Twee software-experts van Bizon delen hun implementatietips

Het vertrekpunt van een geslaagd implementatietraject zijn de doelstellingen en ambities van een organisatie. Inrichting, uitrol, training, livegang en nazorg volgen daarna. Al die factoren bepalen het succes. Elke organisatie pakt dit anders aan: onze adviseurs begeleiden organisaties van A tot Z. In deze rubriek geven de Bizon-collega’s hun gouden tips!

Verandering is eng

De implementatie en het uitrollen van nieuwe software of nieuwe functionaliteiten van software brengen verandering met zich mee. In onze videoserie ‘de klant in beeld’ licht Pinar Bilici (bewindvoerder bij de Nederlandse Budget Centrale) het al zo treffend toe; “Verandering is eng!”.

Zij is zeker niet de enige die er zo over denkt. Veel mensen vinden verandering eng of spannend. Jouw collega’s waarschijnlijk ook! Dus hoe neem je jouw mensen mee in het implementatieproces van nieuwe software? Hoe creëer je draagvlak voor deze veranderingen?

Tips van de experts van Bizon

Met ruim twintig jaar ervaring in de softwarebranche, hebben wij heel veel van deze veranderingstrajecten vanuit de softwarekant begeleid. In deze rubriek delen we daarom graag onze gouden tips!

Consultants Jordy van den Bosch en Thijs Jonker bijten het spits af.

De experttip van Jordy: neem de tijd en schoon op!

“Bij de implementatie van nieuwe software voor bewindvoering raak je de ‘core’ van de organisatie. De implementatie raakt alle processen van bewindvoering. Neem daarom de tijd om elk proces op de juiste wijze in te richten in de nieuwe software-omgeving, en de benodigde data goed over te zetten”, aldus Jordy.

Ook raadt Jordy aan om niet alles mee over te nemen uit het vorige softwarepakket: “Als je verhuist, rijd je ook een paar keer langs de milieustraat om overbodige spullen weg te brengen.”

De experttip van Thijs: Creëer draagvlak

“Neem zoveel mogelijk collega’s mee in het proces, zo creëer je intern draagvlak. Naast het creëren van draagvlak binnen je organisatie, is het verstandig om het implementatie- en conversieproces een beetje leuk te maken.”

“Onze klant Beaufin Bewindvoering & Budgetbeheer liet zien dat – met de juiste attitude en een gezonde competitiedrang – een traject waar veel organisaties huiverig voor zijn ook als leuk kan worden ervaren. Dat is een implementatie die me altijd bij zal blijven.” Benieuwd hoe Beaufin dat heeft aangepakt? Bekijk de case van Beaufin.

Implementatieplan en aanpak

Iedere implementatie van bewindvoeringsoftware is anders, maar er zijn een aantal basisstappen die we altijd doorlopen in dit proces. We beginnen altijd met een kick-off samen met de klant waarin:

1. We de behoeftes van de klant inventariseren. Wat zijn de wensen en ambities van een organisatie?
2. We een inventarisatie van de data van de klant maken. Hoe actueel zijn o.a. de budgetplannen?
3. We de werkprocessen inventariseren. Hoe is bijvoorbeeld het bank- en betaalproces geregeld?

Deze inventarisatie verwerken we in een implementatieplan dat we gebruiken als leidraad voor het complete implementatieproces. In dit plan is voldoende ruimte voor organisaties om bepaalde keuzes te maken: onze software is standaard, maar flexibel in te richten naar jouw wensen, behoeften en werkproces.

Maak het behapbaar

Bij de start van een implementatieproces voelt het soms alsof je een flinke berg gaat beklimmen. Bij Bizon vinden wij het belangrijk dat we tussentijds succesjes kunnen behalen én benoemen. We willen de top zo snel mogelijk bereiken, maar wél zonder struikelblokken of kleerscheuren. We kiezen daarom voor een gefaseerde aanpak.

De conversie van de data van het ene systeem naar het andere systeem splitsen we op in kleinere delen. Dan is bijvoorbeeld het inlezen van de cliëntstamgegevens een tussenstap: een van de vele milestones in het beklimmen van die berg. Met behulp van kleine succesjes ga je op weg naar een volledige, succesvolle implementatie.

Uitzonderingen, knelpunten en valkuilen

Op basis van eerdere implementaties weten we waar we op moeten letten. Welke uitzonderingen er vaker voor komen of eventuele knelpunten die de implementatie kunnen belemmeren. We zorgen daarom voor regelmatig overleg en contact tijdens deze projecten. We houden de lijntjes kort. Iedere klant heeft een vast aanspreekpunt: één van onze consultants. We geven advies, luisteren goed en zijn flexibel. Daarnaast verzorgen we trainingen om de key-users op te leiden.

Succesvolle aanpak

Een succesvolle aanpak valt of staat met een betrokken “implementatiemanager ” vanuit de organisatie die onze software gaat gebruiken. Implementaties vinden wij als consultants het leukste aan ons vak, maar wij kunnen de kar niet trekken bij een bewindvoerderskantoor waar de software wordt geïmplementeerd. Een manager of directeur die het implementatietraject ‘er even bij doet’ coacht de organisatie vaak niet naar een succesvol eindresultaat van het implementeren van de nieuwe software.

Een paar actuele voorbeelden van succesvolle implementatietrajecten hebben we voor je klaarstaan: bekijk deze cases van Balans Limburg en Goedbewind. Wil jij ook overstappen op software van Bizon? We helpen je graag!