Ferbine Beheer

Een virtuele werkplek

“Door de huidige omstandigheden in verband met corona gaan we niet op huisbezoek, werkt het personeel vanuit thuis en is ons telefonisch spreekuur aangepast. Door gebruik te maken van Bizon Hosting hebben we de mogelijkheid om thuis te werken. Dat was zonder deze oplossing helemaal niet gelukt.”

Meer dossiers per persoon beheren

“Ons vorige softwarepakket zag er netjes uit, was gebruiksvriendelijk. Maar al snel liep ik er tegenaan dat we alles zelf in de gaten moesten houden. Toen ik door omstandigheden in één keer drie keer zoveel dossiers in mijn beheer kreeg, moest er echt iets gebeuren. Want het overzien van zoveel dossiers is niet werkbaar.

In de oude situatie was het onmogelijk om alle schuldeisers tegelijk aan te schrijven. Ook kregen we van een hoop zaken geen melding. Als er inkomsten niet ontvangen waren, werd dat niet gemeld door het systeem. Ook wanneer de Rekening en Verantwoording moest worden ingediend, werd niet gesignaleerd. Deze zaken moesten we zelf bewaken en controleren. Bovendien moest er een apart Document Management Systeem aangeschaft worden om te kunnen digitaliseren.”

Efficiënter en effectiever werken

Bizon heeft als missie dat al haar klanten efficiënter kunnen werken. Daarom maken we niet alleen software voor onze klanten maar ook mét onze klanten.

“Het voornaamste criterium dat we aan een nieuw softwarepakket stelden, was dat we signalen willen ontvangen wanneer taken te lang openstaan of wanneer er zaken ontbreken. We willen alles gedigitaliseerd in één pakket. We zien nu in de software van Bizon alle documenten die bij een betreffende cliënt of schuld horen. Op deze manier houden we zaken bij elkaar. Tevens is het voor ons belangrijk om brieven in bulk te versturen. Het moest allemaal efficiënter en effectiever: dat heeft Bizon allemaal gerealiseerd. We worden er echt iedere dag blij van.”

“De software van Bizon voldoet volledig aan onze wensen en eisen. Een ander goed voorbeeld: wanneer er een gedeelte van de schuld van een cliënt is afbetaald, dan wordt het restbedrag automatisch bijgewerkt in het systeem. Bij het vorige pakket moesten we dit zelf bijhouden en aanpassen.”

Tijdbesparing

“Kort geleden stonden we er met zijn tweeën voor, omdat een deel van ons personeel ziek was en een ander deel op vakantie was. Alle dossiers waren goed te overzien en we kregen alles goed weggewerkt. Vooral het verwerken van de post en de inkomende documenten ging veel effectiever. Als we binnenkort helemaal operationeel zijn met de bewindvoering software van Bizon, kunnen we een dag minder gaan werken.”

Persoonlijk contact & goede ondersteuning

Op dit moment zit Ferbine Beheer aan het einde van de implementatiefase. Daarin start de nauwe samenwerking tussen Bizon en haar klanten. De nauwe samenwerking en het opbouwen van een prettige klantrelatie staat bij Bizon centraal.

“De implementatie verloopt goed, zoals we ook verwacht hadden. Het contact met Bizon is erg prettig. De bemanning van de Bizon helpdesk en onze consultant Thijs reageren erg snel: daar stonden we van versteld. Je kunt gewoon even bellen of een mail sturen. Dat zijn we niet gewend van een softwareleverancier. Bovendien wordt er niet alleen gereageerd op je vragen: er wordt proactief geïnformeerd hoe het gaat.”

Cursussen en verdieping

“De planning en aanpak van de implementatie wordt vooraf duidelijk afgestemd en besproken. Samen hebben we de beste aanpak bepaald en een tijdspad gemaakt. Gedurende dit proces wordt er steeds in overleg bekeken of alles volgens planning verloopt.

Daarbij horen ook cursussen voor alle collega’s. Wij hebben ervoor gekozen dit bij Bizon op locatie te doen, omdat we dan niet afgeleid worden door dagelijkse telefoontjes. Thijs is daarnaast bij ons op kantoor geweest om bij iedereen persoonlijk te informeren of ze tevreden zijn of nog vragen hebben.”

Samenwerking: Bizon gaat voor een lange termijn relatie

In de DenkTank-sessies komen klanten en productmanagers bijeen om ervaringen te delen over recente (software) ontwikkelingen en daarnaast toekomstige ontwikkelingen te bespreken. Samen met klanten maakt Bizon haar software beter voor de toekomst.

“De verschillende contactmomenten met Bizon vind ik erg prettig. Ze nemen uitgebreid tijd voor haar klanten, zoals tijdens een DenkTank of webinars. Hierdoor kom je ook met andere gebruikers in contact en delen we ervaringen, helpen elkaar of geven elkaar tips. Op deze manier denkt iedereen mee over de ontwikkeling van de software.”

Over Ferbine Beheer

Ferbine Beheer (voorheen Duimkruid en Nibaja) biedt als professionele beschermingsbewindvoerder hulp aan mensen die niet (meer) in staat zijn om hun financiële belangen naar behoren te behartigen.