Steppin’Out

Enorme besparing door E-facturatie

Het is inmiddels geen geheim meer, maar E-facturatie is dé oplossing voor het vereenvoudigen van inkomende factuurstromen. Je verspilt geen tijd meer aan handmatige en arbeidsintensieve handelingen, maar verwerkt facturen snel, veilig en accuraat ongeacht het bestandformaat of aanleverkanaal.

Hans van der Velden licht toe wat voor effect E-facturatie had op het werkproces bij Steppin’ Out: “Van de 100 facturen worden er 90 automatisch goed herkend. In combinatie met Peppol, de Europese standaard voor het verwerken van elektronische facturen, hebben we enorme slagen gemaakt op het gebied van kwaliteit. Het verwerken van facturen gaat nu foutloos, omdat invulvelden automatisch worden herkend. Dat zorgt voor tijdwinst en een enorme verbetering in accuratesse. We zijn veel minder tijd kwijt met het uitvoeren van controles.”

Bizon is een retailpartner: zij spreken onze taal

Hans: “We liepen bij onze vorige leverancier tegen uitdagingen aan. We misten de mogelijkheid om te digitaliseren. We voerden toen nog een accountants-controle uit waarbij we alle kasten moesten nalopen voor de juiste documentatie. Daarnaast was het niet mogelijk om te consolideren. Hans vervolgt: “Via de website van Bizon Software zagen we dat Bizon sterk is vertegenwoordigd in de retail. We hebben snel geschakeld en voor het financiële softwarepakket Finall gekozen. Het persoonlijke contact met Jaap van Vugt en zijn kennis van de retailmarkt waren doorslaggevend. Jaap gaf mij het vertrouwen dat we niet zomaar aan een standaard-interface waren overgeleverd en dat de juiste software-koppelingen met specifieke retailsoftware gemaakt konden worden. Dat vertrouwen en de verwachting met betrekking tot de koppelingen hebben zich inmiddels bewezen!”

Volledig digitaal werken met FactFlow

Hans: “De grootste winst hebben we behaald met het betalen van facturen. Voorheen moesten die allemaal manueel worden ingevoerd bij de bank. Dat gaat nu automatisch en we werken volledig digitaal. Daarbij maken we gebruik van FactFlow. De inkomende facturen worden ingeboekt en vervolgens automatisch, digitaal naar de betreffende budgethouder gestuurd om te accorderen. De budgethouders kunnen deze facturen achteraf zelf terugzoeken. Daar hoeven zij de financiële administratie niet meer mee te belasten.”

Verwachtingen zijn waargemaakt: goede koppelingen en interface

Hans: “De verwachtingen zijn waargemaakt. Met name op het gebied van snelheid en accuratesse. Maar ook de mogelijkheden om de juiste koppelingen, interfacing en exports te maken met andere retailtools. Recent zijn we van SRS overgestapt naar Itsperfect; daar heeft Jaap bij geholpen en weet hij ons te wijzen op belangrijke aandachtpunten. Hij heeft deze ervaring al eerder opgedaan bij andere retailers. Dat is erg prettig.”

Samenwerking met Bizon: een uitmuntende helpdesk

Hans: “De samenwerking met Bizon vind ik perfect! We hebben korte lijntjes met diverse personen bij Bizon en krijgen snel response. Dat werkt heel prettig. Bij een vraag via mail heb ik vaak binnen vijf minuten al een antwoord. Dat heb ik nog niet vaak zo ervaren bij andere leveranciers. Het is een groot pluspunt van Bizon Software.”

Paul Stuiver, de toekomstig opvolger van Hans beaamt: “Je kent de mensen achter Bizon: dat is prettig. Ik heb in mijn korte tijd bij Steppin’ Out maar een paar keer contact gezocht, maar het is fijn om te ervaren dat je direct persoonlijk wordt geholpen.”

Over Steppin’ Out

Hans: “We bestaan 40 jaar en hadden onlangs een groot feest.” Paul showt zijn jubileumjasje. Hans vervolgt: “We zijn een enorm klantgedreven bedrijf. We hebben 12 winkels. In 2017 is de Englisch Hatter erbij gekomen en in 2021 Mc Gregor. In totaal hebben we nu 22 winkels.”