepakketten: Finall. Jaap: “Ik werk twintig jaar bij Bizon, precies zolang als het bedrijf bestaat. Mijn eerste functie was junior consultant. De eerste implementaties en klantgesprekken kan ik mij nog goed herinneren. Het bedrijf is gegroeid en ik ben meegegroeid. In die 20 jaar heb ik veel meegemaakt met én bij klanten, ook volgden softwareontwikkelingen elkaar in rap tempo op. De steeds veranderende omgeving van Bizon vind ik leuk, dat blijft een uitdaging.”

Jaap: “Bij Bizon heb je als medewerker veel vrijheid. We werken met een leuke, diverse club mensen met verschillende achtergronden en dat versterkt elkaar. Juist die verschillen zorgen ervoor dat we steeds verbeteren. Daarnaast wordt de samenwerking met collega’s en de sfeer bij Bizon op een positieve manier beïnvloedt door ons pand. Dat heeft een open karakter en is daardoor bevorderlijk voor de samenwerking. Ik heb in twintig jaar Bizon de kans gekregen om mezelf te ontwikkelen. Bij Bizon krijgt iedereen de kans om te doen waar diegene goed in is en vaak is dat ook wat je leuk vindt om te doen. Het is de kracht van Bizon om te accepteren dat mensen sterke en zwakkere eigenschappen hebben en juist dát te stimuleren waar hun kracht ligt.”

Goede resultaten

Klanten staan altijd voorop bij Bizon, dat illustreert ook Jaap nog eens. Jaap: “Iedereen weet dat het erg hard gaat met technologische ontwikkelingen. Bijna ieder bedrijf – ongeacht de sector of dienstverlening – wordt een softwarebedrijf. Wij werken voor retailers die bezig zijn met webshops, omnichannel en de software die daarbij hoort. Daarnaast neemt automatisering in de zorg een enorme sprong. Wij blijven nét dat stapje voor, zodat wij onze klanten de tools kunnen bieden waardoor ze goed gebruik kunnen maken van de standaardsoftware die wij bieden. Het meeste plezier haal ik uit mooie resultaten. Blije klanten, maar ook het overtuigen van klanten om op een andere manier te gaan werken of hun werkproces aan te passen. Dat geeft een goed gevoel. Als dan ook nog blijkt dat de geoptimaliseerde processen bij die klant resulteren in een efficiëntere werkwijze, is dat erg gaaf.”

Volwassen geworden

Na twintig jaar ondernemen en bouwen aan klantrelaties, is het tijd om het net op te halen bij onze medewerkers. Jaap: “Ons softwareproduct is in afgelopen twintig jaar flink ontwikkeld: functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid staan voorop. Ook onze organisatie is volwassen geworden. Vroeger deden we precies wat de klant vroeg, tegenwoordig nemen we een adviserende rol aan. Daarmee wordt onze software in zekere zin ondergeschikt aan de service en het advies dat we bieden. We hebben hele trouwe klanten: sommigen zijn al vanaf het begin aan ons verbonden. We hebben mooie klantrelaties opgebouwd en samen met deze inspirerende organisaties enorm veel bereikt. Voor klanten zit onze meerwaarde in de servicegerichtheid van onze organisatie.”

Samenvattend 20 jaar Bizon

Jaap: “Er is veel veranderd in twintig jaar Bizon, maar tegelijkertijd is er heel veel hetzelfde gebleven. Het gevoel dat we het samen moeten rooien en samen moeten doen, is altijd gebleven. We hebben veel uitdagingen gekend, maar zijn stabiel gebleven omdat we elkaar respecteren en goed samenwerken. Dat we als familie zijn, vind ik overdreven, maar het gaat wel die kant op. Je voelt je verantwoordelijk voor elkaar én wil het beste voor elkaar. Dat gevoel overheerst ook in onze klantrelaties: het is een uitdaging om met de klant samen softwareoplossingen te bedenken die de komende jaren stabiel blijven en daarnaast efficiency oplevert. Als dat lukt heb ik een hele fijne dag.”

20 jaar Bizon

Wil je meer weten over 20 jaar Bizon? Bekijk onze complete verjaardagsvideo hier.

Bizon consultants

Elke klant van Bizon heeft een vaste consultant. Zij werken nauw samen, zeker tijdens het implementatie traject. Hoewel klanten daarna voor vragen terecht kunnen bij Bizon support behouden alle consultants persoonlijk contact met klanten. Zij informeren geregeld hoe het gaat en wanneer er complexere vraagstukken spelen denken ze graag mee. Zowel Thijs als Jordy hebben als consultant veel klanten in de bewindvoerders branche.

Jordy: “Sinds 2 jaar ben ik consultant bij Bizon. Maar met de software van Bizon ben ik al jaren bekend. Hiervoor werkte ik met de bewindvoering software bij een klant van Bizon. Het is bij Bizon prettig werken met name vanwege de informele sfeer. We hebben goede relaties met onze klanten en ook als collega’s onderling. Het meeste plezier uit mijn werk haal ik wanneer ik na een dag werken met meer energie naar huis ga dan dat ik ‘s ochtends aankwam. Dat kan zijn als ik een klant een tip heb kunnen geven, zodat zijn werk makkelijker wordt.”

Thijs: “ Sinds 2010, dus precies de helft van het aantal jaren dat Bizon bestaat, ben ik consultant bij Bizon. In deze rol houd ik me vooral bezig met implementaties bij nieuwe klanten en verleen ik consultancy bij bestaande klanten. Daarnaast geef ik demo’s over ons Inkomensbeheer en Bewindvoering Software (IBS)  samen met Sales. Ook met marketing werk ik samen om de software te vertalen naar video’s voor commerciële en educatieve doeleinden.

Dat maakt mijn functie erg divers en daarom vind ik Bizon een super bedrijf om voor te werken. De waardering is groot vanuit het management, er is veel vrijheid en ruimte voor eigen inbreng. Daarnaast is het geen hiërarchische organisatie. Je krijgt de ruimte om dingen te doen die je leuk vindt, als je die ruimte neemt wordt je daar ook vrij in gelaten.”

Standaard software

Bizon maakt standaard software en we zijn ervan overtuigd dat software mensenwerk is. Onze klanten zijn mensen en dat maakt onze klanten allerminst standaard. Daarin zit dan ook zeker de grootste uitdaging met name voor onze consultants, die de spil zijn tussen de klant en Bizon.

Thijs: “De afwisseling vind ik de grootste uitdaging. Iedere klant is weer anders. De verwachtingen kunnen verschillen. Elk project is daardoor ook anders, je werkt met mensen en software, de software is makkelijk aanpasbaar, de mensen niet. Die moet je proberen mee te krijgen in het ‘nieuwe werken’ dat is soms een behoorlijke uitdaging, maar wel heel leuk als het lukt!

Het meeste plezier haal ik dan ook uit tevreden klanten die ik zie of spreek. Dat ze tevreden zijn over het product en de service van Bizon. Ik vind het fijn om mensen enthousiast te maken voor ons product bij bijv. een demo, of tijdens een implementatietraject. Dat de mooie nieuwe software die door mijn collega’s wordt gebouwd daadwerkelijk in gebruik wordt genomen. Het geeft een fijn gevoel als klanten waarderen wat je doet. Als de klant tevreden is, dan hebben we het als Bizon team goed gedaan. ”

Veranderingen en bijzondere momenten

Thijs werkt al 10 jaar bij Bizon. Jordy werkt sinds 2 jaar bij Bizon maar heeft daarvoor vanuit de kant van de klant de Bizon sfeer geproefd en veranderingen mee gemaakt.

Jordy: “Ik werk nu twee jaar bij Bizon en in die twee jaar, want we staan niet stil uiteraard, is een van de zaken die echt veranderd is de KEI aansluiting die we hebben gerealiseerd bij verschillende klanten. Veel van onze bewindvoerders hebben nu een digitale aansluiting met het systeem van de rechtbank en dat is voor het Bewindvoerders softwarepakket wel een grote verandering geweest in de afgelopen twee jaar.“

Thijs: “In de 10 jaar dat ik bij Bizon werk, is er op software gebied natuurlijk een heleboel veranderd. Zo hebben we een digitalisatieslag gemaakt met onze modules Digitaal Dossier en Doc-In/Doc-Uit en zijn we ‘online’ gegaan voor externe belanghebbenden rondom de cliënten (of cliënten zelf) met ons online portaal en app. In de organisatie is gelukkig niet zoveel veranderd en dat is juist goed en prettig. We zijn een hecht team dat elkaar door en door kent, daardoor kun je ook snel schakelen en begrijp je elkaar snel en goed. Daarnaast is er altijd die gedrevenheid om de klant verder te helpen.”

Jordy: “Het meest bijzondere moment voor mij bij Bizon is het moment dat ik hier kwam werken. Na 7 jaar met de software van Bizon te hebben gewerkt bij een bewindvoerderskantoor kwam ik na een korte omzwerving zelf bij Bizon werken. Ik vind het een bijzondere ervaring om nu aan de andere kant van de tafel te zitten. Ik had altijd al een heel prettig gevoel bij Bizon. Als klant heb je veel contact met consultants. Ook op de DenkTank en de klantendagen waren wij er altijd. Daar proefde ik al die fijne sfeer. Toen heb ik al weleens gedacht dat is een leuk bedrijf om voor te mogen werken. Uiteindelijk heeft die kans zich ook voorgedaan en heb ik die genomen.”

Thijs: “Voor mij persoonlijk was het natuurlijk een bijzonder moment om ‘teruggevraagd’ te worden door Theo. Dat heeft me veel zelfvertrouwen gegeven waardoor ik nu veel lekkerder werk en weet dat het goed is wat ik doe.”

Jordy: “Wat ik ook bijzonder vind is mijn eerste klant ervaring als consultant. Dat was bij een organisatie waar ik ook veel contact mee had tijdens mijn werk bij het bewindvoerderskantoor. Al vrij snel toen ik in dienst was bij Bizon mocht ik daar een training geven voor een groep van 30 personen. Dat was een spannende maar leuke eerste ervaring in mijn rol als consultant.”

Thijs: “Bijzondere momenten zijn voor mij altijd wel de Bizon weekendjes met partners. De sfeer die er onderling hangt en de dingen die we doen tijdens zo’n weekend passen helemaal bij de cultuur van Bizon.”

Bizon sfeer

Thijs: “De sfeer bij Bizon is heel familiair op de werkvloer. We weten wat er speelt, kennen de thuissituatie van elkaar en leven met elkaar mee. We komen echter niet bij elkaar over de vloer. Ik denk dat die combinatie juist zo sterk is! De gezellige informele werksfeer maakt voor mij Bizon een fijne plek om te werken. Je komt met een lach binnen en gaat met een lach weg, omdat de collega’s die sfeer geven. Ik ga nooit met tegenzin naar kantoor. Daarnaast vind ik de faciliteiten ontzettend goed, de werkplek is helemaal juist afgesteld, gezellige en lekkere lunch, ontspanning met het voetbalspel. Als er problemen zijn worden die direct opgelost, of dat nou met klanten, of in de thuissituatie is, er wordt altijd naar een oplossing gezocht.

Jordy: “De sfeer binnen Bizon typeer ik als informeel, beetje Brabantse gemoedelijkheid en gezelligheid. Er mag veel gelachen worden. Maar er wordt ook hard gewerkt uiteraard. Met name dat informele en dat Bizon een redelijk platte organisatie is. Er zijn geen van oudsher hiërarchische verhoudingen. Dat vind ik heel prettig en waardeer ik erg. Bizon is heel goed voor de medewerkers. Dat uit zich in de leuke uitjes die jaarlijks worden georganiseerd en een goed verzorgde en gezellige lunch iedere dag. Dat maakt het prettig werken voor Bizon waardoor je als medewerker ook soms net dat stapje extra zet.”

Ook Thijs beaamt dit: “Bizon is ontzettend goed voor haar medewerkers. Zij zijn van het principe wie geeft, die krijgt. En daar geloof ik persoonlijk ook in. Als je als werkgever je mensen geeft wat ze nodig hebben, dan zullen ze ook harder voor je werken. Bij Bizon is niets te gek, er wordt ook hard gewerkt, maar daar hoor je nooit iemand over klagen, omdat alles zo goed geregeld is.”

Meerwaarde: service en samenwerking

Jordy heeft ook als klant met Bizon gewerkt. Dus vroegen we hem naar de meerwaarde van Bizon voor klanten.

Jordy: “De meerwaarde van Bizon voor klanten is de manier van samenwerken. We hebben een goede relatie met klanten. We staan altijd open voor input van klanten. Dat heb ik zelf ook ervaren toen ik nog klant was. Nu in mijn rol als consultant merk ik ook dat die input gewaardeerd en verwerkt wordt tot software. De samenwerking die daar ontstaat is echt heel prettig. Een goed voorbeeld daarvan vind ik de DenkTank waar we samen om tafel gaan met verschillende klanten op zoek naar verbeteringen in onze software. Het beeld dat ik als klant van Bizon had, is in mijn rol als consultant niet veranderd. Wat Bizon naar buiten uitstraalt dat ervaar ik ook zo binnen het team.”

Thijs vult aan: “Ik denk dat Bizon behoorlijk volwassen producten heeft inmiddels, daar werken klanten prettig mee. Dat de klant mee mag denken in de ontwikkelingen is voor hen erg belangrijk en geeft ze een gevoel van inspraak en dat er naar ze geluisterd wordt. Daarnaast is de service van Bizon erg goed, je bent geen nummer als klant. Je krijgt goede persoonlijke begeleiding en de helpdesk staat altijd voor ze klaar. Dat is bij veel bedrijven niet zo. “

Mijn werkdag is geslaagd als…

Jordy: “…als ik klanten net die ene tip heb kunnen waardoor hun werkdag een stukje prettiger en het werk eenvoudiger wordt. Bij klanten die al lang met ons pakket werken kan dat soms een kleine tip zijn en bij nieuwe klanten een training waarin je de software van A tot Z doorloopt.

Thijs: “Ik ga meestal met een fijn gevoel naar huis. Maar als projecten lekker lopen geeft dat wel een extra goed gevoel. De meeste energie krijg ik van een optionele module inrichten en uitleggen, een nieuwe versie installeren en uitleggen. Of een nieuwe klant die kiest voor Bizon, daar krijg ik echt energie van.”

Samenvattende kernwaarden

Zowel Thijs en Jordy hebben er nog geen 20 jaar op zitten bij Bizon. Dus vroegen we ze in de kernwaarden van Bizon te benoemen.

Jordy: “Ik ervaar Bizon als een innovatief bedrijf, een gedreven bedrijf met ambitieuze medewerkers. Dat zijn in mijn ogen wel de grote speerpunten. Dat uit zich dan in de nauwe samenwerking met klanten, altijd verder vooruit willen.”

Thijs sluit af: “Trots, Solide, Plezier! Dat is Bizon.”

Samen bouwen aan productverbeteringen

Ton van de Ven is al 20 jaar manager operations bij Bizon Software. Dat bevalt hem nog altijd goed.

Ton: “Het leuke aan mijn functie is dat ik een team van aardige collega’s mag aansturen en me mag bezig houden met diverse facetten van de verschillende producten. Ook de diversiteit spreekt mij erg aan. Ik heb veel contact met bestaande klanten en nieuwe klanten. De nauwe samenwerking met collega’s en klanten vind ik erg prettig. Samen bouwen we aan productverbeteringen in onze software applicaties. De voldoening in mijn werk haal ik dan ook uit de positieve feedback van klanten op deze productverbeteringen.”

Mijlpalen in de afgelopen 20 jaar

Ton kan als geen ander terug kijken op de afgelopen 20 jaar. Welke momenten staan hem het meest bij?

Ton: “Er zijn een aantal mijlpalen en momenten die er wat mij betreft uitspringen als ik terug kijk op de afgelopen 20 jaar. De eerste mijlpaal is de doorstart 20 jaar geleden vanuit een ander bedrijf. Twee jaar later de management buy-out door collega’s. Wat me daarnaast vooral is bijgebleven is de groei van het personeelsbestand waarbij ik een leuke rol heb mogen vervullen om jonge, nieuwe collega’s te begeleiden en op te leiden die ik uiteindelijk heb zien doorgroeien tot senior consultant of productmanager. En niet te vergeten de verschillende nieuwe producten die we hebben ontwikkeld en die succesvol zijn gebleken. Het financiële pakket, Finall, hebben we uit de erfenis meegenomen. Vanaf 2000 zijn we direct gestart met de ontwikkeling van een nieuw product voor grote zorginstellingen genaamd CGS (het cliëntgelden systeem). Dat we dit direct succesvol konden uitrollen bij een aantal grote zorginstellingen is natuurlijk mooi. Vanaf 2005 werd het productenpakket uitgebreid met een software pakket voor Bewindvoeders (IBS).  ”

Samenwerking staat voorop

In alles wat we bij Bizon doen staat Samenwerking voorop. Dat blijkt als we met klanten spreken voor cases, maar ook Ton beaamt dit.

Ton: “We werken nauw samen met de klant. We willen altijd in overleg met klanten kijken waar we samen naar toe willen in onze software. De klant drukt een belangrijke stempel op de roadmap voor de komende jaren en dat wordt gewaardeerd door klanten.

We hebben diverse voelsprieten in de markt vanuit commerciële collega’s, maar ook vanuit de consultants en de helpdesk is er veel persoonlijk contact met klanten. Zo ontvangen we op regelmatige basis feedback vanuit onze (potentiële) klanten op onze applicaties. Op die manier zitten we kort op de bal en kunnen we deze feedback vertalen naar verbeteringen of nieuwe functionaliteiten in de software.

Bovendien organiseren we ongeveer elk kwartaal een DenkTank. De DenkTank is een belangrijk platform voor klanten om input te geven aan onze softwareontwikkelingen voor de toekomst. Deze sessies worden druk bezocht en op die manier kunnen we input vanuit de markt structureel bundelen en in overleg met de klant de prioriteit bepalen. Als ik 20 jaar Bizon zou samenvatten is dat: samen als professionals werken aan productverbeteringen.”

Mijn werkdag is geslaagd als…

Ton: “…. ik klanten of collega’s heb kunnen helpen met een bepaalde issue waarmee ze zitten. Op het moment dat ik een klant of collega in de juiste richting heb kunnen helpen of van goed advies heb kunnen voorzien geeft me dat een goed gevoel. Ik krijg energie van de gelijkwaardige samenwerking met (potentiele) klanten. Als zorgmedewerkers of bewindvoerders ons vertellen hoe het werkproces gaat en tegen welke zaken ze aan lopen vind ik het een uitdaging om dat te vertalen naar de juiste ICT oplossing. Maar mijn dag kan natuurlijk echt niet meer stuk als ik twee andere collega’s heb laten kruipen ;). Dat gebeurt bij het tafelvoetbalspel wanneer je tegenstander geen punten heeft gescoord.”

“Ik zou hier niet weg willen”

Esther is al 20 jaar werkzaam bij Bizon en draagt zorg voor secretariële werkzaamheden waarbij ze diverse afdelingen ondersteunt. Ze staat je graag vriendelijk te woord als je belt of heet je van harte welkom wanneer je ons kantoor bezoekt. Ook zorgt ze ervoor dat collega’s kunnen aanschuiven aan een gedekte tafel tijdens de lunch. Al deze verschillende werkzaamheden doet ze met veel plezier.

Esther: “Ik vind werken bij Bizon hartstikke leuk en ik zou hier niet weg willen. Ik heb hele fijne collega’s en mijn werkzaamheden zijn afwisselend. Dat maakt Bizon prettig om te werken. Het meeste plezier in mijn werk haal ik uit de omgang met collega’s. We gaan erg sociaal, gelijkwaardig en informeel met elkaar om. De uitdaging in mijn werkzaamheden zit vooral in de afwisseling aan taken die ik uitvoer.”

“Het is prettig werken”

Ook Hennie is werkzaam bij Bizon vanaf het eerste uur als office manager. Hennie verzorgt de financiële administratie, alles rondom personeelszaken en ook ontvangt ze je van hartelijk bij ons op kantoor. Net als Esther heeft Hennie het naar haar zin bij Bizon.

Hennie: “Het is leuk om bij Bizon te werken anders had ik het geen 20 jaar volgehouden. Er hangt hier een hele goede sfeer en ik werk met fijne collega’s. Ik verwerk de financiële administratie uiteraard in ons eigen pakket Finall, wat ik een heel prettig en gebruikersvriendelijk pakket vind om mee te werken. En mocht ik eens een vraag hebben, dan kan ik hiervoor altijd bij mijn collega’s terecht.

Ik haal veel plezier uit de samenwerking met mijn collega’s en vind het gezellig om samen te lunchen, kortom het is prettig werken.”

20 jaar Bizon

Hoe kijken Hennie en Esther terug op de afgelopen 20 jaar?

Hennie: “In de afgelopen 20 jaar is er aan de ene kant heel veel veranderd, maar aan de andere kant ook veel hetzelfde gebleven. In mijn werkzaamheden is de grootste verandering dat tegenwoordig alles digitaal gaat. Dat zullen onze klanten ook merken, onze software is daar volledig op ingericht. Je kunt je bijna niet meer voorstellen dat 20 jaar geleden de financiële administratie nog met veel papierwerk werd gedaan.

Het personeelsbestand is uitgebreid. Maar veel collega’s zijn al lang werkzaam bij Bizon, ik werk al lang met ze samen. In de kern is er niet veel veranderd in de afgelopen 20 jaar, hoe wij onderling met elkaar omgaan en werken aan onze software. De software verandert wel continu omdat wij inspelen op verschillende technologische ontwikkelingen en veranderingen in de markt. Het kantoor heeft ook een grote metamorfose ondergaan tijdens de verbouwing een aantal jaar geleden.”

Esther vult aan: “Een verandering die mij is bijgebleven is de verbouwing naar moderne werkplekken. Het kantoor en de werkplekken zijn heel open en licht, dat maakt het een prettige omgeving om te werken. Daarnaast staan alle personeelsuitjes me nog altijd bij. Elk jaar zijn er een aantal momenten waarin we zorgen dat we de tijd nemen om gezellig met elkaar te eten of op pad te gaan. Wat ik verder bijzonder vind na al die jaren is, dat we nog steeds elke dag gezamenlijk lunchen.”

Lange relaties

Bij Bizon staat de klant voorop en vinden we het van belang een relatie voor de lange termijn op te bouwen. Dat zie je ook terug in het minimale personeelsverloop.

Esther: “Voor mij is Bizon een hecht bedrijf. Ik heb veel contact met mijn collega’s, goed contact met mijn collega’s en klanten. Als ik 20 jaar Bizon moet samenvatten komt dat dan ook als eerste bij mij op: persoonlijk contact en collegialiteit. Net als ik, zijn veel collega’s al lang werkzaam hier en dat wil toch wel wat zeggen. In de tijd dat ik hier werk zijn er slechts enkele collega’s die van baan zijn veranderd en een aantal kwam naar een tijdje zelfs weer terug.”

Hennie: “Iedereen krijgt de vrijheid om zijn functie op zijn manier uit te voeren en eventueel vorm te geven. Er is hier geen constante controle op je werkzaamheden en je eigen inbreng wordt gewaardeerd. Ik denk dat dat bijdraagt aan het werkplezier en ik geloof dat iedereen met plezier naar het werk komt.”

Mijn dag is geslaagd als….

Esther: “…  als ik mijn werkzaamheden allemaal af heb, ga ik met een geslaagd gevoel naar huis. Ik krijg energie van klantcontact. Ik vind het fijn om klanten telefonisch verder te helpen of  vriendelijk te verwelkomen tijdens bijvoorbeeld de DenkTank of klantendagen.”

Hennie: “Als ik alles weer heb ingeboekt en verwerkt krijg ik daar een voldaan gevoel van. En als we dan ook een gezellige dag met collega’s hebben gehad, ga ik tevreden naar huis.”

Software adviseurs? Wat doen die eigenlijk?

Zowel Ruud als Frank zijn adviseur bij Bizon Software sinds 2018. Ruud adviseert bewindvoerders en Frank adviseert klanten uit de Retail en Zorgsector. Maar wat houdt dat nou precies in?

Ruud: “Het begint bij het leggen van het eerste contact en het inventariseren van de behoefte en wensen van de klant. Om vervolgens te kijken of er een match mogelijk is met de software die wij bieden. Als je dan samen tot een afspraak komt en met een consultant op pad gaat om te laten zien  wat we kunnen en wie we zijn. Dat vind ik het mooiste van mijn werk. Daarbij kijken we natuurlijk ook naar de organisaties, passen we bij elkaar. We leveren alles in een, dat wil zeggen naast software ook consultancy en we hebben een eigen helpdesk. Het is belangrijk dat er een klik is tussen de klant en Bizon. Wanneer de klant deze klik ook ervaart en kiest voor Bizon is dat de kers op de taart.”

Frank beaamt dat: “Het meeste plezier haal ik uit het contact met klanten. Graag help ik klanten een juiste financiële oplossing te bieden voor hun uitdagingen op het gebied van financiële administratie.”

Korte lijnen en hoge betrokkenheid

Natuurlijk vroegen we onze adviseurs ook hoe ze het vinden om bij Bizon te werken.

Frank: “Ik kom van een hele grote organisatie. Ik heb gekozen voor Bizon omdat het een wat kleinere organisatie is en de communicatie lijnen kort zijn. Er kan snel gereageerd worden op vragen van klanten. Dat bevalt me uitstekend. De omgang tussen collega’s is perfect. Iedereen staat klaar voor een ander. Als je een vraag hebt en naar een collega gaat, word je meteen geholpen. We zijn een team en we werken als team, ook richting de klant.”

Ruud: “Typerend voor Bizon vind ik dat Bizon goed is voor de medewerkers en de medewerkers goed zijn voor Bizon, daar plukken de klanten de vruchten van. Veel collega’s werken hier al langere tijd. Dat resulteert in hoge betrokkenheid bij het bedrijf maar ook bij de klanten. Die betrokkenheid is in mijn ogen van belang voor de continuïteit van een bedrijf.”

Frank: “Wat ik leuk vind aan Bizon is dat de directie veel aandacht heeft voor de medewerkers. Voorbeelden hiervan zijn de personeelsuitjes met partners, het kerstdiner en het sinterklaasspel. Dat verhoogt de betrokkenheid en collegialiteit onderling enorm.”

Open karakter

Ruud: “Het kantoor en de werkomgeving vind ik erg prettig. Het ziet er altijd goed verzorgd uit. Het open karakter van de werkplekken en het kantoor is een weerspiegeling van het open karakter van Bizon. Zowel collega’s onderling als in relatie tot onze klanten gaan we informeel, open en vriendelijk met elkaar om. Als je als nieuwe klant kennismaakt met ons, wanneer je een nieuw softwarepakket aanschaft, geeft dat vertrouwen. Ik merk met name dat er bij Bizon goed geluisterd wordt. We luisteren naar de klant, naar prospects om zowel de performance van onszelf, onze software en van de klant te verhogen. Het is altijd ons doel de bewindvoerder beter en efficiënter te laten werken.”

Bijzondere momenten

De meeste collega’s werken al lang bij Bizon. Ruud en Frank zijn “nieuwelingen”, ze zijn sinds 2018 bij Bizon in dienst. Maar dat neemt niet weg dat ze al wat bijzondere momenten hebben meegemaakt.

Ruud: “Wat ik bijzonder vind is de DenkTank, daar kunnen klanten aangeven wat ze belangrijk vinden. We bespreken wat er speelt in de markt. Nieuwe functionaliteiten en aanpassingen worden uitgelegd. Daarbij kunnen klanten aangeven wat in de praktijk werkt of wenselijk zou zijn. Ook kan er gestemd worden welke ontwikkel items prioriteit behoeven. Het is mooi om te zien dat bij een volgende release, items die zijn besproken in de DenkTank, zijn opgenomen in de software. En dat die items ook daadwerkelijk bijdragen aan het verbeteren van het werk van de bewindvoerder. Zo is er meer inzicht of kan er juist tijdwinst worden geboekt.”

Frank: “Ik heb een aantal bijzondere momenten meegemaakt. Wat mij erg aanspreekt is dat er bij Bizon persoonlijke aandacht is voor klanten en medewerkers. Dit uit zich in een kerstdiner met collega’s en de jaarlijkse klantendag waarin we alle klanten graag persoonlijk ontmoeten.”

Mijn dag is geslaagd …

Ruud: “… op het moment dat we met het hele team weer nieuwe dingen hebben kunnen oppakken. We zaken hebben kunnen ontwikkelen die meerwaarde bieden aan de klant en aan Bizon. En uiteraard geeft het mij een boost als een prospect klant wordt. Maar ook de weg ernaar toe, het contact leggen, een demo verzorgen, afstemmen of we elkaar goed begrepen hebben, het traject uitzetten, maar ook daarna houdt het niet op. Want dan moet je wederom afstemmen of aan de verwachtingen is voldaan.”

Frank: “… als ik klanten naar tevredenheid verder heb kunnen helpen met het juiste advies en een passende oplossing. Waarbij we streven naar een win-win situatie voor de klant en Bizon.”

Kernwaarden

Na twee en half jaar kennen Ruud en Frank Bizon al door en door. Hoewel ze 20 jaar Bizon niet kunnen samenvatten, weten ze als geen ander de kernwaarden te benoemen.

Frank: “Ik loop al wat langer mee in de ICT wereld. Dus ik heb vergelijkingsmateriaal, en wat mij opvalt is dat Bizon echt klaar staat voor haar klanten. We zijn een echt klantenbedrijf. Dat uit zich heel erg in de omgang tussen klanten en onze helpdesk. Tijdens mijn bezoeken aan klanten, zijn zij altijd heel erg te spreken over onze helpdesk. Klanten hebben een oprechte binding met mijn collega’s van de helpdesk. Daarnaast hebben de korte interne communicatie lijnen als belangrijk voordeel dat wij snel acties kunnen uitzetten of software kunnen ontwikkelen. Die snelheid mis je bij veel organisaties en komt klanten juist ten goede.”

Ruud: “Allen voor één en één voor allen. Daarmee doel ik op alles in een pakket. Het leveren van software tot hosting. Maar ook één aanspreekpunt. Ik zie mijn taak als adviseur van begin tot einde. Het leggen van het contacten, het implementeren van het project maar ook een stukje nazorg. In al die fases kan ik waar nodig als aanspreekpunt optreden.“

De klant centraal

Marijke en Bertus zijn iedere dag bereikbaar voor technische en functionele support! Daarbij staat de klant centraal en denken we mee met jouw organisatie. Marijke werkt al vanaf het begin bij Bizon en wanneer we haar spreken blijkt dat ze er nog altijd veel plezier haalt uit deze klantgerichte aanpak van Bizon Support.

Marijke vertelt: “Het meeste plezier in mijn werk haal ik uit het kunnen helpen van klanten. Ik probeer ze zo snel mogelijk te helpen. Dat staat bij mij bovenaan. Maar ook de communicatie vind ik van belang. Met name wanneer je niet direct het antwoord of de oplossing kunt aandragen. Je wilt juist dan geïnformeerd worden. Dat geeft aan dat je serieus wordt genomen en er aandacht is voor jouw probleem. Ik vind dat belangrijk. Omdat ik zelf graag zo behandeld wil worden, doe ik dat bij anderen ook. Bovendien vind ik het leuk om de klanten blij te maken doordat ze weer vooruit kunnen.”

Ook Bertus beaamt dat: “De grootste uitdaging is om iedere keer weer te zorgen dat onze klanten tevreden zijn en we een antwoord of oplossing kunnen aandragen wanneer we een melding krijgen. Het plezier in mijn werk haal ik daarbij uit de variatie in het werk en het klantcontact.”

Hecht team

Er is weinig personeelsverloop bij Bizon. Marijke behoort tot het clubje medewerkers van het eerste uur. Bertus is inmiddels alweer 8 jaar werkzaam bij Bizon. Wat maakt het werken bij Bizon leuk volgens Bertus en Marijke.

Bertus: “De omgang tussen collega’s is informeel, je kunt met vragen bij elkaar terecht. Ik vind Bizon een fijne plek om te werken door de korte communicatie lijnen, gezellige en fijne collega’s en een informele werksfeer.”

Marijke: “Bizon is een soort kleine familie die klaar staat voor elkaar als er echt iets is. Belangstelling toont in elkaar, ook in elkaars privé leven. Je voelt je er thuis. De combinatie van het werk dat ik doe, het hechte team en de ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en interesse maken Bizon een fijne plek om te werken. Je kunt je functie zelf vorm geven,  je eigen draai er aan geven.”

Snelle reacties door snel schakelen

De fijne werksfeer komt ook ten goede aan de klantgerichte aanpak die Bizon hanteert.

Marijke: “We helpen elkaar heel goed. Met korte vragen kan ik vaak direct bij mijn collega’s terecht om de klant snel verder te helpen. Het duurt bij ons nooit twee weken voordat je vraag via een tweedelijns wordt beantwoord zoals je bij grotere organisaties soms ziet gebeuren. Dat is denk ik ook de meerwaarde van Bizon voor haar klanten. Een hecht team dat al lang met elkaar samen werkt, de software goed kent, snel kan schakelen en heel gedreven is.”

Bertus: “Bizon is een bijzondere werkomgeving met een leuke club mensen. De sfeer is informeel en het contact onderling laagdrempelig. Je kunt jezelf zijn, dat is een groot voordeel. Die laagdrempeligheid is ook een groot voordeel voor klanten. Zij kunnen makkelijk en snel iets melden en weten dat het zeer binnenkort wordt opgelost. Natuurlijk kan niet altijd alles meteen worden opgelost. Maar wij doen er alles aan om klanten meteen vooruit te helpen. Op het moment dat we het meteen kunnen oplossen, laten we dat ook weten. Deze korte lijntjes zijn een voordeel van Bizon. De klant wordt behandeld als klant en niet als nummer.”

20 jaar Bizon

In 20 jaar kan er veel gebeuren of veranderen. Welke momenten of ontwikkelingen zijn Bertus en Marijke echt bijgebleven?

Marijke: “De verbouwing is een grote verandering geweest in al die jaren dat ik hier werk, hele nieuwe werkplekken. Natuurlijk zijn de producten verder ontwikkeld, aangevuld en het dienstenpakket uitgebreid. Daar zijn FactFlow, document management en digitalisering voorbeelden van.”

Bertus: “In de 8 jaar dat ik bij Bizon werk is er veel veranderd. De software is enorm uitgebreid. Meer functionaliteiten, documenten beheren en digitale verantwoording naar de rechtbank. Bovendien is het klantenbestand gegroeid.”

Mijn dag is geslaagd als …

Marijke: “Mijn dag is geslaagd als ik klanten snel en goed vooruit heb kunnen helpen. Wanneer ik het kantoor verlaat en daar een lege mailbox achterlaat, ga ik opgelucht en met een goed gevoel naar huis.”

Bertus: “Mijn dag is geslaagd als het Postvak In van de helpdeskmailbox leeg is 😉 We proberen iedereen dezelfde dag van een antwoord te voorzien. Ook als we het nog niet hebben kunnen oplossen dan geven we aan dat we er mee bezig zijn. Die opgeruimde mailbox geeft mij aan het einde van de dag een voldaan gevoel.”

Software bouwen

Rein en Arie werken allebei al twintig jaar bij Bizon in de rol van ontwikkelaar. Zij bouwen daadwerkelijk onze applicaties. Dat doen ze niet alleen, want in alles wat we bij Bizon doen staat de klant en samenwerking centraal.

Arie: “Software maken is mijn passie, ik kan daar mijn creativiteit in kwijt. Soms voel ik me een beetje een kunstenaar die mooie dingen mag maken.”

Rein:  “Het werken bij Bizon bevalt erg goed. De programma’s veranderen steeds, er komen pakketten en klanten bij. Daardoor blijft het ontwikkelen van de software interessant.”

Arie: “Het begint altijd met een klein idee en dat werken we samen met collega’s uit. Wanneer het concreet vorm heeft gekregen mag ik het omzetten naar software. Dat vind ik leuk en er is geen dag vervelend. Om mooie dingen te kunnen maken is het belangrijk elkaar goed te begrijpen. Maar daarnaast krijg ik veel vrijheid om ook mijn eigen ideeën in te brengen.”

Beter, mooier maken

Samen met collega’s en op basis van input van klanten zijn Arie en Rein dagelijks bezig met het mooier en beter maken van onze software.

Arie: “Ik zie elke dag wel weer een uitdaging. Die uitdaging zit hem dan vooral in het feit dat je altijd wel een stapje verder wil. Toch nog iets mooiers neerzetten. Iets waar de gebruiker stappen mee vooruit kan zetten. Daar blijf je mee bezig, dat is nooit klaar.”

Rein: “Het meeste plezier in mijn werk haal ik uit het vertalen van complexe vraagstukken naar programmatuur. Daarnaast zit de uitdaging in de afwisseling. De ene keer heb je te maken met een complex vraagstuk dat zorg gerelateerd is. De andere keer betreft het een retail vraagstuk.”

Arie: “Ik vind het fijn om kwalitatief goede software te maken. Dat zie je niet altijd aan de buitenkant. Dat zit soms meer in het datamodel of de opzet van de software. Dat heeft dan te maken met een stabiele en eenduidige opzet. Dat vind ik belangrijk en het is fijn als dat goed lukt, dan word ik daar blij van.”

Veranderingen en ontwikkelingen

Al vanaf het eerste uur waren Rein en Arie betrokken bij Bizon. Wat is er in hun ogen veranderd in 20 jaar tijd. Welke ontwikkelingen heeft Bizon doorgemaakt?

Rein: “De cultuur is niet veranderd in de afgelopen 20 jaar. We zijn natuurlijk wel meer volwassen geworden. Dat brengt een professionaliseringslag met zich mee waar we ons voordeel mee doen. Maar in de kern zijn we nog hetzelfde als 20 jaar geleden. De grootste veranderingen hebben we doorgemaakt met het aanboren en doordringen van nieuwe markten met nieuwe producten.”

Arie: “Er is heel veel veranderd in de afgelopen 20 jaar, met name in de software. De techniek schrijdt voort en wij gaan daarin mee. Dat lukt ons goed. Maar er is ook veel hetzelfde gebleven. De spirit van het team is eigenlijk nooit gewijzigd. Die is altijd goed geweest, daarom houd ik het ook al zo lang vol.”

Bizon Sfeer

Arie: “De Bizon sfeer, ik weet niet precies hoe ik die moet omschrijven. Maar die is er! Het is leuk om bij Bizon te werken. Elke dag is anders en ik geloof niet dat ik ooit met tegenzin naar mijn werk ben gegaan. We werken al lang met dezelfde collega’s. We zijn daardoor goed op elkaar in gespeeld en een hecht team. We hoeven niet altijd tot twee cijfers achter de komma nauwkeurig uit te leggen wat we bedoelen. Dat is makkelijk als je samen mooie dingen wil maken. Wat vooral staat is dat de omgang tussen collega’s erg prettig is. “

Rein: “Eigenwijs zijn is een eigenschap die de meeste Bizon collega’s wel bezitten, denk ik. Ze hebben toch wel bepaalde ideeën over een aantal zaken. En dat werkt eigenlijk heel goed, dat botst niet zozeer als wel dat het op een gegeven moment samen smelt.”

De klant staat voorop

Arie: “Bizon is een betrokken bedrijf, de medewerkers zijn betrokken bij de klanten en producten. De klant is geen nummer, wij kennen de klant en weten wat de problemen zijn en daar kunnen we snel op reageren.”

Theo staat al 20 jaar aan het roer van onze organisatie: hij navigeert zijn collega’s, zakelijke relaties en klanten door het landschap van financiële administratie: “Als softwarebedrijf moet je goed weten wat de klant wil. We zorgen ervoor dat we náást de klant blijven staan. We ontwikkelen wat de klanten willen én nodig hebben. We proberen op zoveel mogelijk manieren de wensen van de klanten boven tafel te krijgen. Dat is soms moeilijk, omdat klanten niet altijd weten wat ze willen. We luisteren goed, signaleren trends tijdig en vertalen de werkprocessen van onze klanten moeiteloos naar gepaste software-oplossingen.”

2000: de start van Bizon

“Ik vind het heel bijzonder dat wij in al die jaren mooie klanten om ons heen hebben verzameld, dat is de kroon op je werk en inspanningen,” aldus Theo. Op 15 september 2000 opende Bizon Software haar deuren. Theo vertelt over de start: “Bizon ontstond uit een frisse doorstart van een vorige organisatie: met tien man hebben we een deelstart gerealiseerd met het financiële pakket Finall. Dat is nu bijna twintig jaar geleden en nog steeds een groot succes. We waren snel up and running en een gezond bedrijf. We zijn dan ook direct verder gaan ontwikkelen en hebben vanaf 2000 aanvullende producten in de markt gezet.”

20 jaar aan bijzondere momenten

“Voor mij is april 2002 een bijzondere periode: toen hebben we samen met een paar collega’s het bedrijf gekocht van de financier die de doorstart mogelijk heeft gemaakt. De verbouwing van ons kantoorpand vond ik ook een leuk moment: wij zijn een open en transparant bedrijf en dat willen we ook in onze werkomgeving uitstralen. Dat is door die verbouwing goed gelukt. Ik verwachtte al wel dat de verbouwing een boost zou geven: maar de enorme drijfkracht die voor het hele team is ontstaan, had ik niet verwacht!”

Klein team

Het team van Bizon krijgt van klanten vaak terug dat het een kleine, maar zeer professionele speler is in de wereld van financiële software. Theo: “We zijn een klein – maar fijn – bedrijf dat dicht bij de klant staat. Met een ontzettend krachtig team. We hebben heel weinig personeelsverloop, iedereen is heel gemotiveerd in zijn werk. We zijn een leuke en gezellige club die het fijn vindt om samen te werken.”

Domeinkennis en flexibiliteit

Hoe onderscheid je je als organisatie in deze markt? “We luisteren, daar begint het bij. Daarnaast zijn we een nichespeler en hebben we veel domeinkennis in huis. We willen graag de klant op weg helpen om zo goed en efficiënt mogelijk te kunnen werken. Door onze expertise te combineren met software die flexibel ingericht kan worden, realiseren we onze doelen snel. Dat is de filosofie van Bizon.

Daarnaast gaan we oprechte relaties met onze klanten aan. We zijn geen urenkrassers, we willen de klant écht helpen. Een relatie opbouwen is een proces: even wennen in het begin, vanuit beide kanten. We hebben niet alleen trouwe klanten, maar ook trouwe collega’s. We staan als collega’s echt voor elkaar klaar. Dat is fijn werken. Uiteindelijk zie je dat terug in het werk dat we doen voor de klant.”

2005: drie stabiele softwarepakketten

Vanaf de start heeft Bizon de mogelijkheden onderzocht om de software-oplossingen uit te breiden. Theo: “Ik kijk altijd naar nieuwe ontwikkelingen. Bovendien kunnen we snel schakelen, maar je moet dan wel de juiste keuzes maken. In 2000 betrof dat de ontwikkeling van een pakket voor cliëntgelden: een oplossing voor zorginstellingen die er voor mensen met een verstandelijke beperking zijn. Dat deden we samen met een klant. Een dergelijk product ontwikkel je niet in een paar maanden. In 2005 zijn we daarmee doorgebroken in de markt. Deze oplossing hebben we in datzelfde jaar vertaald naar een oplossing voor bewindvoering.”

In ontwikkeling blijven

Bizon is altijd in beweging. In 2015 werd Bizon Hosting gerealiseerd voor onze klanten. Daarmee kunnen we ook het technisch beheer van onze applicaties uit handen nemen van klanten. Theo: “Nu zijn we volop bezig met app-ontwikkeling. We creëren een eenvoudige manier om te communiceren met de buitenwereld. Dat is voor onze doelgroepen – o.a. bewindvoerders – erg waardevol. Met onze app is het voor een bewindvoerder makkelijker om bepaalde informatie te delen met betrokkenen. Denk daarbij aan de cliënten zelf, familieleden van cliënten, zorginstellingen of zorgverleners, maar ook gemeentes.

Samen met klanten werken we aan de toekomst van financiële administratie. Dat doen we door DenkTank-sessies te organiseren en demonstraties bij de klant te geven. We krijgen feedback van de consultants die met implementaties bezig zijn of hun ervaringen delen via de helpdesk. Input die we gebruiken om onze producten te verbeteren. We zijn niet bang om nieuwe dingen te ontwikkelen.”

‘Lekker en plezierig werken’

Innovatie is de belangrijkste drijfveer van Theo: “Ik heb mijn voelsprieten altijd uitstaan en ben op zoek naar procesverbetering. Daarin vorm ik een goede combinatie met Ton. Waar Ton goed weet in te schatten of zaken snel ontwikkeld kunnen worden, zoek ik de trends op.  Als we kansen zien, gaan we in gesprek: zo gaat het balletje rollen.

Het meeste plezier krijg ik van alle leuke mensen waarmee ik samen mag werken. Problemen oplossen is ‘negatieve energie’, daarom zorg ik liever dat alles werkt. Ik stuur overal en altijd aan op probleemloos werken. ‘Lekker en plezierig werken’ dat is mijn motto. Dat zit volgens mij ook in het DNA en de werkwijze van Bizon. Ik richt me vooral op ‘leuke dingen’ voor klanten en collega’s. Het succes en de waardering komt dan vanzelf. Mijn dag is dan ook geslaagd als ik met een glimlach door het kantoor loop en iedereen prettig zie werken. We zorgen er gezamenlijk voor dat klanten blij zijn én blijven!’

Bizon Software heeft haar dienstverlening centraal staan.

Bereikbaarheid

We werken vanuit huis en zijn gewoon bereikbaar. De telefoon is doorgeschakeld, echter gaat onze voorkeur uit naar communicatie via de mail omdat doorverbinden naar de juiste collega lastiger is dan normaal.

Je kunt rechtsstreek mailen met jouw consultant of desbetreffende collega of mailen naar helpdesk@bizonsoftware.nl.

Wij zullen altijd zorgen dat je vraag bij de juiste collega belandt. Dit kan echter iets langer duren dan dat je van ons gewend bent.

Mochten de maatregelen en wijze van bereikbaarheid veranderen, informeren we je hier uiteraard over. Wij hopen op je begrip. Mochten er vragen zijn kun je die altijd aan ons stellen.

Een kijkje achter de schermen?

Nu is het erg rustig op ons kantoor. Benieuwd hoe wij daar werkte voor de corona crisis. Bekijk de video:

Even terugblikken op KEI

Het programma Kwaliteit en Innovatie rechtspraak (KEI) had als doel om het civiele recht en het bestuursrecht helemaal te digitaliseren. De wetgeving hiervoor is gerealiseerd. De technische aanpassing van de systemen is niet gelukt, athans niet voor alle systemen.

De rechtbanken werken echter wel volledig digitaal in het Toezicht-systeem, waarop professionele bewindvoerders zich aansluiten met een systeemkoppeling om digitaal te communiceren in bewindszaken. Daar kun je als professioneel bewindvoerder niet meer omheen.

Met naar schatting 1,4 miljoen huishoudens in Nederland die te maken hebben met problematische schulden of risico daarop, is het ook van groot belang dat professionele bewindvoering goed en efficiënt geregeld is.

Koppeling digitaal toezicht bewind in IBS

Wij zijn dan ook trots dat bijna al onze klanten in de bewindvoering live zijn met KEI. De koppeling is in de software voor bewindvoerders van Bizon goed geregeld. Daar hebben we erg ons best voor gedaan.

Wij denken dat verregaande digitalisering de werkdruk verlagen, het proces versnellen en werkzaamheden versimpelen. Bizon is officieel goedgekeurd door de Rechtspraak en bewindvoerders kunnen zich aansluiten op KEI met IBS (Inkomensbeheer & Bewindvoering Software) van Bizon. Wij zijn helemaal klaar voor de digitalisering van de Rechtspraak!

En gaan in sommige gevallen zelfs nog een stapje verder om het werkproces zo efficiënt mogelijk te maken voor bewindvoerders.

Lees ook een van de eerste ervaring van Elma Dogge van SBB Zomerland met KEI.

Wat betekent KEI voor de professionele bewindvoerder?

Concreet betekent het digitaal toezicht bewind dat bewindvoerder en rechtbank alle informatie die van belang is digitaal naar elkaar kunnen versturen. De informatie wordt dan rechtstreeks vanuit het kantoorsysteem van de bewindvoerder verstuurd naar het Toezicht-systeem van de rechtbank. Denk hierbij aan de boedelbeschrijving, rekening & verantwoording (R&V), (machtings)verzoek en zaakcorrespondentie etc.

Voordelen

Deze digitale informatie maakt het voor beide partijen mogelijk om informatie eenvoudig te interpreteren en te gebruiken. Dit levert onder meer snellere reacties, heldere overzichten en een efficiëntere samenwerking op. Verder maakt de modernisering een uniforme dienstverlening bij de rechtbanken mogelijk en scheelt het aanzienlijk in portokosten voor alle partijen.

KEI module E-learning

Bijna al onze (bewindvoering) klanten zijn live met onze KEI module. In een e-learning video nemen we de volledige module met je door. Van voorbereiding tot gebruik; Hoe je optimaal gebruik kan maken van deze module, waar je wellicht aandacht aan moet geven. We hopen hiermee al je vragen weg te nemen en een bruikbaar naslagwerk te geven.

Video bekijken

Mythes, onwaarheden en spookverhalen: overstappen op nieuwe software wordt door veel managers als een enorme uitdaging gezien. Wij willen een aantal mythes uit de wereld helpen.

1. Overstappen kost veel tijd en geld.

Bizon Software helpt je efficiënt. Wij begrijpen dat je korte vragen wilt kunnen stellen, zonder dat je het gevoel hebt dat wij de meter direct aanzetten. Bizon Software biedt uitstekende service en advies.

2. Overstappen gaat gepaard met risico’s

Iedere professionele softwarepartij gaat voorzichtig om met gevoelige informatie van je bedrijf en jouw cliënten. Bizon Software garandeert een veilige migratie.

3. Overstappen betekent gegevens kwijtraken

Wij hebben ervaring met het snel en gecontroleerd overzetten van jouw cliëntadministratie. Er wordt gewerkt met een bewezen ‘Migratie Toolkit’ en een draaiboek waardoor je wordt ontzorgd en een groot deel van de werkzaamheden door ons wordt gedaan.

4. Overstappen is onmogelijk midden in het kalenderjaar

De jaarlijkse verantwoording aan de rechtbank (R&V) betreft een geheel kalenderjaar, daarom zet Bizon Software naast de basisgegevens ook de cliëntmutaties van het lopende jaar over. Op ieder moment wanneer je dat wenst.

5. Overstappen is lastig voor mijn personeel

Bizon Software is een ervaren partij en biedt uitstekend support bij overstappen. Wij komen op locatie uitleggen wat de grootste veranderingen zijn en vervolgens werken wij zij-aan-zij met je collega’s om de migratie zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Word Bizonder!

Wil je volledig digitaal? Wil je nooit meer een document kwijt zijn? Wil je bewindsoftware die je nooit meer in de steek laat? Waarom stapt je niet over?

Dit zijn de belangrijke gegevens die wij met je overzetten:

• Cliëntstamgegevens
• Schulden + mutaties
• Periodieken (volledig budgetplaatje)
• Relaties/ Contacten / adres boek / partner- kindgegevens
• Notities/taken
• Volledig digitaal dossier (documenten)
• Eigen omschrijving en mappenstuctuur wordt meegenomen + extra zoekwoorden (in omschrijving)

Stap nu over

Kies voor een optimale workflow met goedwerkende software van Bizon. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Flexibiliteit en service staan voorop: je hebt de keuze om gefaseerd over te gaan en gedurende de eerste weken krijg je extra ondersteuning waardoor de overgang soepel verloopt!

Meer informatie

Wil je meer informatie ontvangen over overstappen op een nieuw softwarepakket? Neem dan contact op met Ruud! Of bekijk de verschillende cases.

1. Doe de factuurboeking op de juiste plek.

Een veel gemaakte fout is de overheveling van het factuurregistratie-proces naar de factuurscan-oplossing. Eigenlijk gaat men in dat geval de helft van het financiële pakket nabouwen in de scanoplossing. Soms gaat men zelfs zo ver dat men het hele crediteurenproces, inclusief het aanmaken van het betaalbestand, hierin onderbrengt. Pas na het hele goedkeuringsproces wordt dan een journaalpost naar het financiële pakket gestuurd. Bij eenvoudige facturen is dit nog wel mogelijk, maar wat te doen bij transitoria-, of permenance-boekingen, of bij rekeningcouranten. De oplossing: de facturen bij binnenkomst boeken daar waar het hoort: in het financiële pakket. Men heeft in dat geval dan ook meteen de financiële positie inzichtelijk.

2. Scannen is ouderwets

Steeds vaker worden facturen via de mail in pdf-vorm toegestuurd. Dit is perfect! Deze facturen hoeven niet meer te worden gedigitaliseerd en kunnen direct in de scan- of financiële-omgeving ingelezen worden. Door het aanmaken van verschillende ontvangst-emailadressen kunnen deze facturen direct in groepen worden verdeeld (bijvoorbeeld goederen- en kostenfacturen).
Tip: Indien de leverancier naast de pdf ook een UBL of Excelbestand kan meeleveren, kan de factuur volledig automatisch worden ingelezen en geboekt (100% foutloos) in uw financieel pakket. Hier is alleen een eenvoudige inleesroutine voor nodig.

3. In OCR herkenning zit niet de winst

In veel demonstraties wordt voornamelijk aandacht besteed aan het OCR proces en data-capture, oftewel herkenning, om zodoende facturen volledig automatisch te boeken. Dit is een uitermate complex proces met een redelijk grote fout kans. Het automatisch bepalen van de crediteur (o.b.v. rekeningnummer, webadres, telefoonnummer etc.) is nog met hoge zekerheid (>>95%) uit te voeren. Maar daar is geen dure OCR software voor nodig. Voor bedragen, totalen en btw, factuurnummer en betaaldatum wordt het al wat moeilijker. Omdat hierbij de foutkans groter is dienen alle “OCR-facturen” nog visueel te worden gecontroleerd. En het inlezen van de factuurregels is een uitdaging!

De oplossing: niet aanschaffen.

4. Vind niet iedere keer hetzelfde wiel uit

Veel scan-oplossingen bieden een flexibele workflow engine. Samen met de klant worden alle flows dan middels onderzoek- en consultancyactiviteiten als “maatwerk” geïmplementeerd. Dit is niet noodzakelijk. In essentie heeft iedereen hetzelfde proces. Een factuur moet langs 1 of meerdere personen gaan ter accordering. Per leverancier kunnen dit andere personen zijn binnen de organisatie.

De oplossing: Door het maken van generieke flows (b.v. energie, voeding, telefonie, productgroep) met daarin opgenomen de budgethouders, krijgt men een overzichtelijke autorisatie-matrix. Het enige wat de klant nog hoeft te doen is het koppelen van de juiste flow aan de juiste crediteur.

5. Kies voor een geïntegreerde oplossing

In het eerste punt hebben wij reeds vermeld dat steeds meer functies van het financiële pakket worden overgeheveld naar de scan-oplossing. Men eindigt in dit geval met twee applicaties met zeer complexe interfaces, met daarbij tevens tweemaal applicatie-beheer en uiteindelijk een oplossing waarmee 85-95% van de facturen kan worden verwerkt. Deze laatste 5-15% (de afwijkingen) geven veel werk en irritatie omdat er nogal wat work-arounds gebruikt moeten worden.

De oplossing: Draai het proces om en zorg dat het financiële pakket wordt uitgebreid met een document-koppeling en een flow-engine om de facturen op basis van de generieke flows (ook in het financiële pakket) aan te bieden aan je budgethouders. Hoe? Houd het simpel!

6. Houd het simpel !

Het goed- of afkeuren van een factuur is een simpele functie, maar kan door vele budget- of taakhouders binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden. Tip: Een internetapplicatie is dan de meest geschikte oplossing. Deze moet dan intuïtief en uitermate simpel werken. Als er voor de juiste userinterface (lees web-oplossing) wordt gekozen is een opleiding voor de eindgebruikers helemaal niet nodig. Een stap verder is het aanbod aan de eindgebruikers van een iPad- ofwel tabletversie. Meer en meer medewerkers nemen hun eigen device mee of gebruiken deze buiten kantoor zakelijk.

E-factureren is de toekomst

E-facturatie (elektronisch factureren) is de toekomst! Wat zijn de voordelen? En waarom is het NU van belang je daar op voor te bereiden!

Bij elektronisch factureren (e-facturatie) worden facturen via digitale, gestructureerde, bestanden verstuurd. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem digitaal worden verwerkt in het andere systeem. Daarmee is handmatige verwerking verleden tijd. Je hebt verschillende vormen van elektronische facturen (e-facturen), maar UBL -facturatie is in Europa de meest voorkomende.

UBL facturen

Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language, een ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. UBL is in feite een serie afspraken over taal waarin systemen met elkaar kunnen praten. Dit houdt in dat bepaalde informatie altijd op dezelfde plek op de (digitale) factuur terug te vinden is. Daarmee is dit formaat bij uitstek geschikt voor financiële applicaties. Een groot voordeel van UBL is dat ook een PDF van de factuur is inbegrepen.

Op dit moment is de UBL factuur het meest geschikte formaat om e-facturen aangeleverd te krijgen. De verwachting is dat UBL facturen in de komende jaren het standaard formaat van factuuruitwisseling wordt in Europa.

De voordelen van e-facturatie:

• Het zorgt voor meer gemak; de factuur verwerking verloopt automatisch.
• De verwerking gaat een stuk sneller; de papierstroom wordt hiermee teruggedrongen.
• Het is nauwkeuriger; er ontstaan geen fouten door handmatige verwerking van factureren.
• Het is goedkoper; je bespaart immers op print-, porto en handelingskosten.

Bizon is UBL ready

In Finall is de UBL-factuur te importeren en de werkwijze is daarbij gelijk aan ‘normale’ pdf-facturen. Voordeel is dat de factuur 100% herkend kan worden door het systeem. Daarnaast kan de boeking in veel gevallen automatisch op de juiste rekeningen, kostenplaatsen en BTW geboekt worden. De werkwijze voor het herkennen van factuurboekingen lijkt op de manier zoals in Finall bankafschriften automatisch geboekt worden: De omschrijvingen van uw leverancier op de factuur kunt u ‘vertalen’ naar uw eigen grootboekrekeningen en kostenplaatsen.

Wil je meer weten?

Ben je benieuwd hoe wij omgaan met het digitaliseren van facturen? Maak geheel vrijblijvend kennis met onze expert Jaap of vraag het productprofiel van FactFlow aan.

BOB vs ERP

Om een keuze te maken is het van belang te weten wat het verschil tussen een best of breed en een totaaloplossing zoals een enterprise resource planning (ERP).

Enterprise resource planning

We spreken over enterprise resource planning (ERP) wanneer software binnen organisaties wordt gebruikt ter ondersteuning van veel processen binnen de organisatie.

Vaak bestaan dergelijke softwarepakketen uit kleine deelprogramma’s of modules die allemaal een specifieke taak of afdeling ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan deelprogramma’s of modules die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren en andere om de voorraden bij te houden.

Veel bekende ERP systemen zijn ontstaan vanuit een financiële applicaties.

Best of breed

Bij de best of breed (BOB) strategie wordt er juist niet voor een totaalpakket gekozen maar kiest elke afzonderlijke afdeling voor een specifieke software oplossing.

Bij deze aanpak richt de leverancier van de software zich op het leveren van de meest uitgebreide functionaliteit en gebruikersvriendelijkheid gericht op de specifieke groep gebruikers van een specifieke afdeling en eventueel ook een specifieke branche.

Gebruikers willen immers liever niet belast worden met functionaliteiten die niet voor hen bedoelt zijn. Bepaalde afdelingen kunnen zeer gerichte en specifieke eisen hebben waaraan alleen kan worden voldaan door specifieke deeloplossingen, de zogeheten best of breed oplossingen dus.

De invloed van cloud

De opkomst en acceptatie van de cloud heeft ervoor gezorgd dat verschillende best of breed oplossingen makkelijker te combineren zijn.

Bij het ontwerpen van cloud software staat de integratie met andere cloud applicaties immers altijd centraal. Cloud applicaties zijn gemaakt om aan elkaar te koppelen en de technieken om dat te doen zijn de afgelopen jaren steeds uitgebreider, betrouwbaarder, veiliger en betaalbaarder geworden.

Cloud applicaties richten zich veelal niet op het gehele bedrijfsproces, maar op één specifiek deelproces van de organisatie. De gedachte hiervan is dat niet op ieder deelproces goed kunt zijn. Schoenmaker, houd je bij je leest!!

Doordat cloud oplossingen met meer dan één applicatie koppelen, zijn er veel keuzemogelijkheden. Hierdoor kunnen de verschillende afdelingen kiezen voor hun eigen best of breed oplossing en toch gezamenlijk in de cloud een systeemvormen als een alternatieve totaaloplossing.

Belangrijkste voordeel

Het belangrijkste voordeel van het ‘best of breed’ zit hem duidelijk in die flexibiliteit: je hoeft niet direct alle keuzes vooraf te maken. Er kan per deelproces, taak of afdeling een keuze worden gemaakt.

Mocht de keuze in de praktijk niet uitpakken als vooraf gedacht, kan een andere cloud oplossing de plaats innemen. Zónder dat de rest van de organisatie of andere afdelingen daar last van hebben.

API’s

Het koppelen van de verschillende deelsystemen gebeurt met Api’s, de afkorting voor application program interfaces. Api’s vormen het technologische bindmiddel tussen alle stukjes software.

Deze standaardisatie heeft een grote invloed op de snelheid waarmee je als organisatie nieuwe software implementeert.

One size fits all?

Als het erop aan komt, is de echte vraag:

Kies je liever voor een one-size-fits-all software oplossing voor jouw bedrijf, zoals een ERP waarmee je voldoet aan de basisbehoeften van elke afdeling. Of kies je ervoor om “je eigen omgeving bouwen” met best of breed toepassingen die goed communiceren met elkaar en worden geïmplementeerd waar en wanneer je dat nodig hebt.

Best of breed

Wij zijn van mening dat elke afdeling beter zijn eigen oplossing kan kiezen zodat deze voor 100% aan de gewenste functionaliteiten van deze afdeling kan voldoen.

Om de groeiambitie te verwezenlijken zonder stagnatie zouden wij kiezen voor een best of breed oplossing.

De flexibiliteit, integratie mogelijkheden gecombineerd met uitgebreide functionaliteit en een vast abonnementstarief maakt de best of breed oplossing zo aantrekkelijk.

Bizon blinkt hiermee uit in o.a. de segmenten Retail en Zorg waar het applicatielandschap bestaat uit vele verschillende processen en deelsystemen.

Meer informatie over onze financiële best of breed oplossing vind je hier: bekijk Finall.

ISO 27001 en NEN 7510 certificering

Sinds 23 juli 2018 is Bizon Software officieel ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd. Beide normen zijn standaarden voor informatiebeveiliging. ISO 27001 is de internationale norm voor informatiebeveiliging. NEN 7510 geldt specifiek voor informatiebeveiliging in de gezondheidszorg.

Informatiebeveiligingsmanagement-systeem onderhouden

Het beheren van je informatiebeveiliging stopt niet wanneer je je certificaat hebt ontvangen. Om de veiligheid van de informatie te blijven garanderen wanneer nieuwe beveiligingsbedreigingen zich voordoen, dienen de maatregelen mee te groeien met je bedrijf. Je blijft doorontwikkelen.

Veilige omgang met informatie blijft nog steeds een belangrijk punt van aandacht voor organisaties. Ook bij ons staat veiligheid hoog in het vaandel. Goede bescherming van jouw gegevens en die van je cliënten vinden we erg belangrijk. Daarom hebben we hard gewerkt en veel tijd gestoken in het behalen van deze certificering. Maar daar stopt het niet!

Certificering vernieuwd

Tijdens de externe audit die eind juni van dit jaar plaatsvond, is opnieuw door BSI vastgesteld dat wij voldoen aan de gestelde eisen van de certificeringsnormen. Bovendien blijven we ook in de toekomst iedere dag werken aan kwaliteit en informatiebeveiliging.