Elektronisch factureren ≠ PDF facturen mailen
- Geplaatst op 22 oktober 2020
- Door : Frank van Lieshout | Adviseur Zorg & Retail
Elektronisch factureren (e-factureren), wat is het? Digitale factuurverwerking, klopt! Maar het gaat verder dan het ontvangen van (pfd) facturen per mail. En het levert je veel meer voordelen op in de verwerking van inkomende facturen. We leggen je uit wat het precies is.
Een PDF is geen E-factuur
De meeste facturen worden per mail verstuurd en ontvangen. Wanneer organisaties digitaal facturen verwerken, bedoelen ze vaak dat ze per mail de factuur versturen/ontvangen in de vorm van een PDF of Word-document. Dat is echt nog iets anders dan e-factureren. Mails worden persoonlijk verstuurd en de bijlages worden handmatig opgeslagen. Dat kost tijd en er kunnen fouten worden gemaakt.
E-factureren
E-factureren gaat verder. Bij e-factureren worden er elektronische facturen verstuurd. Een e-factuur is digitaal opgebouwd volgens een vaste structuur. De gegevens op die factuur kunnen door financiële software worden gelezen en verwerkt. Daardoor hoef je geen mails meer te versturen en bijlages op te slaan. Want de gegevens kunnen vanuit het ene software pakket digitaal en geautomatiseerd worden verwerkt in het ander softwarepakket.
Daarna hoeft de financiële administratie alleen te controleren en eventueel te corrigeren. Geen handmatige tijdrovende werkzaamheden meer!
UBL standaard formaat
Bij e-factureren wordt er daarom gebruik gemaakt van een standaard formaat voor elektronische facturen. Die standaard is UBL en staat voor Universal Business Language. UBL is de internationale standaard voor e-factureren.
Voordelen van e-facturen
E-facturen brengt een hoop voordelen met zich mee, zoals:
- Minder foutgevoelig
- Sneller en goedkoper
- Milieu vriendelijker
- Einde van spookfacturen
Wil je meer weten?
Met FactFlow is e-factureren mogelijk. Neem vrijblijvend contact op met Frank van Lieshout, hij vertelt je graag meer!
