Valkuilen bij het digitaliseren van facturen

1. Doe de factuurboeking op de juiste plek.

Een veel gemaakte fout is de overheveling van het factuurregistratie-proces naar de factuurscan-oplossing. Eigenlijk gaat men in dat geval de helft van het financiële pakket nabouwen in de scanoplossing. Soms gaat men zelfs zo ver dat men het hele crediteurenproces, inclusief het aanmaken van het betaalbestand, hierin onderbrengt. Pas na het hele goedkeuringsproces wordt dan een journaalpost naar het financiële pakket gestuurd. Bij eenvoudige facturen is dit nog wel mogelijk, maar wat te doen bij transitoria-, of permenance-boekingen, of bij rekeningcouranten. De oplossing: de facturen bij binnenkomst boeken daar waar het hoort: in het financiële pakket. Men heeft in dat geval dan ook meteen de financiële positie inzichtelijk.

2. Scannen is ouderwets

Steeds vaker worden facturen via de mail in pdf-vorm toegestuurd. Dit is perfect! Deze facturen hoeven niet meer te worden gedigitaliseerd en kunnen direct in de scan- of financiële-omgeving ingelezen worden. Door het aanmaken van verschillende ontvangst-emailadressen kunnen deze facturen direct in groepen worden verdeeld (bijvoorbeeld goederen- en kostenfacturen).
Tip: Indien de leverancier naast de pdf ook een UBL of Excelbestand kan meeleveren, kan de factuur volledig automatisch worden ingelezen en geboekt (100% foutloos) in uw financieel pakket. Hier is alleen een eenvoudige inleesroutine voor nodig.

3. In OCR herkenning zit niet de winst

In veel demonstraties wordt voornamelijk aandacht besteed aan het OCR proces en data-capture, oftewel herkenning, om zodoende facturen volledig automatisch te boeken. Dit is een uitermate complex proces met een redelijk grote fout kans. Het automatisch bepalen van de crediteur (o.b.v. rekeningnummer, webadres, telefoonnummer etc.) is nog met hoge zekerheid (>>95%) uit te voeren. Maar daar is geen dure OCR software voor nodig. Voor bedragen, totalen en btw, factuurnummer en betaaldatum wordt het al wat moeilijker. Omdat hierbij de foutkans groter is dienen alle “OCR-facturen” nog visueel te worden gecontroleerd. En het inlezen van de factuurregels is een uitdaging!

De oplossing: niet aanschaffen.

4. Vind niet iedere keer hetzelfde wiel uit

Veel scan-oplossingen bieden een flexibele workflow engine. Samen met de klant worden alle flows dan middels onderzoek- en consultancyactiviteiten als “maatwerk” geïmplementeerd. Dit is niet noodzakelijk. In essentie heeft iedereen hetzelfde proces. Een factuur moet langs 1 of meerdere personen gaan ter accordering. Per leverancier kunnen dit andere personen zijn binnen de organisatie.

De oplossing: Door het maken van generieke flows (b.v. energie, voeding, telefonie, productgroep) met daarin opgenomen de budgethouders, krijgt men een overzichtelijke autorisatie-matrix. Het enige wat de klant nog hoeft te doen is het koppelen van de juiste flow aan de juiste crediteur.

5. Kies voor een geïntegreerde oplossing

In het eerste punt hebben wij reeds vermeld dat steeds meer functies van het financiële pakket worden overgeheveld naar de scan-oplossing. Men eindigt in dit geval met twee applicaties met zeer complexe interfaces, met daarbij tevens tweemaal applicatie-beheer en uiteindelijk een oplossing waarmee 85-95% van de facturen kan worden verwerkt. Deze laatste 5-15% (de afwijkingen) geven veel werk en irritatie omdat er nogal wat work-arounds gebruikt moeten worden.

De oplossing: Draai het proces om en zorg dat het financiële pakket wordt uitgebreid met een document-koppeling en een flow-engine om de facturen op basis van de generieke flows (ook in het financiële pakket) aan te bieden aan je budgethouders. Hoe? Houd het simpel!

6. Houd het simpel !

Het goed- of afkeuren van een factuur is een simpele functie, maar kan door vele budget- of taakhouders binnen de organisatie uitgevoerd moeten worden. Tip: Een internetapplicatie is dan de meest geschikte oplossing. Deze moet dan intuïtief en uitermate simpel werken. Als er voor de juiste userinterface (lees web-oplossing) wordt gekozen is een opleiding voor de eindgebruikers helemaal niet nodig. Een stap verder is het aanbod aan de eindgebruikers van een iPad- ofwel tabletversie. Meer en meer medewerkers nemen hun eigen device mee of gebruiken deze buiten kantoor zakelijk.

E-factureren is de toekomst

E-facturatie (elektronisch factureren) is de toekomst! Wat zijn de voordelen? En waarom is het NU van belang je daar op voor te bereiden!

Bij elektronisch factureren (e-facturatie) worden facturen via digitale, gestructureerde, bestanden verstuurd. Een e-factuur kan vanuit het ene geautomatiseerde systeem digitaal worden verwerkt in het andere systeem. Daarmee is handmatige verwerking verleden tijd. Je hebt verschillende vormen van elektronische facturen (e-facturen), maar UBL -facturatie is in Europa de meest voorkomende.

UBL facturen

Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language, een ‘taal’ waarin documenten opgesteld kunnen worden. UBL is in feite een serie afspraken over taal waarin systemen met elkaar kunnen praten. Dit houdt in dat bepaalde informatie altijd op dezelfde plek op de (digitale) factuur terug te vinden is. Daarmee is dit formaat bij uitstek geschikt voor financiële applicaties. Een groot voordeel van UBL is dat ook een PDF van de factuur is inbegrepen.

Op dit moment is de UBL factuur het meest geschikte formaat om e-facturen aangeleverd te krijgen. De verwachting is dat UBL facturen in de komende jaren het standaard formaat van factuuruitwisseling wordt in Europa.

De voordelen van e-facturatie:

• Het zorgt voor meer gemak; de factuur verwerking verloopt automatisch.
• De verwerking gaat een stuk sneller; de papierstroom wordt hiermee teruggedrongen.
• Het is nauwkeuriger; er ontstaan geen fouten door handmatige verwerking van factureren.
• Het is goedkoper; je bespaart immers op print-, porto en handelingskosten.

Bizon is UBL ready

In Finall is de UBL-factuur te importeren en de werkwijze is daarbij gelijk aan ‘normale’ pdf-facturen. Voordeel is dat de factuur 100% herkend kan worden door het systeem. Daarnaast kan de boeking in veel gevallen automatisch op de juiste rekeningen, kostenplaatsen en BTW geboekt worden. De werkwijze voor het herkennen van factuurboekingen lijkt op de manier zoals in Finall bankafschriften automatisch geboekt worden: De omschrijvingen van uw leverancier op de factuur kunt u ‘vertalen’ naar uw eigen grootboekrekeningen en kostenplaatsen.

Wil je meer weten?

Ben je benieuwd hoe wij omgaan met het digitaliseren van facturen? Maak geheel vrijblijvend kennis met onze expert Jaap of vraag het productprofiel van FactFlow aan.