Nelson Schoenen

Bewezen koppeling met ProFashionAll (Valk Software)

Nelson Schoenen is een retailer met meer dan 150 winkels, succesvolle webshops en actief op diverse platforms. Voor Nelson geldt dat de koppeling tussen diverse pakketten van groot belang is. Een goede koppeling was 10 jaar geleden voor Nelson Schoenen een vereiste bij de aanschaf van een nieuw financieel pakket, vertelt Ezra Overbeek (assistent controller bij Nelson Schoenen) tijdens ons gesprek over onze software en samenwerking.

“We werkten in 2010 nog met een zeer verouderd financieel softwaresysteem dat niet langer ondersteund werd en daarom we gingen we op zoek naar verschillende alternatieven. De keuze was echter snel gemaakt, want we waren op zoek naar een pakket dat de data uit PFA kon inlezen.”

Automatiseren met goede koppelingen

“Daarnaast was een sluitende koppeling met onze kassasoftware een belangrijk criterium. Het is niet meer voor te stellen, maar destijds voerden we alle kassamutaties handmatig in het financieel pakket in. Dat waren kassamutaties van ongeveer 75 filialen die met de hand werden overgenomen in het boekhoudpakket: een zeer arbeidsintensieve klus. Dat Finall erin voorzag ook deze gegevens te ontsluiten en in te lezen was een zeer prettige bijkomstigheid. We wisten toen niet beter, maar het scheelt natuurlijk dag en nacht als je deze gegevens niet meer uit het ene systeem hoeft uit te draaien om in het andere systeem handmatig in te voeren.”

“Sindsdien hebben we het inlezen van onze banken gerealiseerd. Daarnaast zijn we vrijwel direct begonnen met het inscannen van facturen met FactFlow, waar we die voorheen ook handmatig boekten. Kortom, we hebben destijds veel vooruitgang geboekt met de implementatie van Finall en FactFlow.”

Webshop geïntegreerd in Finall

Geldstromen komen samen in Finall: te verwachten inkomsten vanuit de verschillende kanalen zoals webshop en kassa’s worden opgenomen in Finall. De werkelijke ontvangst wordt via de bank ingelezen. Finall kan al deze stromen met elkaar vergelijken en de verschillen aan de gebruiker melden.

Ezra: “Recent hebben we verschillende internetkanalen geïntegreerd in Finall. Verkopen via internet neemt een vogelvlucht en is daarmee één van onze speerpunten geworden. Hoewel we ervan overtuigd zijn dat internet niet zonder fysieke winkels kan en vice versa, oftewel een omnichannel strategie. Wij zetten daarbij verschillende kanalen in. We hebben onze eigen website, maar verkopen ook via andere grote online partijen, zoals Bol.com en Wehkamp en sinds kort bijvoorbeeld ook via Amazon en Zalando.”

“Daarbij wil je goed kunnen monitoren via welke kanalen de omzet binnenkomt en controleren of de betaling ook daadwerkelijk is ontvangen.  Dit in kaart brengen kostte veel tijd. Het was een enorm gepuzzel om geldstromen – die vanuit verschillende betaalmethodes en kanalen voortkomen – te vertalen naar de verwerkte orders in PFA.  We hadden hier tot voor kort geen 100% controle over.”

“Met de webshopmodule, die we samen met onze consultant Jaap van Vugt van Bizon Software en mijn collega uit het development team hebben ingericht, worden de geldstromen nu overzichtelijk vastgelegd op orderniveau in Finall, waar voorheen alles op dagniveau werd ingelezen.”

Meer inzicht met de webshopmodule

“We hebben de afgelopen maanden een enorme slag gemaakt. Daardoor kunnen we omzet en geldstromen beter monitoren en controleren, ook vanuit de verschillende internet kanalen. We hebben beter inzicht waarom eventuele verschillen ontstaan. Er komen nu ook verborgen verschillen aan het licht, waar we actie op kunnen ondernemen. Het brengt meer controle met zich mee, omdat het mogelijk is veel dieper in te zoomen dan voorheen. Op korte termijn kost dat tijd, op lange termijn hoop je maatregelen te treffen die ervoor zorgen dat deze verschillen niet meer ontstaan.”

Samenwerking

Samenwerking staat voorop! Bizon Software wil samen met klanten groeien en ontwikkelen. Een positieve bijdrage leveren aan organisatie voor de lange termijn. Ezra: “De korte lijntjes met de verschillende personen binnen Bizon vind ik van toegevoegde waarde. Dat we snel met Bizon kunnen schakelen is waardevol en daar plukken we de vruchten van! We zijn al lang klant en de lijnen zijn altijd kort geweest. Wij proberen ook de klantendagen bij te wonen, zodat het contact niet alleen via de telefoon loopt maar je elkaar ook face to face spreekt. Zowel de samenwerking als het contact is altijd goed.”

Helpdesk

Bizon vindt het erg belangrijk dat wanneer haar klanten ergens vastlopen of vraagstukken hebben, dit snel en zonder gedoe wordt opgepakt. Daarbij vinden we persoonlijk contact erg belangrijk. In dit gesprek met Ezra blijkt dat te worden gewaardeerd. Ezra: “In mijn rol als assistent-controller werk ik al bijna 10 jaar dagelijks met Finall. Ik ervaar deze software als een gebruiksvriendelijk, uitgebreid pakket. Niet alle functionaliteiten heb je dagelijks nodig, daarom is het fijn dat je voor jezelf een favorieten-menu kan instellen. Na zoveel jaar heeft het pakket geen geheimen meer voor mij, maar mocht ik toch ergens niet uitkomen, dan bel ik Marijke even. Het contact met de helpdesk is heel prettig. Als je een mailtje stuurt heb je vaak binnen een uur antwoord. Niet alleen een reactie maar een antwoord waar je écht iets mee kan. Bizon draagt direct een oplossing aan.”

Een aanrader

“Ik zou Bizon aanraden, zeker als je in de Retail zit. In Finall zijn veel modules toegevoegd die de Retailbranche specifiek ondersteunen. Zoals de webshopmodule, die we recent in gebruik hebben genomen. De module is bij ons echt van grote waarde gebleken. Ik betwijfel of andere software partijen dat aanbieden. Maar ook de korte lijnen qua communicatie en de helpdesk vind ik uitmuntend. Kortom een aanrader!”

Over Nelson Schoenen

Nelson Schoenen is een vooruitstrevende retailer op het gebied van schoenenmode dat al in 1949 werd opgericht. Het 3^e generatie familiebedrijf telt inmiddels 104 Nelson multibrand winkels in heel Nederland en een succesvolle webshop. Naast deze multibrand winkels heeft Nelson ook nog circa 50 monobrand winkels van Ecco, Timberland en Skechers.