Implementatietips van onze experts: “Een gefaseerde aanpak is de beste tactiek”
- Geplaatst op 17 mei 2021
- Door : Frank van Lieshout | Adviseur Zorg & Retail
Elke organisatie pakt een implementatietraject anders aan: onze adviseurs begeleiden organisaties van A tot Z. Gemotiveerde mensen én de juiste inrichting van het werkproces resulteren in een succesvolle implementatie. Hoe pak je dat aan? In deze rubriek delen onze Bizon-collega’s hun gouden tips! In gesprek met Mark Verschuren, Consultant en Productmanager bij Bizon.
Tips van de experts van Bizon
“Door onze jarenlange ervaring in verschillende niches bij verschillende soorten implementaties (van ERP-oplossing tot deelapplicatie) hebben we veel kennis opgedaan. We zijn in staat om te bepalen wat de juiste aanpak is voor jouw implementatie”, aldus Mark.
Gebruiker centraal stellen
Mark: “Het is van belang om de gebruiker centraal te stellen in het proces. Daarbij houden we rekening met verschillende zaken:
- Betreft het softwareproduct (de oplossing) een ERP-oplossing of deelapplicatie?
- Hoeveel betrokkenen (gebruikers) krijgen te maken met de software?
- Welke soort ketenpartners of betrokkenen zijn er? Gaat het dan om verschillende medewerkers met diverse rollen, cliënten, persoonlijk begeleiders, ouders of andere vertegenwoordigers van cliënten?
- Wat is het kennisniveau en de ervaring met dergelijke software-oplossingen van de betrokkenen?
Op basis van bovenstaande zaken bepaal je of je de software in één adem of gefaseerd uitrolt. Hoewel een gefaseerde aanpak mijn voorkeur heeft, is dat niet altijd mogelijk.”
Gefaseerd uitrollen
Hoe doe je dat dan: gefaseerd uitrollen? “Dat kan op verschillende manieren. Begin klein met betrekking tot het aantal functionaliteiten en voeg daar steeds meer functionaliteiten aan toe. Een andere manier is om te starten met een klein aantal betrokkenen om vervolgens uit te bouwen door meerdere medewerkers aan te laten haken.”
In dit artikel beschreven we al dat overstappen soms lastig is. Voor een succesvolle implementatie is het van belang dat gebruikers de verbetering inzien. Daarom is transparantie en open communicatie van belang: over het project, de voordelen voor alle betrokkenen – vooraf en tijdens de implementatie. Maak medewerkers nieuwsgierig en geef goed aan wat het hen oplevert.”
Sneeuwbaleffect
Mark: “Elk traject vergt een unieke aanpak. Geen organisatie is hetzelfde. Ik heb een aantal goede voorbeelden, waaronder de uitrol van MobiBon bij een zorginstelling voor gehandicaptenzorg. In de voorbereiding zijn er doordachte keuzes en afspraken gemaakt. Daarna volgde de daadwerkelijke uitrol waarbij we kozen voor een gefaseerde aanpak, waarbij een beperkt aantal personen betrokken waren. Deze groep was enthousiast en vertelde collega’s over hun ervaring waardoor er een positief sneeuwbaleffect ontstond van medewerkers die ook graag de MobiBon wilden gebruiken.”
Betrek een brede groep eindgebruikers bij de implementatie
Mark: “Voor het succesvol uitrollen van software is het essentieel dat degene die ermee gaat werken, aanstuurt op de verandering. Wanneer het door het bestuur of leidinggevende wordt opgelegd, ontstaat vaak het gevoel dat de verandering er doorheen wordt geduwd. Het is belangrijk dat er vanaf de start een mix van betrokkenen meebeslissen. Op die manier creëer je door alle lagen van de organisatie heen commitment. Daarnaast is het van belang om de rolverdeling en verantwoordelijkheden duidelijk af te stemmen. Als consultant ben je niet alleen bezig met de implementatie, conversie en uitrol van de software, maar juist ook met het managen van verwachtingen. Hoeveel tijd is de leverancier bezig? En hoeveel tijd kost het de organisatie om de uitrol in goede banen te leiden, de processen te beschrijven, data op te schonen en te controleren?”
De vraag achter de vraag: wat wil je bereiken als organisatie?
Mark: “Om de wensen van organisaties in kaart te brengen, proberen wij de vraag achter de vraag te achterhalen. Samen met klanten proberen we uit te zoomen, zodat we gezamenlijk naar het grote geheel kijken. Wat willen we bereiken én voor wie? Daarbij is het belangrijk dat de organisatie processen durft aan te passen en medewerkers uit vertrouwde patronen durft te halen.
Hiervoor is oprechte samenwerking nodig. Het valt op dat klanten zich steeds minder laten adviseren. Zij verwachten van software én leveranciers dat ze zich aanpassen aan hen. Dat kan: we kunnen alles automatiseren. Maar dat moet je niet altijd willen, want daar wordt software soms onnodig complex en duur van. Daarnaast is complexe software niet goed te onderhouden, up to date en veilig te houden.
De combinatie van software, de juiste invulling van de processen, de kennis en betrokkenheid van de medewerkers zijn de vereisten voor een succesvolle implementatie. Daarvoor is een nauwe samenwerking tussen ons en onze klanten echt een must. Daar staan we voor en geloven we in.”
