Elver

Een interview met Margot Strijker

Zorginstelling Elver in Gelderland timmert hard aan de weg om een ‘moderne werkplek’ te creëren voor haar medewerkers. Dat betekent minder regeldruk, administratieve lasten en méér werkplezier. Margot Strijker (Planning & Control bij zorginstelling Elver) aan het woord!

“De aanleiding voor de aanschaf van een nieuw systeem? Onze werkwijze was erg bewerkelijk en foutgevoelig, daar moest een andere oplossing voor komen. Kortom, het was écht tijd om over te stappen op moderne software.”

 Het voornaamste criteria was gebruiksgemak voor onze zorgmedewerkers

“In onze zoektocht naar een nieuwe oplossing, hebben we bij alle bekende partijen die gespecialiseerd zijn in de zorg, o.a. Bizon Software, geïnformeerd naar mogelijkheden. In de definitieve keuze hebben we onze betrokken zorgmedewerkers een belangrijke stem gegeven. Zij gaven vooral één duidelijk signaal: het moet zo eenvoudig mogelijk.”

“Onze behoefte bestond uit een eenvoudige kas-bank oplossing – verwerken van groepsuitgaven en zak- en kleedgeld van onze bewoners. Dat hebben we met de oplossing van Bizon Software ook gerealiseerd. Na rondvraag, vingen we op dat sommige pakketten op dit moment moeite hebben met het aanbieden van goede ondersteuning.”

 Goede ondersteuning en begeleiding

“Wij wisten dat we, naast moderne software, ook op zoek waren naar goede support. Dat hebben we bij Bizon gevonden en daar zijn wij erg tevreden over. De samenwerking loopt heel goed met consultants Jordy en Mark van Bizon.”

“We krijgen snel een reactie op onze vragen. De samenwerking met Bizon kenmerkt zich door de prettige omgang waarbij de zaken die we hebben besproken duidelijk worden samengevat. Commercieel gezien hadden we contact met accountmanager Frank: een fanatiekeling die voor, tijdens en na het tekenen van het contract betrokken bleef. Dat fanatisme blijft om er samen voor te zorgen dat het een succes wordt!”

Soepele implementatie

“We zijn begonnen met een eerste pilot met een aantal woongroepen, zodat we waar nodig direct de kans hadden om bij te sturen. Daarna stond het eigenlijk al wel en kwamen er weinig vragen vanuit de teams. Toen zijn we verder gegaan met het uitrollen naar de andere woongroepen en dagbesteding.”

“Bij de kick-off en planning hebben we goed uitgekristalliseerd hoe we het proces wilden inrichten. Dit hebben we bekeken met zowel onze financiële collega’s als onze zorgmedewerkers. Mark en Jordy hebben de aftrap met het pilotteam voor hun rekening genomen. Ze hebben uitleg gegeven en keuzes toegelicht die we samen hebben gemaakt. Dat ging heel goed.”

“Toen de eerste kasboeken waren ingeboekt en verwerkt, zijn Jordy en Mark langsgekomen om de hele financiële afwikkeling aan de achterkant goed in te richten. Dat verliep snel en duidelijk.”

 Tijdbesparing en verbeterde werkwijze

“We horen positieve geluiden over het pakket. Het werkt heel handig. Voorheen moesten alle mutaties overgetypt worden vanaf het bankafschrift, nu staan ze er allemaal in. Dat is al een enorme verbetering die veel tijd bespaart.”

“Iedereen die er met het WebKasBankBoek werkt is heel positief. Onze werkwijze hebben we wel aangepast: we dienen nu elke maand de kassen af te sluiten. Dat kunnen onze teams nu niet meer laten liggen. Maar daar staat tegenover dat er meer inzicht is in de budgetten van cliënten en de woongroepen. Bovendien behoren foutgevoeligheden tot de verleden tijd.”

Met de MobiBon nog meer tijd besparen!

“Er zijn allerlei mogelijkheden toegelicht. We hebben alle medewerkers op het hart gedrukt mee te denken over de wensen met betrekking tot de werkwijze. Die uitkomsten sparen we op, zodat we op een later tijdstip nog een mooie verbeterslag kunnen maken. Hiermee voorkomen we dat oplossingen maar voor één of twee personen van toepassing zijn. We willen een beheersbare werkwijze en afwijkingen voorkomen.

Als we het helemaal hebben uitgerold, willen we het proces verder optimaliseren. Door bijvoorbeeld mutaties of registratie van bonnetjes direct op te nemen in het WebKasBankBoek. Op dit moment worden alle bonnetjes nog bewaard in een ordner. Het zou natuurlijk mooier zijn als dat met de MobiBon gewoon bij aankoop al werd gedaan. Dan ben je nog een stap verder, wordt de ordner overbodig en is het niet langer nodig om de bonnen te bewaren, want die zitten dan al digitaal in je administratie. Op naar een paperless toekomst!”

Over Elver

Elver is expert in de begeleiding en behandeling van mensen met een lichte tot zeer ernstige verstandelijke beperking van alle leeftijden en voor mensen met een complexe zorgvraag. Bij Elver telt elk verhaal en willen ze bijdragen aan een gelukkig bestaan. Ze willen de beste zorg bieden aan mensen met een verstandelijke beperking. Elver biedt mensgerichte zorg waarbij de behoefte van de cliënt centraal staat. Zij zorgen voor een prettige omgeving en investeren in een gezonde organisatie en gemotiveerde medewerkers. Met circa 1.400 medewerkers en 400 vrijwilligers begeleiden en behandelen ze bijna 700 mensen.