Partners voor jeugd

De software van Bizon wordt in de brede zorgsector actief ingezet: van bewindvoering tot jeugdzorg. In gesprek met Raymond Niezink (vermogensbeheerder bij jeugdzorgorganisatie Partners voor Jeugd) over de meerwaarde van een geïntegreerd softwarepakket.

Wat is vermogensbeheer voor minderjarigen?

Bij voogdij wordt het gezag over een minderjarige door iemand anders uitgeoefend dan een ouder. Bijvoorbeeld door een gezag beëindigende maatregel, bij kinderen van ouders die tijdelijk geen gezag meer hebben, bij kinderen van wie de ouders zijn overleden of bij kinderen met een minderjarige moeder. Raymond Niezink licht toe: “Ik houd me bezig met het vermogensbeheer. Dat betekent dat wij met ons team verantwoording afleggen aan de rechtbank en eigenlijk alles doen met betrekking tot de financiën voor de jeugdigen: het openen van rekeningen, afwikkeling van nalatenschap, aangiftes voor de belastingdienst en andere zaken. Wij zijn juridisch betrokken, onze collega’s in het veld doen de begeleiding.”

Uitdagingen: arbeidsintensief en foutgevoelig

Het inrichten, controleren en beheren van de financiële stromen voor vermogensbeheer is arbeidsintensief en erg foutgevoelig. “Binnen ons team was het bij aanvang de standaard om het werk uit te voeren met Excelbestanden en mapjes in de Verkenner. Deze werkwijze wordt al snel ingehaald door de tijd: onze organisatie groeide, het was tijd om onze informatiebeveiliging te verbeteren en door de nieuwe jeugdwet is de caseload exponentieel gestegen. We beheren nu het vermogen van duizenden jeugdigen en pupillen. Automatiseren werd een must.”

Software oplossingen van Bizon

“In een werkgroep hebben we bekeken welke oplossingen er in de markt bestaan voor vermogensbeheer. De optie om een nieuw systeem te bouwen is overwogen, maar al snel bleek dat de ontwikkelingskosten hiervan te hoog werden. Omdat we voor onze financiële administratie al jaren met Finall werken, wisten we dat Bizon mogelijk een software-oplossing voor onze uitdaging in het portfolio had. Voor ons was het van belang dat er een koppeling gemaakt kon worden met het systeem dat onze collega’s in het veld gebruiken om het vermogen van jeugdigen in te zien. Ook wij zagen de raakvlakken met bewindvoering. We zochten precies naar de ondersteuning die IBS, de software van Bizon voor bewindvoering, aanbiedt.”

Digitale communicatie met de Rechtspraak

IBS maakt het voor Partners voor Jeugd mogelijk om dagelijks de rekeningen te kunnen inlezen en te zien wat er op de rekeningen gebeurt. Dat betekent: alle gegevens paraat in een overzicht. “Een belangrijk pluspunt is dat we nu digitaal verantwoording kunnen afleggen aan de Rechtspraak. Dat moesten we voorheen inscannen en opsturen. Bovendien kunnen we met behulp van de brievenmodule met een paar klikken, eventueel in bulk, een brief uitdraaien. Een ander groot voordeel – waar ik overigens pas achter kwam na het in gebruik nemen van de software – is dat wij zelf onze werkprocessen kunnen opnemen in de software met behulp van de dynamische workflow. Dat werkt als volgt: als we een rekening openen, zijn er verschillende stappen die we met elkaar doorlopen. Voorheen lieten we in een Excel-overzicht aan elkaar weten hoever het proces al doorlopen was. Nu vind je dat proces – met behulp van specifieke taken die bij een workflow horen – terug in onze software en is dit verder geautomatiseerd. Dat is een prettige manier van werken voor onze collega’s. Denk bijvoorbeeld aan een werkproces zoals het afhandelen van een nalatenschap.”

Samenwerking, begeleiding & implementatie

“Het is heel simpel: Bizon denkt met je mee. Van de inrichting van onze workflows tot eventuele toekomstplannen die invloed hebben op onze digitale werkwijze. Wij werken nu met een systeem dat aansluit op onze werkzaamheden en weten dat we ook in de toekomst op dit systeem kunnen rekenen. Onze bedrijfsnaam veranderde nog tijdens het implementatieproces, waarbij de logo’s werden aangepast en we geen gebruik meer gingen maken van gedrukt briefpapier. Daarin werd eveneens meegedacht door Thijs (van Bizon). Als er een nieuwe update is, wordt een video met hoogtepunten gedeeld in de Academy. Dat neemt mij ook werk uit handen: mijn collega’s zijn niet afhankelijk van mij voor die uitleg, maar ze kunnen een video van de Academy bekijken. Ik waardeer de korte lijntjes, de goede bereikbaarheid van de helpdesk en dat de professionals van Bizon erg toegankelijk, informeel en betrokken zijn. Een fijne club om mee te werken!”

Over Partners voor Jeugd

Partners voor Jeugd is een overkoepelend samenwerkingsverband van organisaties die actief zijn in de (preventieve) jeugdbescherming en jeugdreclassering. “Wij zijn een Jeugdbeschermingsorganisatie. Wij hebben verschillende taken: we bieden pleegzorg aan, doen jeugdreclassering, voeren ondertoezichtstellingen uit en regelen voogdijregelingen. De laatste is mijn tak van sport. Wij behartigen daarbij de financiële belangen van deze kinderen. Onze specialiteit is dat wij ons richten op kinderen met een beperking of ouders met een beperking.”