2. Aanpassen overige bedragen
Naast de beloning wijzigen ook andere bedragen in 2026; denk aan zorgpremies en uitkeringen. Ook hiervoor kun je de optie Collectief wijzigen opdrachten uitstekend gebruiken.
3. Automatisch bijlagen genereren in IBS
IBS kan automatisch bijlagen genereren die je toevoegt aan de Rekening & Verantwoording. Maak deze bij voorkeur in januari, zodra alle bankmutaties van 2025 zijn verwerkt. Denk aan:
- Overzicht kosten bewindvoering, mentorschap en/of curatele
- Overzicht bankkosten
- Overzicht juridische kosten
- Overzicht overige inkomsten en uitgaven
Je vindt deze rapportages via Direct naar > Rapportage.
4. Zorgvuldig bankbeheer
Begin 2026 met een volledig en juist overzicht, door alle bankmutaties uit 2025 volledig en juist te verwerken. Doorloop hierbij onderstaande stappen in deze volgorde:
- Koppel nieuwe bankrekeningen aan het juiste dossier, via Nieuwe bankrekening: koppelen.
- Activeer de nieuwe rekeningen, via Nieuwe bankrekening: activeren. Lees, indien nodig, eerst de ontbrekende bankmutaties met terugwerkende kracht in via Inlezen.
- Werk alle Te specificeren bankmutaties weg.
- Verwerk daarna de resterende mutaties via Behandelen bankmutaties.
5. Betalingsverkeer tijdens de feestdagen
Tijdens kerst en op nieuwjaarsdag vindt geen betalingsverkeer plaats. Houd hier rekening mee bij het plannen van betalingen.
Met het juiste gebruik van:
- Aantal dagen vooruit in het betaaladvies;
- Uitvoerdatum volgens betaalregel bij het genereren van het bankbestand;
kun je vrijwel elke gewenste situatie realiseren. Bij twijfel: neem gerust contact op met je consultant of de helpdesk.
6. Dashboard-signalen
Gebruik het Taakhouder Dashboard om snel te zien waar nog acties nodig zijn. Probeer signalen zoals Schulden negatief saldo, Negatief budgetplan en Gemiste inkomsten zoveel mogelijk op te lossen. Zo start je 2026 met een schone lei.
7. Checklists voor de audit
Een goede voorbereiding op de accountantscontrole begint met een complete checklist in het cliëntdossier.
Maak je al gebruik van de checklistfunctionaliteit:
- Controleer of er documenten moeten worden toegevoegd of verwijderd; pas dit vóór 1 januari 2026 aan.
- Controleer of aan alle relevante cliëntdossiers een checklist gekoppeld is. Zo niet, koppel deze alsnog.
- Op 1 januari 2026 wordt automatisch een nieuwe checklist aangemaakt voor alle dossiers met een checklist. Hierbij worden o.a. deze elementen overgenomen uit 2025:
- Items met Niet van toepassing behouden dezelfde status.
- Items met Aangevraagd behouden dezelfde status.
- Handmatig, aan één specifiek dossier, toegevoegde items, worden opnieuw opgenomen.
Maak je nog geen gebruik van checklists:
- Maak één of meerdere checklists via Direct naar > Instellingen en Basis > Document Checklist.
- Koppel deze aan de juiste cliënten via Toepassen.
Nog twee tips:
- Of een document verplicht is, hangt soms af van het budgetplan. In samenspraak met je consultant kunnen we documentsoorten ‘conditioneel verplicht’ maken.
- Documenten die je pas later in het jaar ontvangt, zoals jaaroverzichten van banken, kun je voorzien van een verwachte ontvangstdatum. Dit doe je via Direct naar > Instellingen en Basis > Documentsoorten.
8. Documentsoorten controleren
Controleer tot slot of documenten de juiste documentsoort én het juiste jaartal hebben. Alleen dan kan IBS correct aangeven welke documenten ontbreken volgens de checklist; ook kunnen dan automatisch de juiste bijlagen worden opgehaald bij het opstellen van de Rekening & Verantwoording. Dit voorkomt fouten en bespaart veel tijd.
