Wij beginnen vast met onze goede voornemens
- Geplaatst op 29 november 2021
- Door : Frank van Lieshout | Adviseur Zorg & Retail
Wij zijn overtuigd van de voordelen van elektronisch factureren (E-factureren) en hadden verwacht dat 2021 het jaar van Peppol first. Toch blijkt dit niet geval, de onboarding ervan loopt minder soepel. Maar dat neemt niet weg dat dit wel de toekomst is van het facturatieproces en E-factureren de standaard wordt in facturatie! Zou 2022 dan het jaar van Peppol first worden? Wij wachten dat niet af en factureren al een tijdje via Peppol.
Wat levert E-factureren jouw op?
E-factureren, niet verwarren met het ontvangen van facturen in PDF via de mail, levert je veel voordelen op in het verwerkingsproces van facturen. Wat is het dan? Digitale factuurverwerking, klopt! Maar het gaat verder dan het ontvangen van (PDF) facturen per mail.
Bij e-factureren worden er elektronische facturen verstuurd. Een e-factuur is daarbij digitaal opgebouwd volgens een vaste structuur. De gegevens op die factuur kunnen door financiële software worden gelezen en verwerkt. Daardoor hoef je geen mails meer te versturen en bijlages op te slaan of handmatig de factuur te boeken in pakket. Want de gegevens kunnen vanuit het ene software pakket digitaal en geautomatiseerd worden verwerkt in het ander softwarepakket.
De voordelen van het verwerken van facturen met behulp van E-facturatie
Daarna hoeft de financiële administratie alleen te controleren en eventueel te corrigeren. Daardoor heb je een grote besparing omdat de je niet meer te maken hebt met handmatige tijdrovende werkzaamheden.
Bij e-factureren wordt er gebruik gemaakt van een standaard formaat voor elektronische facturen. Die standaard is UBL en staat voor Universal Business Language. UBL is de internationale standaard voor e-factureren. En dat levert je veel voordelen op in de verwerking van inkomende facturen:
- Minder foutgevoelig
- Sneller en goedkoper
- Milieu vriendelijker
- Einde van spookfacturen
Verwerk inkomende facturen veiliger, goedkoper en sneller
Elektronisch factureren is de toekomst! Doe je zaken met de overheid? Dan ben je zelfs verplicht om elektronisch te factureren. Een verplichting vinden wij niet de juiste motivatie om te gaan e-factureren. Maar deze voordelen wel. Voor het ontvangen en verzenden van e-facturen wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van een e-facturatienetwerk zoals bijvoorbeeld PEPPOL. Dit levert drie belangrijke voordelen op voor het ontvangen en verwerken van facturen, die we al eerder in dit artikel met je deelde.
We geven je graag nog een korte opfrisser hiervan:
1. Veiliger
Omdat een e-factuur van systeem naar systeem wordt uitgewisseld, is er geen kans op menselijke fouten. Deze digitale facturen zijn dus extreem veilig, kunnen niet meer kwijtraken, verkeerd geleverd of verkeerd verwerkt worden. Doordat e-facturen worden ontvangen en verzonden via een e-facturatienetwerk, wordt de authenticiteit van de verzender en het bestandformaat gecontroleerd. Dit betekent het einde van spookfacturen en hierdoor behoren dubbele facturen ook tot het verleden.
2. Goedkoper
Doordat facturen eenvoudiger en sneller kunnen worden verwerkt, kun je profiteren van significant lagere kosten bij het verwerken van e-facturen. Uit onderzoeken blijkt dat de kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur veel hoger zijn bij een organisatie die dit proces niet geautomatiseerd heeft (ongeveer 25 euro) dan bij een organisatie die dit wel volledig geautomatiseerd heeft (ongeveer 2,50 euro).
Veel organisaties hebben geen inzicht in het verwerkingsproces, laat staan in de kosten van het verwerken van een factuur. Dat terwijl de financiële administratie ruim een driekwart van hun tijd besteed aan werkzaamheden gerelateerd aan het verwerken van facturen. Er kan dus aanzienlijk worden bespaard wanneer je inkoopfacturen elektronisch ontvangt en verwerkt.
3. Sneller
Naast de kostenbesparing, bespaart e-facturatie ook tijd. E-facturen staan bijna direct klaar in de financiële software. Er zijn minder handelingen nodig om facturen te verwerken. Omdat de facturen direct in de boekhouding terecht komen, hoeven ze alleen nog gecontroleerd te worden. Daardoor kunnen ze sneller geaccordeerd worden door de ontvanger. Gemiddeld wordt een e-factuur zeven dagen eerder betaald dan een papieren factuur.
Onboarding blijft achter
Toch is nog maar 15 procent van alle inkoopfacturen digitaal in Nederland. Om te kunnen profiteren van de voordelen van volledig digitale factuurverwerking is het van belang dat jij je facturen ook daadwerking volledig digitaal krijgt aangeleverd. Dat blijkt nog lastig omdat daarvoor medewerking van je leveranciers dient te vragen. Terwijl dit voor jouw leveranciers evenveel voordelen heeft. E-facturatie wordt door veel aanbieders van financiële software ondersteunt en in sommige gevallen is het slechts een kwestie van het aanzetten van een vinkje.
Practice what you preach
Het is ons voornemen de voordelen van elektronisch factureren ook in 2022 onder de aandacht te blijven brengen. Daarbij sporen we al onze klanten aan hiervan gebruik te gaan, daarbij helpen we graag. In het kader van doen wat we zeggen, en het goede voorbeeld te geven, factureren wij daarom sinds een aantal maanden elektronisch via Peppol naar onze klanten die daar al hun software op hebben ingericht. Bovendien sporen we onze leveranciers aan ons facturen elektronisch aan te leveren.
Ervaringen van ander organisatie
Benieuwd hoe wij dat hebben gedaan? Neem dan contact op met Frank van Lieshout hij vertelt je er graag meer over.
Houd bovendien onze website en sociale media kanalen in de gaten, binnenkort delen we de ervaringen van onze klanten met E-factureren. Wil je er zeker van zijn dat je geen updates over hierover mist? Maak je interesse in e-facturatie kenbaar via dit formulier.
