Ipse de Bruggen

Over Ipse de Bruggen

Ipse de Bruggen is de grootste zorgorganisatie in Zuid-Holland voor mensen met een verstandelijke beperking. Op bijna 400 zorglocaties biedt Ipse de Bruggen met ruim 5.600 medewerkers en 2.200 vrijwilligers aan ruim 5.500 cliënten zorg en ondersteuning bij wonen, werken, leren en ontspannen.”

De organisatie heeft ruim 100 jaar ervaring in de zorg voor kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. De organisatie vindt het belangrijk dat iedereen een goed leven heeft. Daarom biedt zij de mensen met een verstandelijke beperking de best mogelijke zorg en begeleiding.

Even kennismaken

Corine: “Ruim 32 jaar geleden ben ik bij Ipse de Bruggen gestart. Inmiddels ben ik al 22 jaar werkzaam op de financiële administratie bij onze organisatie. Ik hield me altijd bezig met het kassenwerk, maar ik ben organisch in de rol van functioneel applicatiebeheerder gerold.”

Raeesa: “Sinds 2016 werk ik bij Ipse de Bruggen. Ik ben gestart op de financiële administratie van Ipse de Bruggen als grootboekcontroller en coördinator van het kassenteam. In deze functie werkte ik al met de webkas waar ik zowel een controlerende als ondersteunende adviesfunctie had. Nu als AO-IC controller heb ik alleen nog een controlerende pet op binnen de Webkas.”

Jiivan: “Als team coördinator ondersteun en faciliteer ik de Proces en AO-IC controllers. Daarnaast ben ik als programma-manager nauw betrokken bij diverse projecten en verantwoordelijk voor het productiegedeelte van de jaarrekening controle.”

Dagelijkse ondersteuning door de software

Bizon wil financiële en administratieve processen vereenvoudigen en daarmee jouw werk makkelijker maken. Hoe ondersteunt onze software de medewerkers van Ipse de Bruggen in hun dagelijkse werkzaamheden? Raeesa: “Er zijn verschillende teams die met de software van Bizon werken: het kassenteam, de medewerkers in de zorg en AO-IC. Het kassenteam heeft een ondersteunende rol en AO-IC een controlerende rol om na te gaan of de transacties juist, tijdig en volledig worden verantwoord. Het doel hiervan is simpel: risico’s beheersen. Daarnaast is het belangrijk dat cliëntbegrotingen in acht worden gehouden. We willen de administratieve lasten terugdringen, daarom moet het voor medewerkers in de zorg snel en eenvoudig zijn om de uitgaven te verantwoorden en (eventueel) te registeren. Het is niet de bedoeling dat medewerkers in de zorg en managers aparte Excel bestanden bijhouden, waardoor we verzanden in een administratieve chaos. We willen daarnaast binnen de hele organisatie een transparant en accuraat overzicht hebben. Bizon ondersteunt ons bij deze doelstellingen.”

Meer grip, minder werk

Raeesa: “De software zorgt ervoor, dat wij voor een deel geautomatiseerd werken. Op het servicekantoor is het mogelijk om de gehele administratie centraal in te zien zowel op de financiële administratie als bij AO-IC. Met behulp van de persoonsgebonden bankpassen en MobiBon zien wij welke kosten zijn gemaakt ten behoeve van cliënten en de exploitatiebegroting. Door deze overzichten zijn wij in staat makkelijker (bij) te sturen of kosten door te berekenen aan de cliënt. Daarnaast is het mogelijk om de gemaakte kosten eenvoudig over meerdere bewoners te verdelen, denk aan samen een ijsje eten. Ook hebben wij de mogelijkheid om onder meer te controleren waar de kosten voor in rekening worden gebracht en of de transacties voorzien zijn van een kassabon.”

Jiivan: “De software van Bizon ondersteunt in het opstellen van rapportages, waaruit wij informatie en inzicht krijgen over wat goed gaat en waarop bijgestuurd moet worden.’

MobiBon

Welke nieuwe ontwikkelingen of introducties van Bizon hebben impact gemaakt op de organisatie? Corine: “De software van Bizon ondersteunt onze verschillende zorglocaties, maar uiteraard heeft de backoffice er ook veel voordelen aan. Vóór onze samenwerking met Bizon kregen we de volledige administratie aangeleverd via Excel bestanden. De MobiBon is in 2016 geïntroduceerd bij Ipse de Bruggen en geleidelijk uitgerold. De MobiBon werkt erg goed voor de medewerkers op de verschillende zorglocaties. De introductie van MobiBon ging natuurlijk niet zonder slag of stoot, maar gemaakte kosten zijn met deze mobiele applicatie nu perfect te verantwoorden bij de bron.”

Raeesa: “De MobiBon heeft het begeleiders makkelijker gemaakt om hun uitgaven te verantwoorden. Ze kunnen hierin zelf bepalen of zij na een uitgave een foto van de bon meteen uploaden of juist wanneer de pintransacties van de betreffende medewerker voor hem of haar klaarstaan.”

Jiivan: “In de praktijk blijkt het soms lastig, wanneer er bijvoorbeeld weinig of geen mobiele telefoons beschikbaar zijn. Dan schiet het zijn doel voorbij. Medewerkers geven aan dat wanneer er wél een mobiele telefoon beschikbaar is, MobiBon erg handig werkt. Je maakt, uploadt en koppelt een foto van de kassabon aan de desbetreffende transactie.”

Corine: “Het grootste voordeel van MobiBon en de persoonsgebonden passen is de vrijheid, die de medewerkers hebben om uitgaven te doen. Medewerkers maken foto’s van elke kassabon: dat is echt een verrijking. De pas kan namelijk ook gebruikt worden voor zaken, waarvoor deze niet bedoeld is. Denk aan het doen van aankopen voor de woongroep, die eigenlijk via ons inkoopsysteem moeten verlopen. Door deze verandering ligt de verantwoordelijkheid van de uitgaven veel meer bij de zorgmanagers. We zijn constant bezig om ervoor te zorgen, dat de applicatie op de juiste manier wordt gebruikt. Bizon geeft ons de mogelijkheid om de controlerende zaken beter en efficiënter uit te voeren.”

Behoefte aan controle

Jiivan: “Toen ik bij Ipse de Bruggen startte, bood de software van Bizon ons nog onvoldoende inzicht om risicogerichte controles uit te voeren. Vanuit interne onderzoeken bleek dat er behoefte was aan informatie uit die systemen om snel en adequaat in te spelen op dagelijkse werkzaamheden en signalen. Samen met Bizon-consultant Mark Verschuren hebben wij de mogelijkheden besproken om specifieke functies in de Webkas uit te bouwen. Met als doel: betere controle op risico’s, zoals bijvoorbeeld transacties op vreemde tijdstippen.”

Raeesa vult aan: “Wij hebben de controlerende functie en adviesfunctie gescheiden in de financiële administratie om meer rolzuiverheid te verkrijgen. Na deze professionaliseringslag ontstond de behoefte aan meer overkoepelende managementinformatie. Daarin heeft Bizon ons voorzien, waardoor wij onze risico’s beter kunnen beheersen. Hiermee dringen wij onder meer risico’s, zoals fraude en diefstal terug.”

Jiivan: “Voorheen voerden kasbeheerders zelf deze controles uit en eventueel met een collega kasbeheerder vanwege het vier-ogen-principe. De zorgmanager beoordeelde de transacties opnieuw aan het einde van de maand om te filteren op onjuistheden. Dit was een erg omslachtige procedure, die in de praktijk vaak achterwege werd gelaten. Met behulp van Bizon zijn daar mooie stappen in gezet. Nu worden transacties automatisch aangemerkt als risicovol op basis van vastgestelde risico-indicatoren, zodat zorgmanagers deze makkelijk in de Webkas kunnen beoordelen.”

Risicobeheersing: dé aanleiding voor de module Controle & Kwaliteit

Jiivan: “Daarnaast was het noodzakelijk om controles in de WebKas te introduceren en dit verder te professionaliseren, omdat we sterke signalen kregen van onregelmatige of risicovolle transacties. Het was voorheen erg lastig om deze signalen snel en volledig vanuit het systeem te weerleggen of bevestigen op basis van feitelijke informatie. Uit gesprekken met collega-instellingen en Bizon blijkt dat Ipse de Bruggen zeker niet achterloopt als het gaat om de controle op transacties.”

Goede en kwalitatieve zorg is altijd het uitgangspunt

Bizon vindt dat de financiële administratie van jouw organisatie geen pijn hoeft te doen én dat jij moet uitblinken in waar je goed in bent. Dát is de reden waarom we doen wat we doen. Raeesa: “Vanuit de governance code is het voor ons belangrijk te voldoen aan de eerste pijler: goede en kwalitatieve zorg bieden. Dat kunnen we alleen bieden als we zorgen dat cliëntgelden veilig zijn, de cliënt op tijd zijn spullen krijgt en voorkomen dat zorgverleners veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Daar helpt de MobiBon enorm bij.”

Jiivan: “Het ultieme doel was om met behulp van software automatisch transacties te controleren op juistheid, volledigheid en tijdigheid. We vragen het zorgveld om zelf de transacties te beoordelen en te verantwoorden, waarbij de zorgmanager dit vrijwel volledig geautomatiseerd doet. Hierbij zijn we meer vanuit een risicogerichte gedachte te werk gegaan.

Blijven ontwikkelen:

Jiivan: “De uitdaging van de verdere doorontwikkeling en verbeterslag zit in communicatie en het interne draagvlak om systemen te gaan gebruiken zoals ze bedoeld zijn. Bizon ondersteunt en adviseert ons hierover. We kijken uit naar een geautomatiseerd vier-ogen-principe. Vier jaar geleden had ik niet gedacht dat die mogelijkheid er nu (bijna) is.”
Corine: “We kijken uit naar de implementatie van de real-time bankkoppelingen. Daarnaast is er bij sommige functies nog een uitbreiding wenselijk.”

Samenwerking met Bizon

Corine: “Ik vind Bizon een prettige, compacte organisatie. Daardoor weet ik met wie ik te maken heb en bij wie ik moet zijn. Eigenlijk ben ik heel erg verwend: ik hoef maar te piepen en er wordt gereageerd. Over het algemeen worden issues heel snel opgepakt. Zeker de laatste jaren hebben we een nauwe samenwerking met betrekking tot de doorontwikkeling van de software. Onze organisatie was een van de eerste die met MobiBon aan de slag ging. Dat heeft voor- en nadelen. Wij liepen tegen enkele kinderziektes aan, maar hadden wel de mogelijkheid onze voorkeuren aan te geven.”

Raeesa: “Goede dienstverlening is in mijn ogen het hebben van expertise, het kennen van je klant en begrijpen wat diegene bedoelt. Ik zou Bizon zeker aanraden aan collega-instellingen. Zeker als die organisaties de verantwoording van hun transacties nog niet hebben geautomatiseerd.”

Jiivan: “Vooral het meedenken vanuit de softwareleverancier vind ik belangrijk. Dat doet Bizon erg goed. Bizon consultant Mark weegt bij een advies altijd de meerwaarde voor ons af.”