Generic selectors
Exact matches only
Search in title
Search in content

Trema Welzijn

Jurgen Koeneman (Trema Welzijn): ‘Het persoonlijke contact is erg belangrijk’

Digitaliseren als zorgorganisatie: hoe pak je dat aan?

In gesprek met Jurgen Koeneman (controller bij Trema Welzijn) over digitaliseren als zorgorganisatie, onze samenwerking en de sleutel tot een geslaagde implementatie.

Digitaliseren is voor veel organisaties een belangrijk punt op de agenda. De eerste stappen zijn vaak al gezet, maar daarna volgen er complexe(re) trajecten om een organisatie volledig digitaal te maken. Jurgen Koeneman vertelt over de digitalisering – en de enorme voordelen die daarmee gepaard gaan – bij Trema: “De behoefte aan een nieuw financieel systeem was er al een tijd, want we werkten met een heel oud pakket gebaseerd op MS-DOS. Bovendien was de papieren documentenstroom niet wenselijk. Alles werd nog uitgeprint en de kasten stonden vol met facturen en declaraties.”

Wensen en criteria: een digitale workflow

Bij het overstappen op nieuwe software is het van belang om een duidelijk beeld te krijgen van de wensen en criteria voor jouw organisatie. Bij Trema stond een digitale workflow hoog op het wensenlijstje. Jurgen licht toe: “Het nieuwe financiële systeem moest eenvoudig in gebruik zijn. Een systeem waarin we soepel documenten- en facturenstromen kunnen afhandelen. Door de uitbraak van corona, werd duidelijk dat we erg afhankelijk waren van de aanwezigheid van onze mensen. Onze mensen móesten naar kantoor om declaraties of facturen te controleren: dat kost veel tijd en levert – ten tijde van een pandemie – vertraging op. Daarom was de wens voor een workflow met digitale ondersteuning groot.”

Implementatie vraagt om daadkrachtige keuzes

Een implementatie kost tijd en vraagt om het maken van daadkrachtige keuzes. Hoe verliep de implementatie? Jurgen: “We hebben tijdens de implementatie vooral naar de consultants van Bizon geluisterd. Voorafgaand hebben wij goed aangeven hoe we in de race zitten, wat wij willen en wat er gedaan moet worden, welke termijnen we willen hanteren, wat de deadlines zijn en welke zaken er verder spelen. Consultants Jaap van Vugt en Jordy van den Bosch hebben daar goed naar geluisterd en onze prioriteiten in kaart gebracht.”

Hij vervolgt: “Zij wisten ons voortdurend gerust te stellen en op het juiste spoor te houden. Iedere week bespraken we lopende zaken en kregen we persoonlijke ondersteuning bij het proces. Dat betekent niet dat wij niets hoeven te doen. Ik vond het een heel plezierig implementatietraject.”

“De verwachtingen waren hoog maar zijn zeker waargemaakt”

“De verwachtingen van het gebruik van de software waren hoog. En zijn zeker waargemaakt. Het systeem dat wij hadden was ouderwets en zeker niet flexibel. We wisten onze weg te vinden, maar we ontdekken nu dat het ook veel makkelijker en duidelijker kan. Finall is sneller, minder foutgevoelig en je kunt meer controles doen bij het opstellen van facturen, maken van incassobestanden en de verwerking daarvan. Dat is een voordeel. De introductie van Finall heeft een grote impact gehad op ons werkproces. En dat gaat nog veel groter worden”, aldus Jurgen Koeneman.

De uitdaging: rapportages en managementinformatie

Naast digitaliseren, wilde Trema de administratie beter inrichten. Er bestonden vier verschillende stichtingen met vier verschillende grootboekschema’s. Het maken van overzichtelijke rapportages richting afnemers is voor deze organisatie van groot belang. Ook het management dient over de juiste informatie te beschikken, een managementdashboard is dus ook een grote wens. Koeneman: “Van vier grootboekschema’s zijn we naar één schema gegaan. Dat schema is vereenvoudigd. Ook hebben we het aantal budgethouders voor het goedkeuren van facturen in FactFlow opnieuw ingericht. Daar zijn we te groot begonnen. Jaap en Jordy dringen er dan op aan om het kleiner, simpeler te maken. Uitbreiden kan daarna altijd nog. Mijn rol daarin is coördinerend. Ik breng de ideeën van het management, de administratie en Bizon bijeen. Het systeem werkt, we kunnen betalingen doen en facturen verwerken. Ik hoor tot nu toe alleen maar positieve geluiden over de samenwerking met Bizon. We zijn echter nog niet klaar: we hebben nog mooie plannen voor de toekomst en moeten de implementatie nog verder afronden”, aldus Jurgen Koeneman.

Geen leverancier, maar een partner

Naast het in kaart brengen van je wensen en criteria, is het van belang te inventariseren welke leveranciers je deze oplossingen kunnen bieden. Trema koos voor Bizon om verschillende redenen: “Het belangrijkste is dat wij een partner zochten: een partij die oog heeft voor onze corebusiness. Wij willen geen nummer zijn, maar een goede en oprechte relatie opbouwen. Bizon kent onze sector, begrijpt de situatie waarin wij zitten en vertaalt dat naar de software die ze aanbieden. Geen rigide systeem dat wij precies zo moeten gebruiken zoals wordt voorgeschreven. Het moet flexibel zijn. Hoewel het om een standaard pakket gaat, kijkt Bizon mee hoe we het kunnen inrichten zodat het voor ons werkt.”

Bereikbaarheid en persoonlijk contact

“Bij Trema maken wij gebruik van veel verschillende applicaties die gelinkt moeten worden aan ons financieel systeem. Dat zijn vaak applicaties van grotere organisaties. Daarbij zien we dat het veel moeite en tijd kost om eventuele problemen opgelost te krijgen naar onze zin en binnen ons gewenst tijdsbestek. Wij zoeken dus een partner die een goede helpdesk heeft, die weet wie we zijn en begrijpt wat wij aan het doen zijn en ziet waar het probleem zit. Zodat er direct kan worden geholpen bij het oplossen van het probleem. Het persoonlijke contact is erg belangrijk”, aldus Jurgen Koeneman.

Persoonlijk contact & begeleiding

Een geslaagde implementatie staat of valt met draagvlak en betrokkenheid. “Dergelijke projecten doen wij naast onze dagelijkse werkzaamheden. Dan spelen er zaken door je hoofd als: hebben we hier voldoende mankracht en genoeg middelen voor om dit goed te doen. Intern zijn daaraan voorafgaand natuurlijk goede gesprekken over gevoerd. Bizon heeft daarin steeds goed contact gehouden. Met zowel onze accountmanager Frank van Lieshout als consultant Jaap hebben we korte lijntjes. Zij nemen geregeld contact op zonder dat dat vervelend of dwingend wordt. Ze lieten ons steeds weten er te zijn als we dat nodig zouden hebben. Dat was voor ons belangrijk. Dat heeft ons over de streep getrokken.”

Ambities voor de toekomst

Trema heeft grote ambities voor de aankomende tijd. “Waar we met Bizon aan werken, is de ontwikkeling van een app. Zodat de vrijwilligers die activiteiten voor ons doen hun kosten kunnen declareren. Nu schrijven ze daar een papieren declaratieformuliertje voor. Dat willen we graag digitaliseren. Daarnaast gaan we ook aan de slag met Peppol: verdere digitalisering van de inkomende factuurstroom. In de volgende fase focussen we op rapportages, Business Intelligence (BI) en een dashboard met managementinformatie. Daarna gaan we kijken naar verdere integratie van de andere applicaties die wij gebruiken.”

Samenwerking met Bizon

Het in kaart brengen van prioriteiten is van groot belang bij een implementatietraject: “We kunnen niet alles tegelijk. De consultants van Bizon zorgen ervoor dat we prioriteren. Het advies? Start met een stevige basis en bouw het daarna verder uit. Bizon houdt goed rekening met wat voor ons belangrijk is. Onze relatie is op een punt gekomen dat we open en eerlijk naar elkaar kunnen zijn. Ik waardeer de openheid en transparantie: dat maakt de samenwerking met Bizon top. Ik vind de medewerkers van Bizon plezierige mensen om mee te werken. Bizon is goed bereikbaar, er wordt direct gereageerd en ze denken mee. Ik kan alleen maar complimenten hierover uitdelen. Dat geldt voor mij, maar ook voor Karin en Monica, die moeten met jullie werken. Als ik zie hoe blij zij zijn met dit systeem en met de manier waarop zij ondersteuning krijgen. Dat moet je hebben.”

Over Trema Welzijn

Trema is een brede professionele welzijnsinstelling met diverse diensten en activiteiten op het gebied van kinderopvang, maatschappelijk werk, jongeren- en ouderenwerk en informele zorg. Deze diensten en activiteiten worden aangeboden vanuit vier stichtingen met elk hun eigen specialisme in de gemeenten Altena en Geertruidenberg.

Jurgen Koeneman (interim controller bij Trema Welzijn) licht toe: “Het menselijke karakter en het bijdragen aan het maatschappelijke belang staan bij ons voorop met oog voor de bewoners. Met name op de gebieden welzijn en kinderopvang staan wij klaar voor onze cliënten: de bewoners van de twee gemeenten. Daarvoor is samenwerken met ketenpartners enorm belangrijk.”

'Bizon kent onze sector, begrijpt de situatie waarin wij zitten en vertaalt dat naar de software die ze aanbieden.'

  • Jurgen Koeneman
  • controller
img

Gerelateerde kennisartikelen

Declaraties verwerken nu ook mogelijk in Finall
Software is nooit af! Wij zoeken altijd naar verbeteringen en aanvullingen op onze bestaande oplos...

Productontwikkelingen 2021 op een rij
Nu het einde van het jaar in zicht is, is het een mooi moment om eens de verschillende belangrijke...

Wij beginnen vast met onze goede voornemens
Wij zijn overtuigd van de voordelen van E-factureren via Peppol. Dat is de toekomst en wordt de st...

Implementatietips van onze experts: “Draagvlak is van essentieel belang”
Elke organisatie pakt een implementatietraject anders aan. Onze adviseurs begeleiden organisaties ...

icon

We gebruiken cookies om ervoor te zorgen dat onze website zo soepel mogelijk draait. Als u doorgaat met het gebruiken van de website, gaan we er vanuit dat u ermee instemt. Meer informatie

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close