BJZ Limburg

Overstappen op een nieuw softwarepakket

Zorgorganisaties willen vanzelfsprekend dat de software die zij gebruiken om hun financiële administratie in te richten, past bij hun actuele werkprocessen. Iedere zorgorganisatie (h)erkent dat overstappen op een ander softwarepakket veel werk – en soms kopzorgen – met zich meebrengt. Hoe pakte Bureau Jeugdzorg Limburg de overstap naar Finall aan? Ad Westerbeek: “Het systeem dat we voorheen gebruikten, was absoluut verouderd. We hebben drie andere systemen bekeken en uiteindelijk voor Finall van Bizon gekozen. De keuze voor Bizon was eenvoudig, maar de overstap naar een nieuw financieel systeem vormde voor ons een serieuze drempel. We wilden graag antwoord op vragen als: ‘Welk moment kies je?’, ‘Hoe verloopt de overstap?’ en ‘hoe pak je dat in fases aan?’ Daarin heeft Bizon ons heel goed begeleid.

In het hele implementatietraject – van A tot Z – werd er veel flexibiliteit aangeboden. Als verschillende ontwikkelingen binnen onze organisatie om onze inzet en aandacht vroegen, keek Bizon met ons mee welke onderdelen van de implementatie geprioriteerd moesten worden. Samen bepaalden we hoe belangrijk bepaalde zaken waren om het implementatietraject gestroomlijnd te laten verlopen. Bizon is ook een partij die gewoon zegt waar het op staat en maakte – samen met ons – het besluit om bepaalde zaken op een ander moment op te pakken. En zo werd Finall gefaseerd ingevoerd, maar wel op een hele complete wijze.”

Dagelijkse ondersteuning

Een nieuw softwarepakket schept bepaalde verwachtingen. Zijn die verwachtingen ook waargemaakt? Ad Westerbeek: “Je hebt uiteraard bepaalde verwachtingen bij de aanschaf van een nieuw systeem. Die verwachtingen probeer je te baseren op alle informatie die je in de aanloop naar de aanschaf ontvangt. Vooral de persoonlijke begeleiding en de kennis en deskundigheid van de mensen bij Bizon spraken ons erg aan. De software van Bizon ondersteunt ons in de basis bij onze boekhouding. In het systeem zit veel flexibiliteit, waardoor je op meerdere niveaus kunt registreren. Die functie gaan we in de toekomst meer gebruiken om beter te kunnen rapporteren.

Ik omschrijf de samenwerking met Bizon als perfect. Als we een consultant nodig hebben, dan is er vaak iemand direct beschikbaar. Vragen worden snel opgepakt en opgelost. De helpdesk werd vooraf – door andere organisaties – de hemel in geprezen. Marijke houdt die reputatie hoog.”

FactFlow: digitaal factureren

Welke andere voordelen ervaren jullie nu? Ad Westerbeek: “FactFlow, de module die digitale facturen mogelijk maakt, was voor ons helemaal nieuw. Daar hebben we de grootste winst behaald als het gaat om procesverbetering. Het proces om facturen te verwerken is gedigitaliseerd. Dat verliep voorheen echt heel anders: als er een factuur digitaal binnenkwam, werd deze geprint en ging de organisatie in voor de juiste handtekening. Dan was het afwachten of de factuur terugkwam en dan werd er betaald of moest de factuur opnieuw terug. Dit gaat nu allemaal digitaal: dat geeft veel meer overzicht en zorgt voor snelle doorlooptijden. We hebben hier direct nog een schepje er bovenop gedaan: we verwerken facturen via e-factureren. Dat bevalt erg goed.”

Bizon voor de jeugdzorg

Softwarepakketten moeten precies doen wat ze beloven: jouw (administratieve) werklast verminderen. Sluit onze software naadloos aan op de werkwijze van organisaties in de jeugdzorg? “Ja, absoluut. Er zijn ook koppelingen te realiseren met Collabris. Dat is een systeem dat bijna alle Gecertificeerde Instellingen (GI) gebruiken voor het berichtenverkeer met gemeentes. Niet iedere GI heeft zijn administratie hetzelfde ingericht. Sommige GI’s werken nog met een werkwijze waarin ze de opbrengsten per team willen genereren, dat is allemaal mogelijk in Finall. Wij doen dat niet per team – zelfs niet per regio, maar dat is wel mogelijk. De flexibiliteit van Finall maakt het heel goed werkbaar voor de jeugdzorg.”

Over Bureau Jeugdzorg Limburg

Bureau Jeugdzorg Limburg is een gecertificeerde instelling voor uitvoering van de maatregelen jeugdbescherming en jeugdreclassering. Zij bieden hulp en ondersteuning in die gevallen waar de (kinder)rechter een uitspraak heeft gedaan en een kinderbeschermingsmaatregel heeft uitgesproken of jeugdreclassering heeft opgelegd.