Kempenhaeghe

Administratieve uitdaging

Als onze klanten op administratieve uitdagingen stuiten, dan denken we graag mee. Joyce van Houtert (Kempenhaeghe) legt uit hoe we dat voor Kempenhaeghe hebben gedaan: “Wij zijn overgestapt op een nieuw ERP-systeem. Voorheen werkten wij met een ander pakket van een grote aanbieder uit de markt. Daarin verwerkten we de inkoopfacturen met een aanvullende applicatie die aan het pakket was gekoppeld. De facturen van bewonersgelden werden ook op deze manier verwerkt. Vanuit die aanvullende applicatie gingen deze facturen naar de budgethouders toe ter controle. Na goedkeuring werden de facturen omtrent bewonersgelden geëxporteerd naar het ClientGeldenSysteem (CGS) van Bizon Software. Met de recente overstap naar het nieuwe ERP-systeem bleek deze werkwijze niet meer mogelijk. Het softwarepakket is vervangen en de aanvullende applicatie voor het verwerken van de inkoopfacturen verdween daarmee ook. We kwamen toen voor de vraag te staan: hoe gaan we dit oplossen? Bovendien ontdekten we dat we het hele proces rondom bewonersgelden graag in één systeem willen vangen. Die vraag hebben we voorgelegd aan productmanager Ton van de Ven van Bizon Software”

De oplossing: cliëntfacturen goedkeuren in het WebKasBankBoek

Hoe ziet de oplossing voor deze administratieve uitdaging eruit? Voor Kempenhaeghe hebben we het mogelijk gemaakt om met behulp van het WebKasBankBoek de inkoopfacturen – betreffende gemaakte kosten voor cliënten – goed te laten keuren door persoonlijk begeleiders. De centrale administratie registreert en boekt de facturen. Het boeken en uitvoeren van de betaalopdrachten gebeurt in CGS. Je kunt hierbij denken aan (verzamel)facturen zoals de kapper, de pedicure of andere zaken die doorbelast worden aan cliënten.

Verdere integratie en digitalisatie

Welke impact heeft deze oplossing op de toekomstige werkwijze van Kempenhaeghe? Joyce: “We zetten weer een flinke stap op het gebied van digitalisatie. We werkten al digitaal, maar de informatie werd in twee gescheiden systemen opgeslagen. Alleen de betalingsopdrachten kwamen uit CGS, dus de facturen werden daar niet opgeslagen. Het is gewoon fijn dat je alles weer in één systeem hebt zitten.”

Keuze voor Bizon

Waarom koos Kempenhaeghe voor Bizon? “Wij weten dat jullie flexibel zijn en maatwerk kunnen leveren. We hebben een complexe vraag voorgelegd aan Ton: het was onze wens om het in CGS te integreren. Mét de kanttekening dat wij absoluut niet wilden dat de betaalopdrachten via de kasboeken in het WebKasBankBoek opgevoerd werden. De betalingen en het inboeken van de facturen blijven bij de centrale cliënt administratie, daarna gaat dan de goedkeuringsstroom van start. We hebben een mooie oplossing gevonden om ze te exporteren naar WebKasBankBoek. De “rode regel” werkt natuurlijk als een hele duidelijke systematiek voor de begeleiders: daar werken ze al tien jaar mee. Nadat zij de kosten goedkeuren of afkeuren wordt er een export gemaakt en draagt de centrale administratie zorg voor de betaling. Een belangrijke eis: we willen de begeleiders zo min mogelijk belasten met administratieve rompslomp.”

Joyce vervolgt: “De verbetering zit ‘m in het goedkeuren van de (cliënt)facturen: dat ligt niet meer bij de budgethouder, maar bij de persoonlijk begeleider. Want een budgethouder die weet natuurlijk niet of de kapper, pedicure of de schoenmaker is geweest. Zo heeft een persoonlijke begeleider veel meer zicht op de gemaakte kosten. De begeleider kan de kosten beter verantwoorden en goedkeuren. Nu is alles met betrekking tot facturen voor cliënten en cliëntgelden geregeld in CGS. Het voordeel is dat de administratie volledig gescheiden is van de bedrijfsadministraties. Daarnaast zijn we nu ook postverwerking gaan doen in CGS. Dat hadden we voorheen nog niet en hebben we nu maar meteen mee opgepakt. Het is een grote omschakeling in ons werkproces, maar dat komt onze werkwijze alleen maar ten goede.”

Implementatie nieuwe functionaliteit

Een nieuwe functionaliteit dient na het bouwen goed te worden geïmplementeerd en getest. Hoe verliep dat proces? “De implementatie verliep vlot, ondanks de beperkte tijd die we hadden. We hebben gelukkig snel kunnen schakelen met Bizon. Consultant & productmanager Mark Verschuren (Bizon) kwam heel vlot met een oplossing. Begin december was het systeem voor ons aangepast en hebben we de uitleg gekregen. Halverwege december hadden we tijd om te testen in de testomgeving. Mark was gemakkelijk te bereiken: als er iets was, zorgde hij ervoor dat de aanpassingen meteen werden doorgevoerd. Dat verliep heel erg vlot.”

Samenwerking

Over het eindresultaat is Joyce te spreken: “Er is écht met ons meegedacht: dat vind ik heel erg fijn. Niet elke organisatie richt dergelijke processen hetzelfde in en dan legt Bizon verschillende oplossingen voor. Bovendien krijg je op vragen vrijwel direct een reactie. Ook heeft Mark een heel mooi instructiefilmpje gemaakt met uitleg en die hebben we ook kunnen gebruiken voor de communicatie naar de persoonlijke begeleiders. Dat was dus ook heel erg prettig. De communicatie is ook heel erg goed gegaan. Niemand is tegen problemen aangelopen.”

Toekomst en ambities

“We werken al elf jaar met jullie samen: dat gaat gewoon heel erg goed. Ik ben zelf niet betrokken geweest bij de initiële implementatie van CGS en het WebKasBankBoek, maar ik weet dat we voor deze samenwerking eigenlijk alles nog op papier deden. Toentertijd schreven ze nog in fysieke kasboeken, heel erg ouderwets. We hebben nagedacht om in de toekomst verder te digitaliseren. Om bijvoorbeeld de documenten en facturenstroom naar de wettelijk vertegenwoordigers op een beveiligde, digitale manier aan te bieden via het online portaal van Bizon. Nu gebeurt dat nog per post in verband met de privacywet en AVG richtlijnen: erg omslachtig. Daarna zouden we eventueel ook digitaal willen communiceren met de Rechtbank door een KEI-koppeling te realiseren. Deel zijn deze plannen al geïmplementeerd door onze consultant Jordy van den Bosch.”

Rode draad

“De rode draad van het verhaal: wij zijn supertevreden. Dat komt met name door goede bereikbaarheid, maar ook door persoonlijke betrokkenheid. Bovendien werkt de software hartstikke goed. De betrokken medewerkers van Bizon kennen ons bedrijf en wij kennen Bizon. Je wordt goed geholpen. Als je Bizon belt of mailt, word je echt geholpen. Dat vinden wij belangrijk in een samenwerking. Ik zou anderen Bizon zeker aanraden.”

Over Kempenhaeghe

Kempenhaeghe is hét expertisecentrum voor iedereen met een (zorg)vraag over complexe epilepsie, slaapstoornissen en neurologische leer- en ontwikkelingsstoornissen. De kracht zit in de veelomvattende benadering, die gespecialiseerde zorg, speciaal onderwijs, innovatie en wetenschap in nauwe verbinding met elkaar worden ontwikkeld en aangeboden. Joyce licht toe: “Kempenhaeghe is een WLZ-zorginstelling en ziekenhuis ineen. Daar zijn er niet veel van in Nederland, dat is best wel speciaal. Er wonen ongeveer 300 cliënten permanent hier en in het ziekenhuisgedeelte behandelen we patiënten. Daarbij hebben wij ook een school op het terrein voor speciaal onderwijs.”