3 voordelen van e-facturen: verwerk veiliger, goedkoper en sneller inkomende facturen!

Een standaard formaat & e-facturatienetwerk

Een pdf-factuur is geen e-factuur, dat legden we onlangs uit in het artikel ‘Elektronisch factureren ≠ PDF facturen mailen’. Een e-factuur is digitaal opgebouwd volgens een vaste structuur. De gegevens op die factuur kunnen door financiële software worden gelezen en verwerkt. Bij e-factureren wordt er gebruik gemaakt van een standaard formaat, namelijk UBL dat staat voor Universal Business Language. Het UBL formaat is de internationale standaard voor e-factureren in Europa. Daarnaast wordt voor het ontvangen en verzenden van e-facturen bij voorkeur gebruik gemaakt van een e-facturatienetwerk zoals bijvoorbeeld PEPPOL.

Dit levert drie belangrijke voordelen op voor het ontvangen en verwerken van facturen:

1.     Veiliger

Omdat een e-factuur van systeem naar systeem wordt uitgewisseld, is er geen kans op menselijke fouten. Deze digitale facturen zijn dus extreem veilig. Bovendien kan een e-factuur niet kwijtraken, aan de verkeerde persoon geleverd worden of verkeerd worden verwerkt.

Doordat e-facturen worden ontvangen en verzonden via een e-facturatienetwerk, zijn een paar zaken echt goed geregeld. Denk aan de Know Your Customer (KYC) vereisten voor het registreren op het netwerk. Dit heeft als voordeel dat er controle plaatsvind op de authenticiteit van de verzender. Hierdoor weet je altijd zeker dat de verzender van de factuur is gecontroleerd op bestaan en hij de facturen ook echt mág versturen.

Maar ook het bestandsformaat en de registratie van de ontvanger in het netwerk worden gecontroleerd. Een e-factuur wordt standaard gecontroleerd op een aantal unieke kenmerken op het e-facturatienetwerk, waaronder het Kvk-nummer. Dit betekent het einde van spookfacturen en hierdoor behoren dubbele facturen tot het verleden.

2.     Goedkoper

Doordat facturen eenvoudiger en sneller kunnen worden verwerkt, kun je profiteren van significant lagere kosten bij het verwerken van e-facturen.

Diverse onafhankelijke onderzoeksbureaus (Aberdeen Group, Hackett en Gartner) hebben zich over de jaren heen verdiept in de mogelijke besparing op het afhandelen en verwerken van inkoopfacturen binnen organisaties. Uit verschillende onderzoeken, uitgezet bij zowel grote als kleine ondernemingen, blijkt dat er aanzienlijk bespaard kan worden door over te stappen op het volledig digitaal en geautomatiseerd verwerken van de inkoopfacturen.

Onderzoeksbureau Aberdeen Group berekende dat de verwerking van een papieren factuur gemiddeld 25 euro kost, terwijl de verwerkingskosten van een e-factuur slechts 2,50 euro zijn. Volgens het CBS is op dit moment nog maar 15 procent van alle inkoopfacturen digitaal in Nederland.

Enkele interessante cijfers uit diverse onderzoeken zijn:

• De verwerking van een inkomende factuur duurt gemiddeld 19 dagen en kost dan 9 euro;
• Bij 20% van de inkomende facturen worden fouten gemaakt, waardoor de verwerkingstijd met 9 dagen toeneemt en de gemiddelde kosten per factuur stijgen boven de 20 euro;
• De kosten voor het verwerken van een inkoopfactuur zijn 10 keer groter bij een organisatie die dit proces niet geautomatiseerd heeft (ongeveer 25 euro) dan bij een organisatie die dit wel geautomatiseerd heeft (ongeveer 2,50 euro);
• Digitale factuurverwerking leidt tot 83% lagere kosten voor de verwerking van inkoopfacturen; Digitale factuurverwerking leidt tot 82,7% snellere verwerking van de inkoopfacturen ten opzichte van de traditionele verwerking;
• Gemiddeld heeft 47% van de organisaties geen inzicht in het verwerkingsproces, laat staan in de kosten;

De financiële administratie besteedt gemiddeld 25% van de tijd aan niet financieel administratieve werkzaamheden zoals het beantwoorden van leveranciersvragen en/of het oplossen van geschillen. De overige 75% wordt besteed aan de financieel administratieve handelingen waarop dus aanzienlijk bespaard kan worden wanneer je inkoopfacturen elektronisch ontvangt en verwerkt.

3.     Sneller

Naast de kostenbesparing, bespaart e-facturatie ook tijd. E-facturen staan bijna direct klaar in de financiële software. Er zijn minder handelingen nodig om facturen te verwerken. Omdat de facturen direct in de boekhouding terecht komen, hoeven ze alleen nog gecontroleerd te worden. Daardoor kunnen ze sneller geaccordeerd worden door de ontvanger. Gemiddeld wordt een e-factuur zeven dagen eerder betaald dan een papieren factuur.

Doordat gegevens snel worden uitgewisseld, heb je als ontvanger real time inzicht in de procuratie status van de factuur. Dit betekent altijd een up-to-date boekhouding en een volledig digitaal archief. Tot slot, is het een mooie meevaller dat papieren facturen helemaal worden teruggedrongen, dat is veel duurzamer.

Wil je meer weten?

Om te bekijken hoe veiliger, goedkoper en sneller jouw organisatie facturen kan verwerken, neem vrijblijvend contact op met Frank van Lieshout. Of vraag de ‘Product Info Sheet e-factureren’ aan.