MGEZ

In dit artikel lees je over:

1. Het ontstaan van de samenwerking tussen Mijn Geld en Zo en Bizon Software
2. De uitdagingen rondom de ontvlechting van zorg en financiën
3. Kennisdelen met vakgenoten
4. Toekomstbestendigheid van een software-oplossing

Uitgangspunt samenwerking

Marjan: “In het verleden was Mijn Geld en Zo een onderdeel van zorgorganisatie Philadelphia. Zij werkten met het WebKasBankBoek van Bizon Software op de woongroepen. Daarom koos de bewindvoerderstak van Philadelphia vanzelfsprekend voor de software van Bizon omdat de systemen dan makkelijker onderling data konden uitwisselen.”

Marjan vervolgt: “In 2014 is de wet aangepast, zorg en financiën moesten worden gescheiden. Dat betekende dat wij loskwamen te staan van de zorginstelling en er een nieuwe organisatie werd opgericht. Dat was het moment dat we niet langer de software van de zorginstelling mochten gebruiken en ook niet zomaar meer toegang hadden tot elkaars systemen. Dit moest goed worden gescheiden en dat wilden we natuurlijk ook graag. Een mooi moment om in te zoomen op het softwarepakket dat we gebruikten en wat we daar mee wilden doen.

We hebben een ICT-expert ingehuurd om in de markt te onderzoeken welke mogelijkheden er waren en welke oplossingen aan onze behoeften zouden blijven voldoen. Daar kwam het advies uit dat we het beste door konden gaan met de software waar we al bekend mee waren. Daarmee was het mogelijk om een grote groep cliënten te managen en via crosstrading een koppeling te maken met de zorginstelling om facturen en data rondom grootboeken uit te wisselen. Bizon bood toen het beste en meest complete pakket voor ons.

Tot nu toe hebben we daarin nooit anders besloten, uiteraard houden we altijd onze ogen en oren open wat er nog meer in de markt wordt aangeboden. Bizon was destijds het enige pakket dat geschikt was voor deze grote hoeveelheid cliënten. We hebben toen voor deze toekomstbestendige en solide partij gekozen.

Hoewel we voor een bekend pakket kozen, werd dit pakket uitgebreid en mede daardoor geheel opnieuw opgeleverd zodat we ook direct compleet los stonden van de zorginstelling. Dat betekende ook dat we opnieuw een conversie- en implementatietraject én training doorliepen.

Als ik terugkijk op deze fase, hadden we dat niet zonder goede ondersteuning van onze consultant voor elkaar gekregen. We konden onderling snel schakelen om zaken goed te regelen. Anders hadden we ook niet zo snel kunnen groeien.”

Ontvlechting van zorg en financiën

De ontvlechting van zorg en financiën speelde vanaf 2014 bij verschillende organisaties. Bizon volgt nauwlettend de verschillende ontwikkelingen in de branches waarin wij actief zijn: we hebben meerdere zorginstellingen begeleid om deze ontvlechting op een verantwoorde manier uit te voeren. Daar kwam voor zorgorganisaties veel bij kijken, niet alleen op het gebied van software.

Marjan blikt terug op die periode: “Net als voor veel andere organisaties die in hetzelfde schuitje zaten, kwam er veel op ons af. Van het loskomen en ontvlechten van de zorginstelling tot het opzetten van een nieuwe bedrijfsstructuur en werkprocessen: je moet als financiële zorgorganisatie voldoen aan veel kwaliteitseisen.

Daarnaast richt je een nieuw softwarepakket in, maar moet je ook alle andere IT-zaken vernieuwen. In deze fase is de nauwe samenwerking gevormd met Bizon. Samen groeiden we naar iets nieuws en kregen we het voor elkaar – met elkaar. Het was intensief, maar leuk en leerzaam. We bereikten samen het doel dat we voor ogen hadden.”

Marjan vervolgt: “Vanaf 2016 kun je dan eigenlijk pas echt doorpakken. Wij waren één van de organisatie die op 1 januari 2016 konden zeggen: we zijn er klaar voor. We waren ontvlochten van de zorginstelling en voldeden aan de gestelde kwaliteitseisen. Dat intensieve traject betaalde zich snel uit: begin 2016 vroeg een andere zorginstelling ons om hulp bij het onderbrengen van cliënten. Zij hadden de ontvlechting niet snel genoeg voor elkaar gekregen. Dat heeft gerealiseerd in een behoorlijke groei in aantal cliënten voor ons.”

Kennisdeling met vakgenoten

Naast het volgen van relevante ontwikkelingen in de markt, probeert Bizon ook te faciliteren in kennisdeling op verschillende manieren. Dat doen we door in ‘onze DenkTank’ een rondje langs de verschillende deelnemende klanten te maken, zodat zij hun recente ervaringen en uitdagingen met elkaar kunnen delen. Op onze jaarlijkse Klantendag reserveren we tijd voor verdieping: door een gastspreker te vragen voor een lezing of door tijd in te plannen voor het uitwisselen van ervaringen met klanten. Zo gaf Marjan Oudshoorn een presentatie over hun aanpak van de ontvlechting op de Bizon Software Klantendag in 2016.

We vroegen hoe Marjan dat heeft ervaren? “Zo’n proces is heel intensief en het is fijn om ervaringen te kunnen delen met collega-instituten. Om te laten zien waar we tegenaan liepen en hoe we daar mee zijn om gegaan. Aan die kennissessies hebben we heel bewust deelgenomen.”

Digitalisering en automatiseringsplan

In een wereld waarin digitaal werken de normaalste zaak van de wereld is, moet je als financiële organisatie voorbereid zijn. Mijn Geld en Zo was daar al jaren geleden op aan het voorsorteren. Marjan: “We hebben in 2016 wéér een enorme stap gemaakt met betrekking tot digitalisering. Alle documenten en post scannen we sindsdien in en wordt automatisch ingelezen. Waar we voorheen een beperkt deel van de mogelijkheden van software van Bizon in gebruik hadden genomen, gingen we nu de software als totaaloplossing gebruiken. Alle documenten en post kwam nu direct in het systeem terecht: dat betekende dat we daarvoor geen aparte schijven meer nodig hebben of een losstaand Document Management Systeem. In ons systeem wordt nu alles verwerkt, aangepast en opgezocht.”

Duurzame oplossingen voor de lange termijn

Marjan: “Niet lang na de ontvlechting, zijn we opnieuw in een implementatietraject gestapt omdat de bank zijn pakket ging veranderen. Wij hebben toen weer snel kunnen schakelen met Bizon. We kregen vanuit onze bank het signaal dat de bankkoppeling werd aangepast: de Rabo Direct Connect(RDC)-koppeling werd in het leven geroepen. Samen met Bizon hebben we de nieuwe bankkoppeling geïmplementeerd in onze stichting.

Het was fijn dat we aan Bizon een goede sparringpartner hadden waarmee we de zaken konden doornemen. Dat was ook een leuke en intensieve samenwerking. Bizon biedt altijd een luisterend oor. Ze begrijpen de uitdagingen en de oplossingen die wij daarbij voor ogen hebben. Het is dan niet per definitie zo dat je de oplossing krijgt die je in gedachten had, maar de oplossing sluit altijd aan op onze wensen. Bizon is bereid maatwerk te leveren, maar probeert zoveel mogelijk vanuit het totaalpakket een oplossing te bieden. Dat is veiliger, onderhoudsvriendelijker en bespaart kosten.”

Duurzame oplossing met toekomstvisie

Als softwareleverancier weten we natuurlijk als geen ander dat stilstand achteruitgang is. Marjan: “Wij hebben in de jaren dat we met Bizon werken, het pakket een grote ontwikkeling zien doormaken. Als je kijkt naar het pakket waar wij mee zijn gestart en dat vergelijkt met wat er nu staat: er zijn veel verbeteringen doorgevoerd. De schuldenmodule is veel transparanter geworden, maar ook het beoordelingsproces is volledig geïntegreerd. En zo kun je op nog veel meer andere manieren zien dat ze echt met de stip op de horizon aan hun oplossingen werken: er zijn echt flinke verbeterslagen gemaakt op het gebied van de kwaliteitscriteria. Die verwachting is waargemaakt.

En dat is het mooie aan onze samenwerking: we maken die ontwikkelingen samen door. Als klant krijgen wij de ruimte om te zeggen: daar moeten we aandacht aan besteden, we moeten daar naartoe gaan, dit moet gedaan worden, dat moet gedaan worden en we moeten de oplossing toekomstbestendig maken.”

Een ander voordeel dat door Marjan wordt benoemd is het optimaliseren van onze software. Dat doen we graag sámen met onze klanten. “Wij worden jaarlijks gecontroleerd of we voldoen aan alle kwaliteitseisen en wij vonden het mooi als we dat uit het systeem konden halen. In een gesprek met Bizon hebben we een roadmap ontworpen om dit uit te rollen. Inmiddels zitten we jaar na jaar om tafel om verbeteringen aan de software gezamenlijk vorm te geven. Het bewindvoerderspakket van Bizon wordt door de verschillende doelgroepen op diverse manieren ingezet. Dat betekende dat er ook een stukje renovatie en onderhoud onder de motorkap moest plaatsvinden. Dat pakt Bizon dan op.”

Over Stichting Mijn Geld en Zo

Mijn Geld en Zo is bewindvoerder voor mensen die geld moeilijk vinden. Ze kunnen alles wat met geld te maken heeft van je overnemen. Bankrekeningen, zak- en leefgeld, vaste lasten en sparen. Ze doen ook de administratie voor andere bewindvoerders. Marjan Oudshoorn: “Wij zijn méér dan een bewindvoerderskantoor, we richten ons expliciet op de geestelijke gezondheidszorg, in de begeleiding van die doelgroep ligt van oudsher onze expertise, het zit in onze genen. Dat betekent dat wij als voorwaarden hebben gesteld dat cliënten een Wmo-indicatie of Woz-indicatie hebben. Voor zover wij na kunnen gaan zijn we de grootste organisatie die zich zo gespecialiseerd opstelt voor deze doelgroep in deze markt. Wij willen zo veel mogelijk maatwerk voor onze cliënten leveren vanuit de driehoek ‘begeleiding, cliënt en bewindvoerder’.”