Implementatietips van onze experts: “Draagvlak is van essentieel belang”

Tips van de experts van Bizon

Jaap is vanaf het eerste uur betrokken bij Bizon Software. Hij is productmanager en verantwoordelijk voor een van onze softwarepakketten: Finall. In het interview met Jaap – ter ere van ons 20-jarige bestaan – gaf hij al mooie inzichten. Laten we even terugblikken.

De klant staat centraal

Klanten staan altijd voorop bij Bizon, dat onderstreept Jaap nogmaals: “Iedereen weet dat het erg hard gaat met technologische ontwikkelingen. Bijna iedere organisatie – ongeacht de sector of dienstverlening – wordt een softwarebedrijf. Wij werken voor retailers die bezig zijn met webshops, omnichannel en de software die daarbij hoort. Daarnaast neemt automatisering in de zorg een enorme sprong. Wij blijven nét dat stapje voor, zodat wij onze klanten de tools kunnen aanreiken waardoor ze goed gebruik maken van de standaardsoftware die wij bieden. Het meeste plezier haal ik uit mooie resultaten en blije klanten, maar ook van het overtuigen van onze klanten om op een andere manier te gaan werken of hun werkproces aan te passen. Als blijkt dat de geoptimaliseerde processen resulteren in een efficiëntere  of effectievere werkwijze, is dat geweldig.”

Volwassen geworden

Na twintig jaar ondernemen en bouwen aan klantrelaties, is het tijd om het net op te halen bij onze medewerkers. Jaap: “Ons softwareproduct is in de afgelopen twintig jaar flink ontwikkeld, waarbij functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid vooropstaan. Ook onze organisatie is volwassen geworden. Vroeger voerden we precies uit wat de klant vroeg, tegenwoordig nemen we een adviserende rol aan. Daarmee wordt onze software in zekere zin ondergeschikt aan de service en het advies dat we bieden. We hebben hele trouwe klanten: sommigen zijn al vanaf het begin aan ons verbonden. We hebben mooie klantrelaties opgebouwd en samen met deze inspirerende organisaties enorm veel bereikt. Voor klanten zit onze meerwaarde in de servicegerichtheid van onze organisatie.”

Implementatie: waar begin je?

Bovenstaande terugblik sluit naadloos aan bij Jaap zijn plan van aanpak voor het implementeren van een nieuw systeem. Jaap: “Het begint bij de klant. Je moet achterhalen wat de belangrijkste reden voor de implementatie is en waar de meeste vooruitgang mee wordt geboekt. Een implementatie is succesvol als wij de klant volledig en helder informeren over de voortgang en een duidelijk beeld schetsen van de inrichting en de vorderingen.”

Jaap’s ultieme implementatie tip

Jaap: “Neem de klant mee in elke stap en check of de klant op hetzelfde punt staat als wij. Denk niet voor de klant, want zij zijn zelf veel beter in staat om hun situatie in te schatten. Creëer draagvlak binnen een organisatie! Ga op zoek waar de gevoeligheden liggen en besteed daar extra aandacht aan. Je wilt angsten of twijfels snel detecteren door de juiste vragen te stellen, zodat je ze kunt wegnemen.”

Valkuilen voor Jaap: waar let hij op?

Jaap: “We gaan soms te snel en verliezen de klant tijdens ons werk. De inrichting kan na zo’n implementatie technisch goed zijn, maar de klant weet het soms niet te bedienen. Een goed voorbeeld? We overtuigden een klant van de meerwaarde van een module en verzorgden de inrichting op automatische piloot. De klant was op dat moment niet in staat om snel te schakelen en hield vast aan bestaande processen. Het gevolg: de module was goed geïmplementeerd, maar werd niet op de wijze gebruikt waarvoor die was ingericht.

Een andere valkuil: de nieuwe module is goed, maar loopt te ver vooruit op de werkprocessen van de klant. De klant vindt het lastig om te volgen waardoor het project stopt. Verandering staat een succesvolle implementatie dan in de weg. Veel organisaties zitten ongewild of onbewust vast in hun systemen en processen. Het vergt dan veel uitleg waarom een verandering nodig is.”

Adviesrol

Jaap: “Dat brengt ons terug op onze belangrijke adviesrol. Wij zien veel klanten en weten hoe processen beter kunnen. Daag klanten uit en vraag goed door. Doe wat een klant wilt, niet wat hij of zij vraagt.”