SBB Zomerland

“CGS & webkasbankboek speelt actueel in op de laatste ontwikkelingen. Een voorbeeld? Het telefoonverkeer met cliënten moet worden vastgelegd in logboeken. In ons systeem kun je notities op datum toevoegen zodat collega’s altijd weten wat er speelt en waar het laatste contact met de cliënt over ging.” Aldus José Verhoef, directeur van SBB Zomerland.

Digitaal archief

Toekomstgerichtheid en -bestendigheid hangt samen met een moderne administratieve aanpak. SBB Zomerland heeft het digitale archief goed op orde. Elma Dogge, senior medewerker Backoffice bij SBB Zomerland: “Wij hebben inmiddels – met behulp van Bizon – een uitgebreid en goed onderhouden digitaal archief. We hebben met de module Doc-In de mogelijkheid om documenten of post in te lezen en deze te koppelen aan cliënten. Vervolgens kunnen we aan de hand van bepaalde zoektermen documenten op een eenvoudige manier vinden. Erg gemakkelijk!”

Samenwerkingspartners SBB Zomerland & Bizon Software

José: “De samenwerking met Bizon is prima. Als we een vraag voor de helpdesk hebben, krijgen we vaak dezelfde dag nog een antwoord. Contact verloopt via mail of telefoon. Daarnaast zijn de ‘Bizon-denktankdagen’ erg waardevol. Dat komt omdat je dan veel medegebruikers ziet, waar je bepaalde tips over het pakket of uitdagingen mee kunt bespreken en uitwisselen. De wisselwerking met Bizon loopt in de praktijk fantastisch.”

Hoe het ooit begon….

José: “We zochten naar een systeem dat de kasbladen op de – meer dan 80 woongroepen van Stichting Zuidwester – kon vervangen. Bizon raadde ons aan om eens bij een aantal referentie-adressen te gaan kijken, hoe die organisaties het oplosten. Wij hebben toen gekozen voor de optie CGS gekoppeld met de module WebKasBankBoek. Na een pilot met een aantal woongroepen, zijn we gestart met de uitrol voor alle woongroepen. Wij hebben in een rustig tempo (±1 jaar) de hele uitrol gedaan.’

KEI-koppeling bij SBB Zomerland

In bijna alle bewindszaken bij SBB Zomerland communiceren zij digitaal met de Rechtbank. Hoe is de koppeling met het Aansluitpunt Toezicht verlopen? Elma: “Sinds 2017 hielden we in onze werkwijze al rekening met deze koppeling. Destijds hebben we een aantal aanpassingen gedaan en zijn we al het grootboekschema gaan gebruiken dat de Rechtbank hanteert. Daardoor hoefden we dit nu niet meer om te zetten. Bovendien hadden we al het betreffende certificaat in huis dus daar hoefden we ook niet op te wachten. Tot slot, hadden we bij de initiële inrichting van de software de juiste keuzes gemaakt die nu in ons voordeel waren.”

Het stappenplan

Elma: “Aan de hand van het Handboek KEI waarvan Bizon ons voorzag werd de koppeling met de rechtbank soepel tot stand gebracht. De beschreven stappen in de handleiding hebben we doorlopen. Op punten waar werd aangegeven om extra aandacht te geven hebben we dat gedaan. Vervolgens hebben we een datum ingepland met Ineke om de nieuwste versie te implementeren zodat we konden starten met het digitaal communiceren met de rechtbank.”

Het aansluitpunt Toezicht

Elma: “Door goede afstemming tussen Bizon, de rechtbank Rotterdam en onze organisatie zijn we in augustus gestart met de digitale communicatie in vier van onze bewindszaken. We begonnen met een klein aantal dossiers om te kijken of alles goed werkte. Inmiddels communiceren we in bijna al onze bewindszaken digitaal. Daarbij hebben we begeleiding bij ons op locatie gehad van Bizon, zodat we live mee konden kijken. Dat was heel prettig omdat toen ook de eerste berichten van de rechtbank binnen kwamen.”

“Nadat we hadden vastgesteld dat de koppeling goed werkte en we van de vier zaken alle berichten ontvingen, zijn we in volle gang doorgegaan met de migratie. We zijn nu bijna volledig digitaal. Dit is fijn aangezien we al met compleet digitale dossiers werkten. De digitale en papieren dossiers bij de rechtbank liepen nog wel even door elkaar. Maar de overgebleven papieren dossiers bij de rechtbank worden geleidelijk uit gefaseerd.”

Elma’s tip voor collega bewindvoerders

“Bereid je goed voor op de aansluiting.”

Over Stichting Bewindvoering & Beheer Zomerland (SBB)

Stichting Bewindvoering en Beheer Zomerland ondersteunt in de vorm van beschermingsbewind en budgetbeheer kwetsbare burgers, die als gevolg van een psychische, psychogeriatrische, verstandelijke of lichamelijke beperking (tijdelijk) niet meer in staat zijn om hun belangen op het gebied van financiën zelf te behartigen.