SBB Zorginstellingen

Bewindvoering kent vele uitdagingen. Gilbert van der Mooren: “Wij zitten in een markt waarin de vergrijzing groot is. Gecombineerd met de kwaliteitseisen die ons worden opgelegd en die wij ons zelf opleggen, stellen wij kostenefficiency als prioriteit. Daarnaast willen we ook een persoonlijke benadering en korte communicatielijnen blijven bieden. Dat lukt alleen als je als organisatie goed naar de inrichting van de interne bedrijfsprocessen en digitalisering kijkt.”

Daarvoor maakt je als organisatie weloverwogen keuzes. “Toen wij gingen fuseren en een behoorlijke groei doormaakten, hebben we de overstap naar een nieuw systeem gemaakt. We hebben ons destijds georiënteerd op de systemen die er waren in de markt en een vergelijking gemaakt. Toen hebben we gezegd: ‘Bizon is voor ons de beste oplossing en sluit goed aan op onze wensen.’ Bij de zorginstellingen waarvoor wij werkten, werd gewerkt met het WebKasBankBoek van Bizon. Destijds was daar geen alternatief voor en was Bizon de enige met die oplossing. Dat heeft onze keuze beïnvloed. Het was een verademing toen wij de overstap maakten naar de software van Bizon ten opzichte van bewindvoering uitvoeren vanuit het toenmalige boekhoudpakket.”

Samen software beter maken

Bizon is altijd op zoek naar een nauwe samenwerking met haar klanten, waarin input vanuit de praktijk een grote rol speelt in de doorontwikkeling van onze software. Wij zijn van mening dat software alleen maar beter wordt als je goed luistert naar de geluiden uit de markt. Dat faciliteren we door het organiseren van diverse initiatieven zoals onze DenkTank, maar ook overleg in kleinere setting. Een goed voorbeeld is het overleg dat we met de organisaties SBB zorginstelling en Mijn Geld en Zo hebben georganiseerd. Van der Mooren: “Gezamenlijk met Mijn Geld en Zo hebben wij onze behoeften kenbaar kunnen maken. Vanuit daar is er een driehoeksoverleg op regelmatige basis ontstaan. Dit overleg hebben we nu – na een coronaperiode – weer opgepakt. Onze grootste behoefte was meer intuïtiviteit in de software. Dat het pakket met jou meedenkt in je rol als bewindvoerder. Het is voor mij belangrijk om echt alles uit onze samenwerking te halen. We stoppen er ook – zeker door die overleggen – veel tijd in om samen het systeem te verbeteren.”

Doorontwikkeling

Van der Mooren deelt complimenten uit, maar benoemt ook dat continue optimalisatie nodig is om de markt bij te kunnen benen: “Het pakket is financieel erg sterk. Ik denk dat er geen ander pakket is in de markt dat het zo goed voor elkaar heeft op het gebied van financiële stroomlijning, borging, betaalprocessen, rollen en autorisaties. Daar blinkt Bizon in uit. Het pakket wordt daarnaast steeds verder uitgebreid met functionaliteiten die de rol van een bewindvoerder ondersteunen. Er zijn ook in de nieuwe release stevige stappen gezet, maar er blijft nog een wereld te winnen. Wij hebben nog veel ideeën over wat we samen kunnen verbeteren. Ik besef me natuurlijk ook goed dat elk pakket zijn of haar beperkingen heeft. Met name op het gebied van de dynamische workflow en de bewaking van kwaliteitseisen, zien wij nog veel mogelijkheden. Als we dat nog samen kunnen uitbreiden, dan staat dit softwarepakket als een huis.”

Dashboards en managementinformatie

Gilbert van der Mooren: “Managementinformatie is voor ons op een aantal punten essentieel. Om te beginnen voor de bewindvoerder zelf om inzicht in zijn/haar dossiers te verkrijgen. Waar zit ik goed binnen de kwaliteitseisen en waar vraagt mijn dossier om aandacht. Belangrijk effect daarvan is dat de bewindvoerder meer proactief kan gaan werken.”

Van der Mooren vervolgt: “Deze informatie zou in mijn visie ook op een hoger abstractieniveau voor de manager ontsloten mogen worden, bijvoorbeeld middels een Business Intelligence tool. Dat levert unieke dwarsverbanden en inzichten op die de kwaliteit van dienstverlening aanzienlijke kunnen verbeteren. Ook zouden op deze wijze geobjectiveerde caseload berekeningen kunnen worden gemaakt die rekening houdt met de zwaarte van de dossiers. Samen met Bizon zijn we aan het kijken welke informatie geïntegreerd binnen de software kan worden aangeboden en welke door middel van een eventuele een separate BI-tool kan worden ontsloten. Ik heb hier grote verwachtingen van!”

Brievenmodule & documentsoorten

SBB Zorginstellingen is erg te spreken over de brievenmodule en documentsoorten. In de brievenmodule is het mogelijk om standaardbrieven op te maken en te bewerken in de eigen huisstijl. Daarnaast kun je brieven in bulk versturen of mailen en automatisch opslaan in het juiste dossier. Ook is het mogelijk om automatisch taken te koppelen en vervolgacties in gang te zetten. Met documentsoorten zetten we nóg een stap op het gebied van automatisering. Door het gebruik van deze functie koppel je automatisch bijlagen aan brieven en wordt er gecheckt of de juiste documenten aanwezig zijn in de dossiers. Kortom, het helpt om te checken of de kwaliteitseisen worden nageleefd. Hoe blijf je als klant op de hoogte van deze nieuwe features? Gilbert van der Mooren: “Bij nieuwe updates ontvangen wij releasenotes, deze zijn soms vrij technisch. Een positieve aanvulling zijn de ‘what’s new video’s’. En recent is de Bizon Academy – het e-learning platform van Bizon Software – in het leven geroepen, die wordt als zeer positief ervaren binnen onze organisatie. Zo groeien wij mee met de software van Bizon en groeit de software mee met ons.”

Over SBB Zorginstellingen

Gilbert van der Mooren: “SBB zorginstellingen, zoals de naam al zegt, werkt voor zorginstellingen. We hebben heel specifiek gekozen om het vak bewindvoering voor mensen met een beperking uit te voeren. Onze empathische benadering is waar onze kracht ligt, dat wil overigens niet zeggen dat wij niet duidelijk kunnen zijn en harde afspraken maken daar waar dat nodig is. Twee eigenschappen die niet vanzelfsprekend samengaan, daar werven wij mensen heel bewust op.

Wij komen oorspronkelijk voort uit de stichting Pluryn. Maar door de verandering in de wetgeving (anno 2014) waarbij zorg en financiën werden gescheiden, zijn we een zelfstandige organisatie geworden. Snel daarna hebben we een aantal partijen bij ons laten aansluiten en zijn we behoorlijk gegroeid. En we groeien nog steeds.”