Waar let je op bij het kiezen van een softwarepakket? 5 tips van Mijn Geld en Zo

1. Zorg dat het pakket aansluit bij de visie van je organisatie

Zelfredzaamheid van de cliënt is voor Mijn Geld en Zo belangrijk. Marjan: “Hoe bepaal je het niveau van zelfredzaamheid en hoe leg je dat vast in het systeem. Daarin zoeken we dan ook graag de samenwerking op. Als wij het helemaal hebben uitgedacht, komt het vaak voor dat Bizon zegt: als je dat nou zo aanpakt, dan is dat eigenlijk al in het systeem mogelijk. En die samenwerking is belangrijk voor de keuzes in de toekomst. Veel tools vanuit Bizon sluiten aan bij onze aanpak, maar soms ook niet.”, dan gaan we met elkaar in gesprek om te kijken wat er mogelijk is.

Het persoonlijke contact met cliënten is ook van belang voor Mijn Geld en Zo. Marjan: “Het contact is breder dan alleen het bespreken van de financiële situatie. Wij sturen ook op intermenselijk contact en kijken naar en vragen naar het netwerk van de cliënt. In onze branche hebben heel veel bewindvoerders daar gewoon geen tijd voor. Door tijd te nemen voor onze cliënten merken wij dat cliënten makkelijker omgaan met het bewind. Investeren in de relatie is investeren in de toekomst. Wij merken dat deze doelgroep behoefte heeft aan persoonlijk contact en zorgen er daarom voor dat er minimaal een keer per jaar een fysiek contactmoment wordt ingepland, maar er zijn ook cliënten die dagelijks contact zoeken en alles wat daar tussen zit. Niet elke cliënt is even vaardig om zijn verhaal en behoefte goed over te brengen, dan verloopt ons contact via de begeleiding. Soms geven cliënten aan dat ze niet lekker in hun vel zitten, dan kunnen we in overleg ook het contact tijdelijk helemaal via de begeleider laten lopen. Als dat contact te belastend is op een gegeven moment. Dat maakt ons uniek, wij passen ons aan op wat de cliënt wil en kan. De cliënt is daarbij leidend in het proces.”

Het systeem van Bizon helpt bij het uitdragen van deze visie. “Nu zitten we ongeveer op 60 procent aan administratieve werkzaamheden. Toen ik startte was dat nog 80 procent. Dus dan loop je al klem. Omdat er nu al zoveel mogelijk is vanuit het systeem, kun je al naar 40 procent tijdbesteding aan je cliënt. We hopen met ons pakket nog meer mogelijkheden te creëren om tijd vrij te maken voor cliënten, zonder dat de administratie in de knoei komt en goed op orde blijft. We streven naar een 50/50 verdeling.”

2. Vraag aan de softwareleverancier om mee te denken

Marjan: “Bizon heeft de kracht om goed in te kunnen schatten wanneer ze direct op die trein moeten springen bij nieuwe ontwikkelingen die er spelen. Ze schatten in of het belangrijk is of dat het beter is te wachten tot de eerste contouren meer vorm hebben gekregen en daarna te kunnen doorpakken. Het is heel fijn dat Bizon daarin de nauwe samenwerking zoekt met haar klanten. Wij kunnen als grote partij Bizon voeden en zien dat dat de afgelopen jaren al op een fijne manier is gebeurd. We nemen elke keer een stap in de goede richting met elkaar.”

3. Is er een klik?

Om met een (nieuw) softwarepakket uit de voeten te kunnen, is het belangrijk dat de samenwerking goed verloopt. Marjan: “Bizon is een fijne sparringpartner: we schakelen snel, hebben goed contact en we kennen Bizon als een familiaire, platte organisatie. De support is altijd goed bereikbaar: er wordt snel gehandeld. Dat zorgt voor een leuke manier van samenwerken. Degene met de meeste expertise wordt naar voren geschoven bij een specifiek vraagstuk. Binnen Bizon zoeken ze ook de samenwerking met elkaar op: dat is prettig! Anders werkten we ook niet al zeven jaar met deze partij samen.”

Een samenwerking is ook zoeken. Marjan: “Als de samenwerking even hapert, weet Theo het als een ware godfather altijd in goede banen te leiden. Het is Theo zijn kracht om niet direct als directeur naar voren te komen en juist de consultant of productmanager die op dat punt inhoudelijk het meest gekwalificeerd is naar voren te schuiven. Maar wanneer het nodig is, stap hij op de voorgrond. Iedereen heeft zijn eigen rol binnen de organisatie dat is mooi om te zien en dat maakt het een goed draaiende machine.”

4. Kent de softwareleverancier jouw werkveld

Bewindvoering is een relatief jong vak. Bovendien heeft het de laatste jaren veel ontwikkeling doorgemaakt en zijn er explosief veel cliënten bijgekomen. De eisen die worden gesteld zijn toegenomen en de cliënt verwacht veel meer, maar je moet het nog steeds in dezelfde tijd voor elkaar krijgen. Dan moet je gewoonweg efficiëntieslagen maken en dan moet de software de juiste ondersteuning bieden. Dat kan alleen als een software ontwikkelaar weet hoe jouw vakgebied werkt. Marjan: “Wij willen niet per cliënt gaan klokken, om er bijvoorbeeld halverwege het jaar achter te komen dat je bijna geen tijd meer voor die cliënt hebt. Daarom willen we dat onze werkprocessen en controles zo soepel lopen, dat we daarin onze tijdswinst pakken en aandacht aan de cliënten kunnen geven. Want wij doen dit werk voor onze cliënten, dat maakt het ook zo interessant. Dat maakt het een mooi vak dat overigens naar mijn mening ook nog niet is uitgekristalliseerd. Maar de contouren krijgen steeds meer vorm, we weten steeds beter wat de bewindvoerder nu moet doen. Bij een dokter is dat veel duidelijker, iedereen weet wat hij doet, dat is bij een bewindvoerder nog lang niet het geval. Door middel van het juiste gebruik en de juiste software wordt dat steeds duidelijker.”

5. Voldoet het pakket aan alle kwaliteitseisen die rechtbank en zorgorganisaties eisen

Als bewindvoerder beheer je geld van anderen. Het is van belang dat dat correct, traceerbaar en betrouwbaar wordt uitgevoerd. Met tools als autorisatie, rollen, logging, validatie, audittrail en functiescheiding wordt dit adequaat opgelost. Sinds november 2017 nodigen alle rechtbanken professionele bewindvoerders uit om digitaal te gaan communiceren in bewindszaken. De rechtbanken werken digitaal in het Toezicht-systeem. De professionele bewindvoerders sluiten daarop aan via een zogenoemde systeemkoppeling. Marjan: “De uitwisseling met de rechtbank is in het pakket van Bizon veel gemakkelijker geworden. Dat hebben onze mensen als heel prettig ervaren. De reactietijd is aanzienlijk verkort, we kunnen nu – dankzij KEI – cliënten bij een verzoek al binnen twee à drie dagen van een antwoord voorzien. In mijn ogen heeft KEI voor verbetering en versnelling van het proces gezorgd.

Maar ook op andere vlakken worden we goed geholpen. Wij worden jaarlijks gecontroleerd of we voldoen aan alle kwaliteitseisen en wij vonden het mooi als we dat uit het systeem konden halen. In een gesprek met Bizon hebben we een roadmap ontworpen om dit uit te rollen. Inmiddels zitten we jaar na jaar om tafel om verbeteringen aan de software gezamenlijk vorm te geven. Alles wordt vastgelegd: dat maakt het terugvinden van cruciale informatie en die informatie koppelen aan de juiste dossiers eenvoudiger. Ook op het gebied van procesbewaking worden we door het pakket geholpen.”

Over Stichting Mijn Geld en Zo

Mijn Geld en Zo is bewindvoerder voor mensen die geld moeilijk vinden. Ze kunnen alles wat met geld te maken heeft van je overnemen. Bankrekeningen, zak- en leefgeld, vaste lasten en sparen. Ze doen ook de administratie voor andere bewindvoerders. Marjan Oudshoorn: “Wij zijn méér dan een bewindvoerderskantoor, we richten ons expliciet op de geestelijke gezondheidszorg, in de begeleiding van die doelgroep ligt van oudsher onze expertise, het zit in onze genen. Dat betekent dat wij als voorwaarden hebben gesteld dat cliënten een Wmo-indicatie of Woz-indicatie hebben. Voor zover wij na kunnen gaan zijn we de grootste organisatie die zich zo gespecialiseerd opstelt voor deze doelgroep in deze markt. Wij willen zo veel mogelijk maatwerk voor onze cliënten leveren vanuit de driehoek ‘begeleiding, cliënt en bewindvoerder’.”